Документообіг в діяльності ОВС - Діловодство - Скачать бесплатно

Документообіг - це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Документальне оформлення управління і докумен­тообіг з метою його реалізації здійснюється через діловод­ство. Стан діловодства в органі внутрішніх справ характе­ризує стиль роботи керівників, дотримання законності і ди­сципліни. рівень професійної підготовки працівників, нау­кову організацію управлінської праці.

Залежно від змісту і призначення доку­мента вказується гриф обмеження доступу до документа.

терміновість виконання, гриф погодження, гриф затвер­дження, код форми документа за класифікатором управлін­ської документації (КУД).

Адміністративно-процесуальні, кримінально-проце­суальні, оперативно-розшукові документи повинні оформ­люватись відповідно до адміністративно-процесуального, кримінально-процесуального законодавства та норматив­них актів МВС України, які регламентують оперативно-розшукову діяльність органів внутрішніх справ. Особливі вимоги ставляться до документів, зміст яких носить таєм­ний характер. Дотримання режиму секретності в діяльності органів внутрішніх справ має особливе значення.

Режим секретності - це встановлений норматив­ними актами вищих органів державної влади й державного управління України єдиний порядок забезпечення збере­ження державної таємниці, що передбачає систему адмініс­тративно-правових, організаційних, інженерно-технічних та інших заходів, основними з яких є: правила віднесення відомостей до державної таємниці України, вимоги, що ставляться до працівників, допущених до таємних доку­ментів, робіт і виробів, порядок ведення секретного діло­водства і провадження всіх інших секретних робіт, держав­ний і відомчий контроль за дотриманням установленого порядку зберігання і використання державної таємниці України, відповідальність посадових та інших осіб, яким по службі або роботі довірено державну таємницю.

Закон України «Про державну таємницю» , виходя­чи з інформаційного суверенітету України та загальновиз­наних принципів міжнародного порядку у сфері інформа­ції, визначає загальні правила встановлення державної тає­мниці, засекречування інформації, систему охорони держа­вної таємниці та відповідальність за порушення законодав­ства про державну таємницю.

Закон регулює суспільні відносини, пов'язані з від­несенням інформації до державної таємниці, її засекречу­ванням та охороною з метою захисту життєво важливих ін­тересів України у сфері оборони, економіки, зовнішніх від­носин, державної безпеки і охорони правопорядку.

Згідно з Законом України «Про інформацію» (ст. ЗО) визначено, що інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну і таємну. До таємної належить інформація, що містить відомості, які становлять державну таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.

Державна таємниця - вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, зовнішніх відносин, державної безпеки і охорони правопорядку, роз­голошення яких може завдати шкоди життєво важливим інтересам України і які в порядку, встановленому Законом України «Про державну таємницю», визнані державною та­ємницею та підлягають охороні з боку держави.

Ступінь секретності - спеціальна категорія, яка характеризує важливість такої інформації з урахуванням можливої шкоди внаслідок її розголошення, ступінь обме­ження доступу до неї та рівень її охорони державою. Кри­терії визначення ступеня секретності інформації встанов­лює Державний комітет України з питань державних секретів.

Відомості, що становлять державну таємницю, за ступенем секретності поділяються на носії інформації «особливої важливості», «цілком таємні», «таємні».

Є ще вид - для службового користування. Його ви­робила практика, і він широко застосовується в діяльності органів внутрішніх справ, але цей ступінь законодавче не затверджено.

Відповідно до тієї ж 30 статті згаданого Закону конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізич­них або юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.

Керівники органів внутрішніх справ, окремі праців­ники, які володіють інформацією професійного, оператив­ного, ділового, виробничого та іншого характеру, само­стійно визначають режим доступу до неї, включаючи на­лежність її до категорії конфіденційної, та встановлюють для неї системи (способи) захисту.

Контроль за правильним присвоєнням грифа секре­тності носіям інформації здійснюють режимно-секретні підрозділи (Управління справами, секретаріати) органів внутрішніх справ. Для повного і беззастережного виконан­ня вимог Закону «Про державну таємницю» Держкомсекретів України належить розробити нову Інструкцію щодо забезпечення режиму секретності в міністерствах, відомст­вах, установах і організаціях.

Згідно з Постановою Верховної Ради України від 21 сі­чня 1994р. «Про порядок введення в дію Закону України «Про державну таємницю», органи внутрішніх справ України до видання нових нормативних актів з питань за­безпечення режиму секретності тимчасово керуються ви­могами наказу колишнього МВС СРСР від 10 січня 1991р.

Окрім цього, відповідним наказом МВС України оголошено зареєстрований в Держкомсекретів України Тимчасовий перелік відомостей, які підлягають засекречу­ванню в системі МВС та тимчасове положення про порядок засекречування інформації, віднесеної до державної таємниці.

Також важливо відзначити, що у зв'язку з прийнят­тям Закону України «Про інформацію» МВС України ви­дано наказ, який, зокрема, вимагає не допускати прихову­вання інформації та відмов в ознайомленні громадян, юри­дичних осіб і державних органів з даними, які необхідні їм для реалізації своїх прав, свобод, законних інтересів, здійс­нення завдань і функцій, крім випадків, коли вони відом­чими чи іншими нормативними актами віднесені до кате­горії таємних, тимчасово заборонених до відкритого опуб­лікування, а також за інших обставин, передбачених Зако­ном України «Про інформацію». При наданні матеріалів громадянам, юридичним особам, державним органам, а та­кож для засобів масової інформації слід керуватися Зводом відомостей, що становлять державну таємницю, а також, до видання розгорнутого переліку відомостей, що підлягають засекречування в системі МВС, вищезгаданим тимчасовим переліком, Положенням про порядок підготовки матеріа­лів, призначених для відкритого опублікування, іншими діючими нормативними актами.

Керівники органів внутрішніх справ повинні врахову­вати, що:

- робота з документами обмеженої, або закритої ін­формації має своє правове регулювання;

- в державі визначено осіб, які формують політику щодо державної таємниці (Президент України, Голова Вер­ховної Ради, Прем'єр-міністр України), які є Державними експертами;

- Указом Президента міністр внутрішніх справ України, перший заступник міністра та два заступники на­ділені правами Державних експертів;

- право ліцензування діяльності, пов'язаної з держа­вною таємницею, надано Державному Комітету з питань державних секретів.

На кожного працівника органів внутрішніх справ, який працює з документами, що містять секретну інформа­цію, має бути оформлений спеціальний допуск, а допуск (ліцензію) установам, організаціям і органам влади на здій­снення діяльності, що містить державну таємницю, видає Державний Комітет з питань державних секретів.

Законодавче передбачені також порядок допуску громадян до державної таємниці, відмова у наданні допус­ку, перевірка осіб у зв'язку з державною таємницею, скасу­вання допуску, а також оскарження громадянином відмови від надання допуску до державної таємниці.

Окрім того. Постановою Кабінету Міністрів Украї­ни №779 від 16 листопада 1994р. встановлено письмову форму трудового договору з працівниками, діяльність яких пов'язана з державною таємницею.

Закон встановлює обмеження громадян у праві виї­зду на постійне проживання в іноземну державу, яке може реалізуватися не раніше ніж через п'ять років з часу скасу­вання допуску.

Не обмежується виїзд на постійне проживання в держави, з якими Україна має угоди про взаємну охорону державних таємниць або інші міжнародні угоди, які пере­дбачають такий виїзд.

Працівникам, які допущені до державної таємниці, за роботу з особливо важливими, цілком таємними і таєм­ними носіями інформації до посадового окладу доплачую­ться спеціальні надбавки.

За науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи з обмежувальними грифами також встановлюється доплата.

При здійсненні судових, наглядових, контрольно-ревізійних функцій усі державні органи повинні дотриму­ватись вимог Закону «Про державну таємницю», а якщо за­значені органи не дотримуються встановленого порядку або не мають для цього відповідних умов, органи внутріш­ніх справ вправі відмовити їм у наданні таємної інформації.

Слід особливо підкреслити, що начальники органів та підрозділів внутрішніх справ несуть персональну відпо­відальність за відповідність режиму секретності норматив­ним документам і зобов'язані здійснювати постійний конт­роль за забезпеченням охорони державної таємниці.

Документи управління мають свої особливості в оформленні та організації при розгляді пропозицій, заяв, скарг громадян, при роботі з кадровою, фінансовою та ма­теріально-технічною документацією.

Керівникам та працівникам органів внутрішніх справ необхідно розуміти, в яких ситуаціях найбільш доці­льно застосовувати той чи інший вид документального оформлення управлінських рішень.

Кожний вид документів управлінського процесу в органах внутрішніх справ залежно від завдань, які в ньому поставлені, має своє призначення і порядок підготовки.

Вищою формою документів, державного управлін­ня є Конституція України, закони України, зокрема закони про органи представницької і виконавчої влади, кодекси і інші законодавчі акти. Одну з форм управлінських доку­ментів становлять укази Президента України, які можуть мати нормативний і індивідуальний характер.

Кабінетом Міністрів України приймаються поста­нови, які обов'язкові для виконання на всій території дер­жави. Вони також можуть бути нормативними і індивіду­альними, а також загального характеру. На підставі законів та інших правових форм методів державного управління вищих органів влади розробляються інші форми докумен­тального оформлення управлінської діяльності в органах внутрішніх справ.

Наказ - це основний розпорядчий документ, який видається керівником органу внутрішніх справ на основі єдиноначальності. Він може містити як індивідуальні при­писи (наприклад, покладення на особу конкретних обов'яз­ків), так і правові норми (встановлення режиму роботи від­ділу в цілому або конкретних його підрозділів тощо).

Накази, залежно від характеру сформульованих у них вимог, поділяються на три види: накази, що стосуються загальних та організаційних питань управління, накази з виробничо-технічних питань, накази з питань особового складу (кадрові).

Найважливіші накази (накази міністра по галузі, накази про введення в дію або затвердження статутів, інст­рукцій тощо) є нормативними, як такі, що містять норми права, запроваджують юридичні відносини.

Основними елементами наказу є: найменування ор­гану, начальник якого цей наказ видав (якщо накази внося­ться до спеціальної книги, назва органу вказується на об­кладинці і в кожному наказі не повторюється); місце і дата видання; номер; коротке формулювання змісту (про яке звичайно кажуть «назва»); текст самого наказу і підпис ке­рівника.

Як правило, текст поділяється на дві частини - кон­статуючу, яка не є обов'язковою і резолютивну. У конста­туючій частині дається оцінка стану справ, обґрунтовується мета або необхідність видання наказу. Вона повинна бути стислою і може складатися з однієї фрази, наприклад, «З метою зміцнення виконавчої дисципліни».

Резолютивна частини, коли їй передує констатуюча, починається зі слова «наказую». У разі відсутності конста­туючої частини, слова «наказую» може не бути.

Резолютивна частина складається з конкретних приписів, кожен з яких нумерується. Якщо припис один, він не нумерується. Приписи містять інформацію про те, що, кому, як і коли належить виконати для реалізації поставлених у наказі завдань. Якщо приписи стосуються однієї особи, вони об'єднуються в один пункт, який можна поділити на підпункти.

Дієслова у приписах вживаються лише у неозначе­ній формі (розглянути, вирішити, забезпечити тощо).

Рішення колегії - колегіальне управлінське рішен­ня, яке приймається колегією МВС України, або колегією УМВС в області, колегіями ГУМВС в Автономній Республіці Крим, Київській області та М.Києві з найбільш важли­вих комплексних питань організаційної і оперативно-службової діяльності. Рішення колегії проводяться в життя наказами міністра, начальниками ГУМВС, УМВС, або осо­бами, які їх заміщають. Отже, рішення колегії не можна розглядати як самостійний нормативний акт, а тільки як додаток до наказу. Прикладом може бути прийняти колегі­єю МВС річний план роботи і направлений в органи внут­рішніх справ як додаток до відповідного наказу міністра.

Положення є нормативним актом, який регламен­тує правовий статус (компетенцію, обов'язки, відповідаль­ність) органів і підрозділів внутрішніх справ, їх завдання, функції, права, оцінку діяльності і правовий статус. Напри­клад, положення про відділ МВС України в районі, поло­ження про управління карного розшуку УМВС в області.

Настанова - кодифікований нормативний акт, що об'єднує в собі норми, які регламентують певний вид слу­жбової діяльності. Наприклад, настанова про порядок про­ведення бойових стрільб, настанова по службі чергових ча­стин органів внутрішніх справ.

Статути також становлять кодифіковані нормати­вні акти, які регламентують специфіку діяльності окремих підрозділів і служб МВС.

Наприклад, Статут Університету внутрішніх справ, Статут патрульно-постової служби, Дисциплінарний статут.

Директива міністра внутрішніх справ - норматив­ний документ, що встановлює цілі, завдання і актуальні проблеми всієї системи органів внутрішніх справ на певний період.

Вказівка також є розпорядчим документом. Вона відрізняється від наказу тим, що містить приписи тільки оперативного, одноразового характеру, не має назви органу (хоча остання входить, як складова частина, у назву посади особи, яка підписала вказівку). Замість слова «наказую» вживаються слова «зобов'язую», «пропоную» чи «вима­гаю», які друкуються (пишуться), як і слово «наказую» в наказі, окремим рядком. Перед текстом вказівки, як прави­ло, розміщується вступне речення про причини або мету її видання: «Відповідно до вимог Наказу МВС від,..», «З ме­тою...» тощо. Якщо накази реєструються окремо, то вказів­ка одержує звичайний вихідний номер. Дата її видання розміщується під підписом. За формою текст вказівки по­дібний до тексту наказу.

Інструкція - управлінський документ нормативного характеру. Нею начальник органу, базуючись на законі і підзаконних актах, встановлює порядок діяльності певних категорій працівників щодо здійснення покладених на них завдань або виконання конкретних видів роботи (інструкція постового спеціального поста, або інструкція щодо дій особового складу відділу у випадку пожежі). Констатуючої частини інструкція не містить, дієслова в ній вживаються у третій особі теперішнього часу. Начальник органу може як підписувати, так і затверджувати інструкцію. Різновидом інструкції є правила.

Протокол як суто розпорядчий управлінський до­кумент (значення цього слова значно ширше) існує для фі­ксації самого ходу обговорення питань на зборах, нарадах, засіданнях, а також прийнятих з цих питань рішень. Нале­жним чином оформлений протокол має найменування, но­мер, назву наради або засідання, дату проведення. Вказує­ться, хто був присутній і хто керував нарадою, порядок денний. Протокол підписує той, хто його склав, та керую­чий нарадою (засіданням).

Щодо кожного питання, яке обговорювалося, в тек­сті протоколу повинні бути розділи «слухали» та «ухвали­ли» («постановили»). Наприклад: «Слухали про стан боро­тьби зі злочинністю неповнолітніх», після цього короткий виклад виступів учасників наради. У розділі «Постанови­ли» рішення викладається таким же чином, як приписи у наказі.

Висновок готується за підсумками службового роз­слідування, перевірки скарг, заяв та ін. Він повинен мати заголовок, з якого було б зрозуміло, у зв'язку з чим він складений; преамбулу, в якій вказується посада, спеціальне звання, прізвище, ініціали, предмет розгляду у формі діє­прислівникового звороту, наприклад: «розглянувши скар­гу» (подання прокуратури, певні матеріали тощо) і прису­док «встановив:...» Після слова «встановив», яке розміщує­ться на окремому рядку, викладаються встановлені факти і висновки з них. Потім звичайно вживається фраза «виходя­чи з вищевикладеного, вважаю за доцільне:...» і перерахо­вуються пропозиції щодо вирішення питання, у зв'язку з яким складено висновок. Висновок підписується особою, яка його склала, та затверджується керівником, який дору­чив цій особі проведення службового розслідування (пере­вірки).

Листи поділяються на запити, прохання, відповіді, інформації і супровідні листи. Текст перших чотирьох ка­тегорій листів складається з двох частин: констатуючої або мотивуючої, в якій описуються факти, що були підставою для написання листа, і основної, в якій викладаються ви­сновки, пропозиції, прохання, рішення. Як і наказ або вка­зівка, лист повинен мати коротке формулювання змісту. Супровідний лист починається зі слів «надсилаю», «повер­таю, далі вказується, що саме надсилається або повертаєть­ся адресату. Лист-відповідь повинен містити посилання на номер, дату і зміст листа-запиту. Замість листа використо­вується також телеграма або телефонограма.

Доповідна записка - це різновид інформаційного листа. Відрізняється від останнього найменуванням («До­повідна записка про... ») і обов'язковою наявністю пропо­зицій.

Довідка відрізняється від листа тим, що не адресує­ться і не містить висновків та пропозицій, а лише описує та підтверджує конкретні факти. Довідка має заголовок.

Рапорт є зверненням до вищої посадової особи. Його обов'язкові складові частини такі: адресування (на­приклад, начальнику УМВС області генерал-лейтенанту міліції П.П. Петренку), найменування («Рапорт»), текст (аналогічно тексту листа), зліва під текстом - дата, справа - найменування посади, спеціальне звання, прізвище, ініціа­ли та підпис особи, яка склала рапорт.

Припис видається керівником працівнику органу для підтвердження наданих останньому повноважень (на­приклад, на перевірку об'єкта дозвільної системи або наря­ду, який охороняє спеціальний об'єкт тощо). Припис міс­тить назву органу, яким він виданий («Припис»), дату ви­дання, кому видано, обсяг повноважень цієї особи, строк дії припису, посада, звання, ініціали, прізвище та підпис на­чальника органу, завірений гербовою печаткою.

В управлінській діяльності використовується також акти, огляди, звіти, таблшр, пояснювальні записки тощо.

Документальне оформлення управлінських рішень набуває особливого значення в умовах комп'ютеризації. В основі сучасного управління лежить опанування інфор­маційними технологіями, що забезпечують процес розроб­ки управлінських рішень. Комп'ютеризація органів внутрі­шніх справ охоплює головним чином функціональну діяль­ність і документаційне забезпечення управління - обробку, збереження і пошук інформації. Фактично управління в ор­ганах внутрішніх справ - це збір і оцінка інформації для прийняття управлінських рішень та організація їх вико­нань. Використання комп'ютерів, особливо персональних, дозволяє автоматизувати більшість технічних операцій, ви­вільнити працівників служб управління від рутинної робо­ти, створити умови для їх творчої діяльності, забезпечити зростання результативності праці при значному скороченні трудозатрат на збір, обробку, передачу і використання документаційної інформації, упорядкування документообігу.

За допомогою комп'ютера і програм типу «тексто­вий редактор» можливо виконувати наступні операції: на­бирати, редагувати і запам'ятовувати тексти, перевіряти правопис, вставляти в документ фрагмент іншого докумен­та, графічне відображення фотографій, малюнків, таблиць, діаграм, аудіовізуальну інформацію, використовувати шаб­лони при підготовці документів.

Все більшого поширення набувають комп'ютерні мережі, розвивається електронна пошта. Користуючись комп'ютером, можна виконувати різні види робіт з доку­ментами, не тільки їх підготовку і редагування, але й внут­рішнє узгодження, передачу, реєстрацію і контроль вико­нання, а також оперативне і довгострокове збереження.

Комп'ютер дозволяє значно скоротити чисельність персоналу, прискорити прийняття управлінських рішень. Підготовлений виконавцем документ передається на ком­п'ютери інших спеціалістів для правок, узгодження або ви­конання залежно від рішення суб'єкта управління. Практи­ка органів внутрішніх справ по використанню комп'ютерів показує перспективність цього напрямку. Найбільший ефект досягається в тих випадках, коли автоматизація до­кументального оформлення управління проводиться комп­лексно, охоплюючи всі його стадії, а також паралельно з автоматизацією інших управлінських органів внутрішніх справ.

З метою підвищення ефективності роботи апарату управління і відповідальності працівників органів внутріш­ніх справ за виконання службових обов'язків, поліпшення документаційного забезпечення процесу управління, керів­ник органу повинен здійснювати постійний контроль за до­кументообігом, за результатами контролю приймати рі­шення, які в разі потреби оформлюються у вигляді відпові­дних розпорядчих документів.