Журнал операцій - Бухгалтерський облік, оподаткування - Скачать бесплатно

Розділ 4. Журнал операцій

4.1. Призначення журналу операцiй

Вихiдними даними для "1С:Бухгалтерiї:Проф." є проводки,якi вводяться в журнал господарських операцiй. На основi введених проводок програма формує баланс, iншу звiтнiсть та рiзнi допомiжнi документи (вiдомостi, шахматку та iн.). При вводi в журнал типових операцiй Ви можете вiдразу роздрукувати вiдповiдний первинний документ (прихiдний i розхiдний касовий ордер, накладну i т.д.).

В програму слiд вводити всi проводки, якi вiдображають господарську дiяльнiсть пiдприємства. Програма дозволяє за певний час обробляти десятки тисяч проводок.

4.2. Проводки i документи

В "1С:Бухгалтерiї-Проф." версiї 2.0 в журналi операцiй можуть зберiгатися не лише проводки, але i данi про документи та розрахунки - платiжнi доручення, рахунки, переоцiнки валюти i т.д. Для кожного документауа (розрахунка) в журналi операцiй є:

стрiчка з заголовком документа (розрахунку);

одна або кiлька проводок. Можливi документи (розрахунки) без проводок (наприклад, при переоцiнцi валюти може виявитися, що нiяких проводок робити не треба).

При вводi документа програма запитує необхiднi реквiзити i будує по них проводки у вiдповiдностi з заданими формулами.

Для документiв, що зберiгаються в журналi операцiй Ви можете змiнювати реквiзити документа (вихiднi данi розрахунка), наприклад, кiлькiсть вiдпущеного товару в накладнiй, погодинну ставку в розрахунку зарплати i т.д., i програма перерахує всi вiдповiднi проводки. Бiльше того, для деяких видiв розрахункiв (переоцiнка валюти, розрахунок прибутку i податкiв) можна встановити режим автоматичного перерахунку згенерованих проводок. Тодi пiсля будь-яких змiн в журналi операцiй данi розрахунки можна перераховувати автоматично при пiдрахунку пiдсумкiв.

Бiльш детально про використання документiв та розрахункiв йтиметься в розд. 6.

4.3. Формат журналу операцiй

Журнал операцiй виводиться на екран при виборi пункту "Журнал операцiй" групи "Операцiї" головного меню. Журнал виводиться у виглядi списка, який складається з шести граф (колонок):

Для стрiчок з описом проводок графи "Деб/Док" i "Кред/N" роздiленi вертикальною рискою, а у документiв цi графи об"єднанi, i в об"єднанiй графi мiж кутовими дужками “<” і “>” злiва виводиться коротка назва типу документа, а справа - номер документа.

Графа "Короткий змiст" роздiлена на змiст операцiї i проводки. Рекомендується в її лiвiй частинi вказувати текст, що характеризує операцiю вцiлому, а в правiй частинi - текст, що описує конкретну проводку. При описi операцiї спочатку бажано помiщати бiльш важливi слова, що характеризують тип операцiї (договiр, зарплата i т.д.), потiм детальнi (номер документа, прiзвища i т.д.). Це дозволить спростити пошук потрiбної операцiї.

Бажано детально продумати, якi вiдомостi Ви будете вносиитии в графу "Короткi вiдомостi", i притримуватися одного порядку заповнення цiєї графи.

Інформацiя про бiжучу проводку. В верхнiй частинi екрану (стрiчки 2-5) вiдображаються назви рахункiв дебета i кредита бiжучої проводки, яка вiдповiдає субконто (коди аналiтичного облiку), а також кiлькiсть операцiї (для проводок, якi вираховуються також i в натуральному виразi). Для проводок у валютi там виводиться також сума проводки в валютi, назва i курс цiєї валюти. Для стрiчок, якi вiдповiдають документам або викликаними ними проводкам, в лiвiй частинi п"ятої стрiчки екрана виводиться коротка назва i номер документа.

Варiанти виводу журналу операцiй. З допомогою запиту "Параметри" (який виводиться при натисненнi Alt F10 ) можна встановити режими виводу журналу операцiй:

якщо встановлений режим "В журналi суми без копiйок", то в журналi операцiй суми виводяться без копiйок, але з роздiлом розрядiв в цiлiй частинi;

якщо встановлено режим "Кiлькiсть тiльки цiла", то в журналi операцiй кiлькiсть буде виводитися як цiле число, а при запитi кiлькостi програма не дозволить ввести десяткову частину.

Зауваження.

Довжину поля "Змiст операцiї" можна при бажаннi збiльшити. Використайте для цього команду Modify Structure в dBase або FoxPro. Якщо Ви не можете зробити цього самостiйно, то слiд звернутися до дiлера, у якого Ви купили програму "1С:Бухгалтерiя-Проф.".

4.4. Перегляд i друк журналу операцiй

Журнал операцiй є звичайним списком, i Ви можете переглядати його так, як будь-який iнший список (див. розд.2.11). Зокрема, для переміщення курсора по журналу Ви можете використати наступні клавіші:

Клавіші é і ê - на один рядок вверх і вниз

PgUp і PgDn - на сторінку (розмір екрану) вверх і вниз;

i è - на одну колонку вліво і вправо;

Home i End - на початок і кінець журналу;

Ctrl PgUp i Ctrl PgDn - зсуває вміст вікна на один рядок вверх і вниз, при цьому курсор залишається на попередньому рядку.

Крiм того, Ви можете використовувати клавiшi:

Вихiд з перегляду журналу операцiй здiйснюється шляхом натиснення клавiши Esc . При цьому програма запам"ятає бiжуче положення курсора, i при наступному звертаннi до журналу операцiй курсор буде встановлено на ту ж проводку.

Друк проводок. Для друку списку проводок Ви можете, натиснувши клавiшу F8 , сформувати журнальний ордер (див. розд.8.4), який складається з проводок, що Вас цiкавлять, i роздрукувати цей журнальний ордер.

4.5. Ввiд проводок

Для вводу нової проводки в журнал операцiй натиснiть клавiшу Ins .

Якщо журнал операцiй пустий, Вам буде запропоновано меню з запитом, що Ви хотiли б ввести в журнал: звичайну проводку, типову операцiю (див.розд.5), або документ чи розрахунок (див.розд.6). В цьому випадку для вводу проводки виберiть клавiшами é і ê в меню потрiбну вiдповiдь i натиснiть Enter .

При вводi проводки Ви повиннi будете послiдовно ввести дату, рахунок /субрахунок дебета, рахунок/субрахунок кредита, суму i короткий змiст проводки. Графа "N" (номер робочого мiсця) заповнюється автоматично, в неї помiщається номер бiжучого робочого мiсця, який заданий в запитi "Встановлення параметрiв" (цей запит виводиться при натисненнi Alt F10 ).

При вводi реквiзитiв проводки слiд мати на увазi слiдуюче:

дата проводки повинна знаходитись в iнтервалi видимостi операцiї (цей iнтервал можна встановити,натиснувши клавiшу F7 , див. розд. 4.9.) i не повинна належати кварталам,що передують робочому. Якщо Ви введете недопустиму дату, програма повiдомить Вас про це. Ви змушенi будете або виправити дату, або натиснути Esc для вiдмiни вводу проводки;

при вводi рахункiв дебета i кредита проводки Ви зможете вибрати їх зi списка рахункiв. Для цього при незаповненому полi дебету або кредиту натиснiть на клавiшу Enter , а якщо Ви вже почали редагування номера рахунка - натиснiть F3 . На екран буде виведено список рахункiв. Виберiть з нього клавiшами é і ê потрiбний Вам i натиснiть Enter ;

якщо по рахунку дебета чи кредита ведеться аналiтичний облiк, то пiсля вводу кода рахунка програма запропонує Вам вибрати зi списка вiдповiдне субконто. Для вибору слiд видiлити його клавiшами é і ê i натиснути Enter . Якщо в списку немає потрiбного субконто, його можна туди ввести, натиснувши Ins (детально про це див. розд.3.6);

якщо по рахунку дебета або кредита ведеться валютний облiк, програма запропонує Вам вибрати зi списка потрiбну валюту. Її слiд вилiлити клавiшами é і ê в списку i натиснути Enter ;

якщо по рахунку ведеться кiлькiсний облiк, то перед вводом суми Вам буде запропоновано ввести кiлькiсть. Пiсля вводу кiлькостi сума проводки автоматично вираховується як кiлькiсть, помножена на цiну субконто. Ви можете виправити розраховану суму або залишити її без змiн.

При вводi реквiзитiв проводки Ви можете редагувати введенi значення, як це описано в розд.2.12. Натиснувши Esc , в будь-який момент Ви можете вiдмiнити ввiд проводки. Якщо в запитi "Параметри" (вiн виводиться при натисненнi Alt F10 ) встановлений режим "Введена проводка активна", то пiсля вводу проводки на неї буде встановлений курсор. Якщо ж цей режим не встановлений, то курсор залишиться на тiй проводцi, на якiй вiн був до вводу нової проводки.

Зауваження.

Якщо по всiх рахунках кiлькiсний вираз проводки повинен бути цiлим (наприклад, Ви ведете облiк в штуках, а не в тонах), доцiльним є встановити в запитi "Параметри" режим "Кiлькiсть тiльки цiла".Тодi в журналi операцiй i в стандартних звiтах кiлькiсть буде виводитися як цiле число, а при запитi кiлькостi програма не дозволить ввести десяткову частину.

Копiювання проводок. При вводi однотипних проводок можна скористатися копiюванням проводок.

Для копiювання проводки встановiть курсор на проводку-зразок i натиснiть клавiшу F9 . Пiсля цього ввiд нової проводки буде аналогiчним описаному вище, тiльки в якостi реквiзитiв нової проводки Вам будуть запропонованi не пустi значення, а реквiзити проводки-зразка. Якщо запропонованi значення не потребують коректування, натискайте клавiшу Enter , якщо потребують - виправте їх, як це описано в розд. 2.12.

В запитi "Параметри" Ви можете встановити, якi реквiзити проводки-зразка переносяться при копiюваннi в нову проводку (натисніть клавіші Alt F10) . Для установки або вiдмiни переносу реквiзита встановiть в запитi "Параметри" курсор злiва вiд вiдповiдного напису i натиснiть Enter .

Зауваження.

Часом "Суму" i "Текст операцiї" не включають в перелiк копiйованих реквiзитiв, що дозволяє запобiгти помилковому вводу суми i змiсту операцiї.

Іншi способи вводу проводок. Крiм ручного вводу проводок, програма дозволяє заповнювати журнал операцiй слiдуючими способвми:

використання типових операцiй дозволяє автоматизувати ввiд стандартних або часто використовуваних операцiй. При вводi типових операцiй створюються одна або кiлька проводок, причому суми цих проводок можуть вираховуватися автоматично (див. розд. 5);

використання документiв i розрахункiв надає ще бiльш унiверсальнi засоби для вводу документiв i проведення бухгалтерських розрахункiв. З допомогою цього режиму в журнал операцiй можна ввести данi про деякий документ (платiжне доручення, рахунок, накладна i т.д.) або розрахунок (прибутку, податку i т.д.) i зв"язанi з ним проводки, якi розраховуються автоматично по заданих формулах. При цьому реквiзити документа можна потiм змiнити i програма перерахує всi зв"язанi з документом проводки. Бiльш детально цi можливостi описанi в розд.6;

перенос проводок дозволяє iмпортувати данi, пiдготованi в других програмах або створенi в "1С:Бухгалтерiї-Проф." на iнших комп"ютерах (див. розд.10.2).

4.6. Коректування i знищення проводок

Коректування проводок. Для коректування реквiзиту проводки видiлiть її курсором, натиснiть Enter i введiть нове значення. Порядок вводу i дiї програми - тi ж, що i при вводi нових проводок (див. розд.4.5), за слiдуючими винятками:

при вводi нових проводок Ви повиннi послiдовно заповнити всi реквiзити проводки (крiм графи з номером робочого мiсця), а при коректуваннi - тiльки змiнити вибраний реквiзит;

при вводi нових проводок натиснення Esc призведе до вiдмiни вводу проводки (всi ранiше введенi реквiзити цiєї проводки зникають), а при коректуваннi натиснення Esc призводить тiльки до вiдмiни коректування вибраного реквiзиту ( всi iншi реквiзиити проводкии не мiняються).

Знищення проводок. Для знищення проводки встановiть курсор на неї i натиснiть клавiшу Del . Програма запитає про пiдтвердження необхiдностi знищення проводки. Для пiдтвердження натиснiть Enter, для вiдмiни знищення проводки - Esc .

Якщо перед натисненням клавiши Del курсор був встановлений на заголовок документа, то програма запитає, чи потрiбно знищувати всi проводки, породженi документом:

Знищити проводки - Enter ! Нi - Esc !

При натисненнi Enter документ буде знищено зi всiма його проводками, а при натисненнi Esc буде знищено тiльки заголовок документа, а його проводки залишаться (вони перетворяться в звичайнi проводкии, такi ж, як введенi в журнал операцiй вручну).

Якщо потрiбно знищити велику кiлькiсть проводок, можна встановити в цих проводках номер робочого мiсця, Який не використоаується в iнших проводках, i скористатися режимом групового знищення проводок (див. розд. 10.2).

4.7. Порядок запису в журналi операцiй

Проводки з журналу операцiй можуть бути вiдсортованi по датах, рахунках дебета, рахунках кредита, сумах проводок i змiсту операцiй. Для встановлення потрiбного порядку виводу проводок i документiв слiд натиснути:

F2 - для сортування по датi операцiй;

F3 - для сортування по рахунках дебету (назвi документа);

F4 - для сортування по рахунках кредиту (номеру документа);

F5 - для сортування по сумi проводок (документа);

F6 - для сортування по опису операцiї.

Назви цих клавiш виведенi над графами таблицi. Назви клавiш, якi вiдповiдають бiжучому порядковi виводу проводок журналу, виведенi iнверсним кольором.

Зауваження.

Бiльш точно порядок виводу проводок i документiв можна описати слiдуючим чином:

1. Сортування по датах ( F2 ). Документи i проводки групуються по датах. Всерединi кожної дати порядок записiв слiдуючий:

звичайнi проводки (впорядкованi по графi "Короткий змiст");

документи та вiдповiднi їм проводки (цi проводки мiстяться вiдразу за заголовком документа);

звичайнi проводки, перенесенi натисненням Ctrl è "в кiнець дати" (перенос "в кiнець дати" описано нижче). Якщо таких проводок кiлька, то вони впорядковуються по графi "Короткий змiст";

документи, перенесенi натисненням Ctrl è "в кiнець дати", i вiдповiднi їм проводки (цi проводки розмiщаються за заголовком документа).

2. Сортування по рахунках дебета або по типу документа ( F3 ). Спочатку виводяться заголовки документiв, впорядкованi по типах документiв ( документи з однаковими типами виводяться в порядку наростання номерiв документiв). Потiм виводяться проводки, впорядкованi по рахунках дебету проводки (проводки з однаковим рахунком дебету виводяться в порядку їх дат).

3. Сортування по рахунках кредиту або по номерах документiв ( F4 ). Спочатку виводяться заголовки документiв, впорядкованi по номерах документiв (документи з однаковими номерами виводяться в порядку типiв документiв). Потiм виводяться проводки впорядкованi по рахунках кредиту проводки (проводки з однаковим рахунком кредита виводяться в порядку їх дат).

4. Сортування по сумi ( F5 ). Записи сортуються по сумi, а записи з однаковими сумами впорядковуються по датi.

5. Сортування по змiсту ( F6 ). Записи сортуються по графi "Короткий змiст", а записи з однаковим коротким описом впорядковуються по датi.

Приклади використання порядку записiв.

Змiни порядку виводу документiв i проводок в журналi операцiй може бути зручним засобом для швидкого пошуку iнформацiї в журналi.Як правило, при звичайнiй роботi запси в журналi операцiй впорядковуються по датi (F2 ). Встановивши курсор на проводку, що Вас цiкавить, Ви можете:

натиснувши F3 ,згрупувати разом операцiї по дебету рахунка проводки, наприклад всi операцiї по приходу в касу (дебет 50 рахунка);

натиснувши F4 , згрупувати разом операцiї по дебету рахунка проводки, наприклад, всi проводки по реалiзацiї (кредит 46 рахунка).

Якщо курсор було встановлено на заголовку документа, то натиснення F3 дозволить згрупувати заголовки документiв того ж виду, i Ви зможете швидко перейти до слiдуючого або попереднього документа того ж типу. Наприклад, для переходу до попереднього документа того ж типу в журналi операцiй слiд натиснути F3 , é i F2 . Натиснувши F4 , Ви згрупуєте заголовки документiв з тими ж номерами. Наприклад, якщо Ви пiдтримуєте вiдповiднiсть номерiв рахунків i накладних на вiдпуск товарiв, то натиснення F4 дозволить вивести поряд iз заголовком рахунка заголовок вiдповiдної накладної.

Переключення в режим перегляду по змiсту (F6) може дозволити, наприклад, для кожної проводки, зв"язаної з деяким договором, переглянути всi iншi проводки з даним договором, вияснити, чи була оплата по цьому договору i т.д.

Режим перегляду в послiдовностi сум (F5) може бути використаний, наприклад, якщо Вам прийшла платiжка на якусь суму, а Ви не знаєте, вiд кого могли прийти грошi. Пошук по сумi дозволить пiдiбрати всi операцiї з заданою сумою.

Перенесення проводок i документiв "в кiнець дати". В бiльшостi стандартних звiтiв вiдомостi про проводки згрупованi по датах. Але деколи буває зручно, щоб проводки в звiтах були певним чином згрупованi. Наприклад, операцiя по приходу грошей в касу повинна передувати операцiям видачi грошей. Потрiбний порядок, звичайно, можна встановити з допомогою графи "Короткий опис" проводок (так як проводки всерединi дати групуються саме по цiй графi). Однак програма має бiльш зручний метод перенесення проводок i документiв "в кiнець дати".

Для переносу окремої проводки або документа "в кiнець дати" слiд встановити курсор на цю проводку або на заголовок документа i натиснути Ctrl è . Для вiдмiни переносу натиснiть Ctrl ç .

Зауваження.

Документи можна перенести "в кiнець дати" тiльки повнiстю. Окремi проводки, породженi документами, "в кiнець дати" не переносяться.

4.8. Пошук в журналi операцiй

Швидкий пошук. Для пошуку операцiй по датi, рахунку дебета або кредита, сумi або по перших буквах опису операцiї слiд встановити натисненням клавiш ‘-– вiдповiдний порядок сортування записiв i почати вводити символи графи, яка шукається. Для пошуку по датi вказуйте спочатку рiк, потiм (без крапки) мiсяць i день, наприклад,"930123". Для пошуку документа по його назвi натиснiть F3 , Пробіл i першi символи скороченої назви документа. При пошуку по сумi для пропуску розрядiв,якi нiчого не означають, злiва вводьте пробiли.

У випадку,коли введений символ найдено, вiн вiдображається в нижнiй частинi списка, а курсор встановлюється на перший елемент, що вiдповiдає введеним символам. Для зняття останнього символа зi стрiчки використовуйте клавiшу Backspace (стрілка вліво над клавішею Enter) .

Детальнiше про швидкий пошук в списках розказано в розд. 2.11.

Пошук стрiчки. При переглядi журналу операцiй Ви можете шукати потрiбнi проводки також i по довiльнiй стрiчцi символiв, яка входить в опис проводки. Пошук здiйснюється з допомогою клавiш:

Якщо потрiбну стрiчку не найдено, на екран виводиться вiдповiдне повiдомлення.

Зауваження.

Для пошуку стрiчки з початку журнала слiд перед пошуком перейти на початок журналу, натиснувши клавiшу Home.

Пошук по субконто. При переглядi журналу операцiй можливий пошук по субконто. Пошук здiйснюється з допомогою клавiш:

Якщо потрiбне субконто не знайдено, то на екран виводиться вiдповiдне повiдомлення. Якщо субконто найдено, вiдповiдна проводка буде вказана курсором. Назву субконто Ви зможете побачити в третiй (для субконто дебета проводки) або в четвертiй (для субконто кредита проводки) стрiчках екрану.

Зауважимо, що для пошуку субконто не обов"язково вибирати його зi списка субконто (так як це робиться при натисненні Ctrl F5 ). Замiсть цього можна встановити курсор на графу "Дебет" або "Кредит" тiєї проводки, в якiй по дебету або по кредиту фiгурує дане субконто, i натиснути Alt F5 .

Зауваження.

Для пошуку субконто з початку журналу слiд перед пошуком перейти на початок журналу, натиснувши клавiшу Home .

4.9. Інтервал видимостi операцiй

При переглядi журналу операцiй переважно є потрiбними не всi проводки, а лише тi з них, що належать до якогось часового iнтервалу.

Програма дозволяє задавати iнтервал видимостi операцiй. Вiн визначає, якi проводки можна буде бачити при переглядi журналу операцiй.

Інтервал видимостi операцiй вказується в мiсяцях i вiдображається в лiвiй частинi другої стрiчки екрану.

Встановлення iнтервалу видимостi операцiй здiйснюється при натисненнi клавiші F7 в режимi перегляду журналу операцiй або при виборi пункту "iнтервал операцiй" з групи "Операцiї" головного меню програми.

Ви можете перемiщати курсор по позицiях цього запиту з допомогою клавiш ç, è, é, ê. Для змiни границь iнтервалу слiд видiлити пункт з вiдповiдною границею i з допомогою клавiш + і - встановити потрiбну границю iнтервалу. Пiсля цього для встановлення iнтервалу видiлiть надпис "Виконати" i натиснiть Enter . Для вiдмови вiд змiни iнтервалу натиснiть Esc .

Зауважимо, що iнтервал видимостi операцiй не впливає на перiод розрахунка пiдсумкових показникiв.

4.10. Перевiрка коректностi проводок

Для недопущення помилок в журналi операцiй в програму включено можливiсть перевiрки правильностi проводок. Всього передбачено три види перевiрок:

при вводi кодiв рахункiв i субрахункiв проводок в журнал операцiй виконується перевiрка наявностi рахунка в списку рахункiв.Якщо введеного коду там немає, на екран виводиться повiдомлення:

Даний рахунок вiдсутнiй!

i пропонується вибрати рахунок з тих, що є в списку. При цьому можна додати новий рахунок в список рахункiв;

при включеному режимi "Перевiрка правильностi проводок" (цей режим встановлюється в запитi "Параметри", що виводиться на екран при натисненнi Alt F10 ) програма перевiряє при вводi проводок в журнал операцiй допустимiсть кореспонденцiї рахункiв дебета i кредита проводок. Якщо кореспонденцiя не найдена в списку допустимих, на екран виводиться повiдомлення:

Некоректна проводка! Занести в список - Enter ! Пробіл - пропустити!

Ви можете або вставити проводку в список коректних, або вiдмовитися вiд цього;

при натисненнi Ctrl F10 при переглядi журналу операцiй виконується контроль всiх проводок в журналi, починаючи вiд бiжучої. Для проводок з недопустимою кореспонденцiєю рахункiв дебета i кредита на екран видається повiдомлення:

Некоректна проводка! Занести в список - Enter ! Пробіл - пропустити!

Ви можете або вставити проводку в список коректних, або пропустити її, або перервати контроль (клавiша Esc ). Якщо Ви вибрали вставку кореспонденцiї рахункiв в список, Вам буде запропоновано вiдразу ввести коментарiй для цiєї кореспонденцiї. Для перевiрки слiдуючих проводок слiд натиснути Enter .

Зауваження.

1. При вставцi проводки в список коректних Ви можете змiнити кореспонденцiю, наприклад, поставити замiсть субрахунка символ "*", щоб дана проводка рахувалася коректною з будь-яким субрахунком.

2. Перевiрка кореспонденцiй не проводиться при використаннi типових операцiй, документiв i розрахункiв, а також при переносi проводок.

Список коректних проводок. Ви можете переглядати i коректувати список коректних проводок, вибравши пункт "Коректнi проводки" з групи "Операцiї" головного меню. Кожна стрiчка цього списка описує допустиму кореспонденцiю рахункiв. Замiсть коду субрахунка можна вказувати символ "*", в цьому випадку допустимим буде будь-який субрахунок. В правiй графi списку Ви можете написати коментарiй для кореспонденцiї рахункiв (цей коментар служить лише для зручностi перегляду списка коректних проводок).

Зауваження.

Для заповнення списка коректних проводок рекомендується накопичувати в журналi господарськi операцiї за мiсяць роботи або бiльше i виконати для них групову перевiрку правильностi проводок, натиснувши Ctrl F10 .

4.11. Табло

При переглядi журналу операцiй Ви можете задати формулу для виводу значення, яке Вас цiкавить. Це значення виводиться в спецiальному табло в правiй частинi другої стрiчки екрану. Значення табло змiнюється при перемiщеннi курсора по журналi операцiй при вводi, знищеннi i коректуваннi проводок.

Для задання формули табло натиснiть Ctrl F1 , введiть формулу i натиснiть Enter . Ви можете використовувати всi формули, що використовуються при визначеннi сум проводок типових операцiй (див. розд.5.6). Для посилання на суму i кiлькiсть бiжучої проводки використовуються iмена X i H, для посилання на залишки, обороти, цiну, параметри субконто бiжучої проводки використовуються букви Д i К замiсть номера субконто.

Приклади:

4.12. Введення початкових залишкiв

Щоб почати застосовувати "1С:Бухгалтерiю-Проф." на вже дiючому пiдприємствi, необхiдно не тiльки встановити план рахункiв, довiдники аналiтичного облiку, константи програми, але i ввести залишки по всiх рахунках (початкове сальдо) на початок того перiоду, з якого Ви збираєтеся примiняти програму (тобто вводити проводки в журнал операцiй).

Попереднi дiї. Перед тим, як приступити до вводу початкових залишкiв, слiд виконати такi дiї:

Визначити план рахункiв, який буде використовуватися (див. розд.3.2 - 3.4). Слiд вказати також по яких рахунках ведеться валютний облiк.

Задати назви видiв субконто (див. розд. 3.5 - 3.6).

Задати ведення аналiтичного облiку. Для цього слiд вказати в планi рахункiв, по яких рахунках i субрахунках буде вестися аналiтичний (в тому числi кiлькiсний) облiк. Для активно-пасивних рахункiв ведення аналiтичного облiку необхiдне, iнакше програма не буде мати даних для розрахунку розгорнутого сальдо i не зможе правильно сформувати звiтнiсть.

Визначити дату початкових залишкiв. Якщо Ви починаєте працювати з програмою не з початку року, слiд вирiшити якi залишкi Ви будете вводити:

залишки на початок року;

залишки на початок кварталу;

залишки на початок мiсяця.

Першиий варiант дозволить отримати вже в цьому роцi баланс з залишками на початок року, але це вимагає вводу всiх проводок (або хоча б зведених проводок) за попереднi квартали року.

Встановити робочий перiод. При вводi залишкiв на початок кварталу слiд встановити робочим перiодом попереднiй квартал, при вводi залишкiв на початок року - останнiй квартал попереднього року. Для встановлення робочого перiоду виберiть в групi "Звiтнiсть" головного меню пункт "Розрахунок залишкiв", пiдведiть курсор до параметра "Робочий перiод" i встановiть потрiбний робочий квартал i рiк.

Встановiть робочу дату. Цiєю датою може бути останнiй день робочого перiоду (тобто кварталу або мiсяця, встановленого в п.1). Для задання робочої дати виберiть пункт "Встановлення параметрiв" групи "Сервiс" головного меню.

Встановити iнтервал видимостi операцiй. Цей iнтервал повинен знаходитися всерединi робочого перiоду, встановленого в п.1, i мати всерединi робочу дату. Наприклад, можна зробити iнтервалом видимостi операцiй весь робочий перiод. Для встановлення iнтервалу видимостi операцiй ввiйдiть в режим "iнтервал операцiй" групи "Операцiї" головного меню. Процес встановлення iнтервалу описаний в розд. 4.9.

Введення залишкiв. Пiсля виконання описаних вище дiй можна почати вводити початковi залишки по використовуваних Вами рахунках i субрахунках. Цi залишки вводяться у виглядi проводок, де вiдповiдний рахунок або субрахунок кореспондується з деяким фiктивним рахунком, наприклад, рахунком з номером 00. Наприиклад, щоб ввести залишки на 1 сiчня 94 року по слiдуючих рахунках:

необхiдно ввести наступні операцiї:

Для вводу початкових залишкiв перейдiть в режим "Журнал операцiй" групи "Операцiї" головного меню. Якщо список операцiй пустий, програма зразу перейде в режим вводу нової проводки. Слiдуючi проводки можна вводити, натискаючи клавiшу Ins .Детально про це йшлося в розд.4.5.

Щоб ввести дебетовий залишок по рахунку або субрахунку, вкажiть код цього рахунка або субрахунка в графi "Дебет" проводки, яка вводиться, а в графу "Кредит" занести код "00". Для вводу кредитового залишка код "00" занесiть в графу "Дебет", а в графу "Кредит" - код рахунка або субрахунка, по якому Ви вводите залишок. Якщо рахунок має субрахунок, то залишки слiд вводити тiлькии по субрахунках, але нi в якому випадку не по рахунку в цiлому (залишок по рахунковi програма розрахує автоматично).

Для тих рахункiв або субрахункiв, по яких задане ведення аналiтичного облiку, слiд вводити залишки по кожному об"єктовi аналiтичного облiку (субконто). В цьому випадку залишок по рахунковi або субрахунковi вводити не потрiбно - програма вирахує його сама, просумувавши залишки по всiх пiдпорядкованих об"єктах аналiтичного облiку.

При вводi проводок по рахунках i субрахунках, по яких ведеться аналiтичний облiк, програма буде пропонувати вiдповiдний список об"єктiв аналiтичного облiку, i Ви повиннi будете вибрати клавiшами é і ê той об"єкт, по якому вводиться залишок, i натиснути Enter . Якщо потрiбний об"єкт аналiтичного облiку не вказаний в списку, його можна туди вставити, натиснувши Ins (детально про це див. розд. 3.6).

При вводi проводок по рахунках або субрахунках, по яких ведеться кiлькiсний облiк, програма буде запитувати про кiлькiсть перед вводом суми проводки.

Для рахункiв i субрахункiв, по яких ведеться валютний облiк, слiд вводити залишки по кожнiй валютi окремо. При вводi проводок по таких рахунках програма буде додатково запитувати валюту проводки i суму в валютi.

Перевiрка правильностi вводу залишкiв. Пiсля того, як всi залишки введено,передивiться оборотно-сальдову вiдомiсть (пункт "Оборотно-сальдова вiдомiсть" групи "Звiтнiсть" головного меню).

Якщо залишки введенi правильно, то залишок на кiнець перiоду по рахунку "00" повинен