Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии - Административное право - Скачать бесплатно
часовой ставки;
работникам, получающим месячный оклад, - в размере не менее одинарной
дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий
праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени,
и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если
работа производилась сверх месячной нормы.
По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный
день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа
в праздничный нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день
отдыха оплате не подлежит.
Оплата труда в выходные и праздничные нерабочие дни творческих
работников организаций кинематографии, театров, театральных и концертных
организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении
произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями
профессий, установленными Правительством Российской Федерации с учетом
мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-
трудовых отношений, может определяться на основании трудового договора,
коллективного договора или локального нормативного акта организации.
Оплата труда в ночное время
Каждый час работы в ночное время оплачивается в повышенном размере по
сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров,
установленных законами и иными нормативными правовыми актами.
Конкретные размеры повышения устанавливаются работодателем с учетом
мнения представительного органа работников, коллективным договором,
трудовым договором.
2.4. Подготовка документов к архивному хранению
Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем
либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки
и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или
уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Работу организации и проведению экспертизы ценности документов должна
проводить постоянно действующая экспертная комиссия предприятия, которая в
своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской
Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми
перечнями документов с указанием об экспертной комиссии, номенклатурой дел
предприятия.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков
хранения должна проводится ежегодно. Отбор документов постоянного срока
хранения проводится ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения
проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным
полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока
хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, неоформленные
копии документов и документов с временными сроками хранения. Одновременно
производится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения
сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по
личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них
срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10
лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарному года,
в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный
архив.
Предархивная подготовка дел включает в себя две процедуры: оформление
и описание дел.
Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с
документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости
от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному
оформлению, дела временного хранения - частичному.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов
определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, что вызывается спецификой данной документации. Внутреннюю опись
документов дела необходимо также состовлять в делах постоянного и
временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям
документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание
документов.
В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило,
отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае
обязанности архивариуса совмещает секретарь – референт фирмы, отвечая за
сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.
Заключение
В своей контрольной работе я рассмотрел два вопроса.
Первый, классификация документации в организациях, правильность
регистрации документов, их систематизация и формирование дел.
Второй, оформление документации об отпусках, командировках,
поощрениях, стимулирующих выплатах; подготовка документации к их архивному
хранению.
Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества
применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий
документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и
материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения
информационной совместимости автоматизированных без данных в народном
хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) –
совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов,
обеспечивающих документированное представление данных в определенных
видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и
методических материалов по их разработке и применению. В основе создания
УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм
управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются
классификаторы технико-экономической и социальной информации,
обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных,
содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень
и производительность управленческого труда.
Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:
* Создание общей модели построения документов. Заключается в
построении формуляра-образца документов для конкретной системы
документации и установлении на его основе состава реквизитов для
данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного
документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось
очень эффективным не только как направление, но и стало основным
методом унификации документов;
* Единообразие форм документов и правил их построения, составление,
оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и
трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях
документа, выработки терминологии и условных сокращений.
* Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна
предусматривать все требования к документу на всех стадиях его
создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться
психофизиологические возможности человека и параметры технических
средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию
показателей по содержанию, установление единой структуры
показателей, применение единых методов расчета одних и тех же
показателей при их использовании в различных системах управления,
единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав
показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и
переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках
документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.
* Информативность. Означает включение в документы только тех
реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и
подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов,
подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись,
печать, грифы согласования и утверждения и т.д.
* Сокращение числа видов документов. Достигается за счет
совершенствования методов управления, например, в направлении
исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и
повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной
техники.
* Стабильность требований к документам. Для придания максимальной
стабильности требований к документам необходимо установить
государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов
используют достаточно длительное время.
* Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования
технико-экономической информации. Должны быть составлены
классификаторы показателей, допустимых к применению на различных
уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем
порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть
обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить
необходимые изменения в эти классификаторы.
* Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения
документов в систему документации, широкого применения бланков,
рациональной группировки форм документов, установления оптимального
объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также
снижаются затраты на составление, изготовление и оформление
документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.
Основная цель унификации управленческой документации – создание системы
документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в
народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту
творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда,
сокращается время на составление и изготовление документов, снижается
количество ошибок в документах, повышается информационная ценность
документов, что облегчает их поиск.
Список литературы
1. «Делопроизводство», Андреева В.И.: М-1996.
2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное
обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М;
Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.
3. Андреева В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО
«Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997.
4. Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.
|
