Ділові листи у зовнішньоекономічній діяльності - Діловодство - Скачать бесплатно

ДІЛОВІ ЛИСТИ У ЗОВНІШНЬОЕКОНОМІЧНІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

1. Значення ділових листів у зовнішньоекономічній діяльності. Види листів.

2. Вимоги до оформлення бланків.

3. Вимоги до складання текстів зовнішньоекономічних листів.

1. Значення ділових листів у зовнішньоекономічній діяльності.

Види листів

Ділові листи є важливим елементом зовнішньоекономічної діяльності.

Від ділового листа залежить:

1. Пошук потенційних партнерів.

2. Можливість встановлення чітких ділових контактів.

3. Пошук і освоєння нових ринків збуту продукції та надання послуг.

В країнах з розвиненою ринковою економікою, ділові папери є невід'ємною частиною соціально-економічних відносин.

Особливості стилю листа, його структура та зміст вдосконалювались і видозмінювались протягом десятиліть. Змінювались технічні засоби підготовки, написання листа та його носії. Наприклад, комп'ютерна техніка, факс.

В умовах вітчизняної дійсності, в силу відомих причин, ділове листування носить переважно бюрократичний характер і практично повністю не відповідає вимогам розвинених капіталістичних країн в цій області.

Не залежно від того чи направляються ділові листи звичайною поштою, чи по факсимільному зв'язку, його основні параметри, вимоги до підготовки та оформлення тексту залишаються незмінними. Мета написання листа.

Діловий лист - це джерело інформації і одночасно, документ, складений звичайно на паперовій основі, покликаний слугувати досягненню певної поставленої мети.

Цілі написання ділового листа можуть бути різноманітні: Від - заяви про існування організації та переліку їх продукції та послуг.

До - розв'язання конкретних проблем, пов'язаннях з ціноутворенням, строками платежу, поставками продукції і різноманітними іншими питаннями.

В загальному вигляді ділові листи у зовнішньоекономічній діяльності можуть бути присвячені наступним питанням:

• співробітництво з іноземними фірмами;

• участь в торговій і комерційній діяльності;

• співробітництво у рамках консорціуму;

• питання, пов'язані з підготовкою та реалізацією контракту, ціні контракту, формам розрахунку і умовам платежу,

• командирування спеціалістів;

• підготовка іноземних і національних кадрів;

• рекламації і врегулювання претензій;

• медичному обслуговуванню та іншим питанням.

За функціональним призначенням виділяють три типи комерційного листування:

1. Запит - відповідь на запит,

2. Пропозиція (оферта) - відповідь на пропозицію, 3. Рекламація (претензія) - відповідь на рекламацію.

2. Вимоги до оформлення бланків

Бланк листа має велике значення в діловому листуванні. По бланку, його дизайну, поліграфічному виконанню, характеристикам паперу будуть судити про престиж відправника та серйозність його намірів.

Практика показує, що для ведення зовнішньоекономічного листування необхідно:

- Виготовити спеціальний бланк, який би не використовувався в серединні країни;

- Він повинен бути віддрукований на англійській мові (або на національній та англійській) і відповідати загальному рівню дизайну бланків ділових листів;

- Папір повинна бути високоякісних гатунків (за кордоном для виготовлення бланків ділової кореспонденції використовується папір з водяними знаками);

- Поліграфічне бланк виготовляється за допомогою одного - двох кольорів.

Реквізити бланку

Головним реквізитом бланку є назва підприємства, організаційної форми - відправника листа.

Вона повинна легко читатися, поряд з емблемою фірми - повинно бути їх трактування.

Вказується повна адреса підприємства, номера телефонів, телекс, факс.

Номер р/р, інші банківські реквізити не наводяться. Відсутність факсу - незрозумілі питання в отримувача.

Розміщення реквізитів на бланку не має жорсткої регламентації.

Назва фірми - у лівому або у правому куті. Адреса, телефон, факс - у протилежному куті (або у нижній частині бланку).

Реєстраційні номера на 1-му екземплярі можуть ставитись, або лише на 2-му екземплярі. Ручкою не проставляються.

Підпис - чорнильною ручкою.

Печатки на листі не ставляться.

3. Вимоги до складання текстів зовнішньоекономічних листів

В сучасній діловій кореспонденції практично не використовуються друкувальні машинки.

Тексти готуються на комп'ютері редагуються й роздруковуються на принтері.

Це дозволяє:

- уникнути підготовки чорновика;

- використання лазерних принтерів дозволяє досягти максимальної чіткості у виконанні тексту

- використання комп'ютерної техніки дозволяє спростити відсилання листів однакового змісту на різноманітні адреси.

Виконання тексту листа з використанням комп'ютерної техніки не може висуватися в якості обов'язкової умови для початкового етапу розвитку даного виду ділового листування.

Формат листа.

Для написання листа використовують формат А4. Об'єм текстової інформації листа не впливає на вибір формату його паперового носія (як у вітчизняному діловодстві).

Якщо лист на декількох сторінках - на початку кожної нової сторінки вказують: адресат, дату і номер сторінки, потім проводять лінію та продовжують текст. Можна використовувати проміжні бланки де вказують лише назву підприємства, організації, а інші реквізити не вказують.

Оформлення конверта має таке ж саме значення як і оформлення бланку.

На конверті - розташувати назву відправника або його фірмовий знак.

Формат конверту повинен забезпечувати дотримання принципу, який не дозволяє згинання сторінки більш ніж один раз. За кордоном використовуються:

- конверти, які мають віконце для адреси (адреса отримувача, написана на бланку).

- спеціальні адресат ори виготовляють липкі наклейки з машиним відтиском адреси отримувача.

- при масовому відсиланні матеріалів - їх упаковка в поліетилен, із нанесенням адреси отримувача та знаків поштової сплати.

Адреса розмішуються або з лівого, або з правого боку бланку, одразу після реквізитів.

1-ша стрічка - ім'я (ініціали) та прізвище адресата.

2-га стрічка - посада.

3-я стрічка - назва підприємства, організації.

Далі поштова адреса.

Після написання адреси окремою строкою вказують місто відправника, число, місяць та рік.

Після цього починається основна частина листа.

Стиль листа.

Не залежно від змісту, стиль ділового листа повинен носити доброзичливий, партнерський характер, в якому б поєднувались природні етичні норми людських відносин та інтереси справи, не підкреслювались значимість свого власного службового положення.

Всю кореспонденцію можна поділити на:

Формальні листи - підготовлені від імені підприємства, фірми іншій фірмі та які носять офіційний характер.

Неформальні листи - складаються після офіційного знайомства, після
встановлення партнерських взаємовідносин робітниками одного рівня
(наприклад, менеджером по збуту однієї фірми аналогічному
менеджеру іншій фірмі) з пропозицією про особисту зустріч для
обговорення ділових питань, обміну інформацією. Наприклад,
для формального листа характерне звернення: «Шановний пан
Ридуей», у неформальному - «Дорогий Джон».

Основний зміст листа.

Зміст листа знаходиться у залежності від цілей його написання. Повинен відповідати вимогам:

- Врівноваженості.

- Краткості.

- Доступності та однозначності розуміння.

Звернення.

Його відсутність грубе порушення етикету. У першому абзаці формується вступний комплімент (навіть якщо лист носить в цілому негативний характер і може свідчити про розрив подальшої кореспонденції):

- Виразити вдячність за лист

- Вдячність за кроки, направленні на взаємне співробітництво. (відповідь на лист)

- Приязне повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі підприємством (якщо лист уперше).

Після вступного компліменту формуються основні положення, що випливають з мети листа.

Якщо строго інформаційний лист про характер діяльності відправника - стисло викладається історія виникнення, сутність діяльності у теперішній час (роль на ринку, статистичний матеріал, що не є комерційною таємницею). Після цього формулюється пропозиція про співробітництво, продаж товарів, надання послуг.

Характер відповіді.

Можливі відповіді на поставленні у листі питання, висловлюється думка про можливості подальшого співробітництва або відсутність такої можливості.

Реакція на недружню акцію іноземного партнера - недотримання строків платежу, невиконання повноважень - то вступний комплімент можна не писати.

Потім висловлюють нерозуміння з приводу дій іноземного партнера та жаль з приводу цієї ситуації.

«На жаль вимушені перервати наші подальші контакти».

«На превеликий жаль це потягне за собою необхідність звернення в судові органи».

У заключній частині ділового листа повинен міститися заключний комплімент.

Традиційним є висловлення надії на подальше співробітництво. .Якщо лише встановлення ділових контактів - впевненість у тому, що пропозиції, викладенні у листі, були цікавими, надією на найшвидше отримання відповіді та встановлення регулярних контактів у майбутньому.

Якщо носить негативний характер - можна сформулювати більш абстрактніш заключний комплімент: «Одночасно ми засвідчуємо про свою відкритість для ділового співробітництва у майбутньому».

Перед заключним компліментом - у листі присутня фраза, в якій повідомляється номер контактного телефону, прізвище, посада особи, яка може відповісти на питання, що виникають: «При необхідності не відмовляйте собі у можливості подзвонити нашому менеджеру по питанням реалізації та уточнити всі виникаючі питання» (+номер телефону).

Підпис

1. Обов'язково наявність фрази: «З повагою», «щиро Ваш».

2. Назва підприємства (можна без неї),

3. Підпис (чорнильною ручкою).

4. ім'я та прізвище.

5. Посада.

(дата не ставиться)

Додатки:
Про наявність додатків повідомляється в кінці листа після підпису, прізвища, посади.

«Додаток: проект нашого підприємства».

Все вкладене у конверт сприймається як додаткова інформація до листа.

Письмові штампи.

Для початку листа: Ми отримали Ваш лист від ......

Вдячні за лист від .......

У відповідь на Ваш лист від .....

Для підтвердження нашої телефонної розмови (переговорів, що відбулися у.......

Раді повідомити Вам, що ..........

Приносимо вибачення за деяку затримку із відповіддю на Ваш лист .....

Ми з подивом дізнались з Вашого телекса.......

Ми вимушені нагадати Вам, що .........

Із задоволенням пропонуємо Вам........

У кінці листа: Ми будемо вдячні Вам за швидку відповідь .....

Сподіваємось отримати Вашу відповідь у найближчому майбутньому.. Просимо повідомити нам як найшвидше .........

Сподіваємось підтримати співробітництво з Вами.......

Будемо вдячні зашвидке виконання нашого замовлення

Зовнішньоекономічний лист Шановні панове!

Ми вдячні за Ваші зауваження та пропозиції, які зроблені відносно нашого проекту контракту на будівництво авторемонтного цеху.

У відповідності з нашим контактом на будівництво «під ключ» підрядчик бере на себе всю відповідальність за організацію та виконання всіх будівельних робіт.

Будівельні роботи будуть виконуватися українськими спеціалістами, а також місцевими фірмами, які будуть найняті на умовах субпідрядника. Роботи, які будуть виконуватись цими фірмами, будуть контролюватися компетентними українськими спеціалістами, вартість послуг яких включена до ціни контракту.

Враховуючи наведене вище прохаємо Вас розглянути питання контракту та повідомити директору - менеджеру нашої фірми (286-15-95).