Як свідчить контрольно-ревізійна практика, найбільше по­рушень фінансової дисципліни допускається під час здійснення касових і розрахункових операцій, особливо операцій з готівкою. Тому аудит касових операцій та підзвітних сум - це найвідповідальніша ділянка документального контролю.
Головними завданням аудиту касових операцій та готівко­вого обігу на підприємствах є:
перевірка фактичної наявності та забезпечення збере­ження готівки, цінних паперів, бланків строгої звітності та валютних коштів;
встановлення законності та економічної доцільності готівкових операцій, дотримання касової та фінансової дисципліни;
перевірка правил приймання, видачі та обліку готівки.
Аудит операцій з готівкою, як правило, включає такі етапи:
1. Раптова інвентаризація готівки, бланків суворої звітності та цінних паперів, що містяться в касі підприємства.
2. Перевірка реальності залишків грошових коштів, які є в підзвіті окремих працівників.
3. Документальна перевірка законності та доцільності готівкових операцій підприємства, правильності їх відоб­раження в облікових регістрах та звітності.
Джерелами інформації аудиту готівкових операцій є:
— прибуткові та видаткові касові ордери;
— корінці чекової книжки та квитанції на внесок готівки до банку або на оплату послуг інших організацій;
— розрахунково-платіжні (платіжні) відомості на виплату заробітної плати та інші виплати;
— авансові звіти, чеки, рахунки на придбання матеріальних цінностей готівкою;
— касові книги та звіти касира;
— журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів;
— журнали-ордери та відомості за рахунками і субрахунка­ми "Каса" та "Розрахунки з підзвітними особами";
— денні звіти та фіскальна пам'ять реєстраторів розрахунко­вих операцій (РРО);
— розрахункові книжки та книжки обліку розрахункових операцій;
— облікові записи в позабалансовому рахунку "Бланки су­ворої звітності";
— Головна книга та баланс підприємства.

Першочерговою контрольною дією на об'єкті перевірки є інвентаризація каси. Це дозволяє дотриматися найважливішої умови контролю за касою - раптовості його проведення. Тому інвентаризація каси починається з першого дня після прибуття аудитора на підприємство.
Каса перевіряється у присутності касира комісією, до якої, окрім аудитора, включається бухгалтер підприємства. На час інвентаризації каса опечатується, а касові операції тимчасово припиняються.
До початку перевірки каси касир у присутності аудитора складає касовий звіт, до якого додаються усі прибуткові та видат­кові документи та виводиться залишок коштів за даними бухгал­терського обліку на момент інвентаризації. Акт перевірки каси має бути оформлений згідно з вимогами нормативних документів Національного банку України. Ці вимоги встановлені у додатках до Порядку ведення касових операцій у національній валюті в Україні.
До початку перевірки касир складає розписку, що усі при­буткові та видаткові документи на грошові кошти здані ним до бухгалтерії, та всі грошові кошти, що надійшли під його відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані по ви­датках. Причому до касового звіту можуть бути включені належ­ним чином оформлені типові документи. Ніякі приватні розписки та неоформлені документи не повинні братися до уваги.
Якщо касир заявить, що в касі є кошти, які не належать ус­танові, аудитор повинен негайно одержати від тих установ чи приватних осіб довідку про належну їм суму грошей. Особливо це набирає ваги у разі встановлення залишків, коли касир, бачачи ре­зультат, "згадує", що це його кошти або інших осіб.
Якщо у касі містяться кошти громадських організацій, які діють на території підприємства, наприклад профспілок, то па­ралельно слід перевірити і ці кошти, залучивши до цього членів ревізійних комісій даних організацій.
У тому разі, коли в касі на момент інвентаризації є докумен­ти з незавершених операцій (платіжні відомості на виплату за­робітної плати, відомості внесків за проживання у гуртожитку то­що), слід точно визначити кількість виданих або залучених у касу грошей за цими документами. Після цього визначається остаточ­ний залишок готівки за даними обліку. Аналогічно складається звіт про інші види грошових коштів та цінностей.
За наявності на підприємстві кількох структурних підрозділів (крамниці, їдальні, пункт надання послуг тощо), які здійснюють операції з готівкою, інвентаризація проводиться у кожній касі.
Після складання звіту касир пред'являє наявну готівку та інші цінності. Комісія перераховує гроші поштучно, а цінні папе­ри - за номінальною вартістю й номерами. Грошові кошти у валюті заносять до матеріалів інвентаризації, вказавши назву та суму іноземної валюти, курс Національного банку України на день інвентаризації та суму перерахунку в національну валюту України. Результати перевірки записуються до акту інвентари­зації, який підписується аудитором, усіма членами інвентари­заційної комісії та касиром. Залишок грошових коштів у ка­совій книзі теж засвідчується підписами членів комісії.
Інвентаризація каси включає перевірку:
o фактичної наявності готівки національною та іноземною валютами;
o цінних паперів (акцій, облігацій, векселів);
o грошових документів (чекових книжок, акредитивів, ма­рок гербового збору тощо);
o бланків суворої звітності (незаповнені бланки векселів, прибуткових ордерів, доручень тощо; санітарно-курортні путівки).
У разі виявлення розбіжностей між фактичною наявністю та обліковими даними аудитор повинен отримати письмові пояснен­ня від касира та головного бухгалтера про причини цих відхилень.
Аудитор має перевірити і стан касового господарства підприємства, зокрема:
чи укладено договір з касиром про повну матеріальну відповідальність;
чи забезпечується збереження грошових коштів у касі під час їх зберігання та транспортування;
чи виконуються на підприємстві рекомендації щодо технічного укріплення і обладнання засобами охоронно-пожежної сигналізації приміщень кас;
чи дотримується касиром порядок ведення касової книги і складання звітності.
Відповідно до чинного законодавства повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей не­се касир. До ведення касових операцій не допускаються особи:
§ які раніше притягалися до кримінальної відповідальності за навмисні злочини, судимість у яких не погашена або не знята у встановленому порядку, мають вирок суду про позбавлення права займатися цією діяльністю;
§ яким пред'явлені звинувачення у здійсненні злочину;
§ які страждають хронічними психічними захворюваннями;
§ які систематично порушують громадський порядок;
§ які зловживають спиртними напоями або вживають нар­котичні речовини без призначення лікаря.
Після ухвалення наказу про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити йо­го з Порядком ведення касових операцій в національній валюті в Україні та укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.
Керівник підприємства має надати касиру охорону для транспортування грошових коштів з банків або в банки і, в разі потреби, - транспортний засіб. Охорона касира під час транспор­тування значних грошових сум має здійснюватися на договірних засадах працівниками міліції та підрозділами державної служби охорони при органах внутрішніх справ.
Касою називається приміщення або місце, призначене для прийому, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей та касових документів, де, як правило, ведеться касова книга. Уся готівка на підприємствах, як правило, зберігається у вогнетривких металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються
ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Двері до каси під час здійснення операцій мають бути замкнені з внутрішнього бо­ку. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до їх роботи, забороняється. Керівники підприємств несуть у встанов­леному відповідним законодавством порядку відповідальність у то­му разі, якщо з їх вини не були створені необхідні умови, які забезпе­чують схоронність коштів під час їх зберігання та транспортування.
У разі потреби, каси підприємств можуть бути застраховані страховою організацією.
Після інвентаризації аудитор починає перевірку касових операцій, яка має проводитись методом суцільного контролю касових документів відносно прибутків, видатків, правильності їх оформлення (наявність підписів про отримання, заповнення реквізитів, підписів керівника та головного бухгалтера, номера документа і дати здійснення операції, номера кореспондентського рахунку тощо) і законності здійснення касових операцій.
Під час перевірки слід визначити коло посадових осіб, які мають право підписувати касові документи. Касові документи підписують: прибуткові - головний (старший) бухгалтер, видат­кові - розпорядник кредиту чи особи, які ним на те уповноважені, та головний (старший) бухгалтер. Доцільно особливу увагу звер­нути на ті касові ордери, де за бухгалтера підписується його за­ступник чи навіть керівник і, навпаки, за керівника підписуються його заступники чи головний бухгалтер. Існують випадки, коли ордери підписували особи, не уповноважені на те. В такому разі можливі зловживання навіть при тому, що операція, на перший погляд, проведена правильно. Взагалі підпис іншої особи за роз­порядника кредитів не дозволяється без відповідно оформлених повноважень.
Під час перевірки доцільно простежити, чи не передавав керівник свого права підпису іншій особі, виявити факти видачі грошей за ордерами чи платіжними відомостями, підписаними лише головним бухгалтером.
У практиці мають місце випадки, коли керівник завчасно підписує чисті бланки ордерів, і їх заповнюють, по суті, без відома керівника. Дуже часто при цьому виявляються зловживання. Як­що такі випадки будуть зафіксовані, перевірку потрібно вести в суцільному порядку з особливою уважністю.
Слід також перевірити дотримання правил збереження та заповнення чекових книжок, зокрема встановити: чи не припус­кається виписка чеків на пред'явника, а не на касира; чи немає на підприємстві випадків підпису незаповнених чеків керівником та головним бухгалтером.
Незалежно від послідовності перевірки касових операцій, спо­собів і методів перевірки аудитори мають упевнитись, що в установі, підприємстві чи організації дотримуються обов'язкового порядку оформлення грошових документів, на основі яких оприбутковано готівку або списано готівку на видаток з каси. Головну увагу зверта­ють на правильність заповнення в документах усіх необхідних реквізитів, наявність підписів одержувачів грошей, відміток про пред'явлення доручень, паспортів із зазначенням їх номерів і дати видачі, а також погашення всіх документів, доданих до касових ор­дерів спеціальним штампом: "Одержано" і "Оплачено".
Правильність ведення касової документації перевіряється шляхом перегляду як прибуткових, так і видаткових документів. Звертається увага на правильність і повноту заповнення реквізитів у цих документах. Прибуткові касові документи можна перевіряти вибірково (але, як свідчить практика, краще суцільним порядком). Видаткові - методом суцільної перевірки. На всіх корінцях чеків, за якими було отримано гроші, з метою не­допущення їх подвійного обліку слід робити відповідні позначки.
При цьому слід пам'ятати:
видача прибуткових ордерів на руки особам, які вносять гроші, забороняється;
неправильно оформлений прибутковий ордер касир по­вертає в бухгалтерію для належного його оформлення;
у видаткових ордерах має бути зазначена підстава для їх складання і перераховані додані до них документи;
усі додані документи мають бути погашені штампом або підписом: прибуткові документи "Одержано", а видаткові - "Оплачено" із зазначенням дати;
видавати видаткові ордери або документи, що їх заміню­ють, на руки особам, які одержують гроші, забороняється;
неправильно оформлені видаткові ордери касиром для оплати не приймаються;
особи, які одержали гроші, розписуються в ордерах чорнилом або пастою кулькових ручок, зазначаючи одержану суму: гривень - прописом, копійок - цифрами;
якщо одержувач не має можливості розписатись особис­то, то за його проханням може розписатись інша особа, тільки не працівник бухгалтерії або каси даного підприємства. На видатковому ордері вказують номер, да­ту та місце видачі документа, який засвідчує особу фак­тичного одержувача і особу, яка розписалась за нього;
записи в касову книгу здійснюються касиром вслід за одержанням або видачею грошей за кожним ордером або іншим документом, який його замінює.
Під час перевірок з'ясовується наявність у підприємства ка­сової книги, а також правильність її оформлення. Крім того, пе­ревіряється правильність ведення касової книги: оформлення в ній касових операцій із приймання і видачі готівкових коштів (у т. ч. по строках), відповідність зазначених у ній сум про прийняту до каси або видану з каси готівку даним прибуткових і видаткових касових ордерів (типові форми відповідно КО-1 і КО-2); якість і своєчасність записів касира згідно із зазначеними в касовій книзі касовими документами; наявність підпису бухгалтера, який пе­ревірив записи в касовій книзі за кількістю отриманих ним касо­вих ордерів, правильність підрахунку в касовій книзі фактичних залишків готівки в касі на кінець дня тощо.
Аудитори мають встановити також наявність у підприємства журналу реєстрації прибуткових і видаткових касо­вих документі та книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей (типові форми відповідно КО-3 і КО-5) і правильність їх ведення, а також правильність відображення в касових докумен­тах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між корес­понденцією рахунків, внесених до касової книги та проставле­них у касових ордерах, наявність потрібних виправдувальних до­кументів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, ра­хунки, довідки тощо), і відміток про їх погашення. У касових до­кументах, які викликають сумніви щодо їх справжності, пе­ревіряється достовірність підписів одержувачів коштів і службо­вих осіб, які дають пояснення щодо цього.
Далі аудитор на основі аналізу первинних касових доку­ментів та облікових регістрів повинен встановити:
— дотримання встановленого банком ліміту залишку готівки в касі;
— своєчасність та повноту оприбуткування готівки по касі, що була отримана в банку та із інших джерел;
— використання коштів за цільовим призначенням;
— дотримання правил розрахунків готівкою з підприємства­ми та індивідуальними підприємцями;
— порядок ведення розрахункових книжок та роботи РРО.
Як правило, перевірку касової дисципліни починають з ус­тановлення випадків порушення залишку готівки в касі, що вста­новлюється для кожного підприємства самостійно (незалежно від того, чи перебуває чи не перебуває воно на самостійному балансі) з урахуванням режиму та специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, вста­новлених строків і порядку здавання касових надходжень та графіка заїзду інкасаторів.
Готівку, яка одержана в банку для виплат, пов'язаних з оп­латою праці, пенсій, стипендій, відряджень, дивідендів, підприємства мають право зберігати у касах понад встановлений ліміт протягом трьох робочих днів. Після закінчення цих строків суми готівки, не використані за призначенням, повертаються в банк не пізніше наступного робочого дня (клієнта та банку). При­чому підприємства, які мають податкову заборгованість, мають здійснювати виплати, пов'язані з оплатою праці, виключно за ра­хунок коштів, отриманих з установ банків.
Сума платежу готівкою одного підприємства іншому не по­винна перевищувати 3 тис. грн. протягом одного дня. У разі здійснення готівкових розрахунків понад встановлену граничну суму кошти у розмірі перевищення вказаної суми розрахункове додаються до фактичних залишків готівки в касі одноразово (в день, коли була здійснена така операція), з подальшим порівнян­ням одержаної суми із затвердженим лімітом каси.
Штрафні санкції за перевищення затверджених лімітів за­лишку готівки в касах та за інші порушення норм регулюван­ня обігу готівки встановлені Указом Президента України "Про внесення змін до Указу Президента України від 12 червня 1995 р № 436" від 11 травня 1999 р. Зокрема, в ньому передба­чені такі штрафи:
за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах - у двократному розмірі сум виявленої по­надлімітної готівки за кожний день;
за неоприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки - у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої су­ми;
за витрачання готівки з виручки, отриманої від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банку), на випла­ти, що пов'язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних) обставин), за наявності податкової забор­гованості - у розмірі здійснених виплат;
за перевищення встановлених строків використання ви­даної під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у розмірі 25 % виданих під звіт сум;
за проведення готівкових розрахунків без подання одер­жувачем коштів платіжного документа (товарного або ка­сового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів - у розмірі сплачених коштів;
за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням - у розмірі витраче­ної готівки.

Відповідно до Закону України "Про застосування реєстра­торів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського хар­чування та послуг" суб'єкти підприємницької діяльності, які здійснюють розрахункові операції в готівковій або в без­готівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо), під час продажу товарів (наданні послуг) зо­бов'язані:
1. проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний ре­жим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених цим Законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок;
2. видавати особі, яка отримує або повертає товар, отримує послугу або відмовляється від неї, розрахунковий доку­мент встановленої форми на повну суму проведеної опе­рації;
3. застосовувати реєстратори розрахункових операцій, що включені до Державного реєстру реєстраторів розрахун­кових операцій, з додержанням установленого порядку їх застосування;
4. забезпечувати цілісність пломб реєстратора розрахунко­вих операцій та незмінність його конструкції та програм­ного забезпечення;
5. у разі незастосування реєстраторів розрахункових опе­рацій у випадках, визначених цим Законом, проводити розрахунки з використанням книги обліку розрахунко­вих операцій та розрахункової книжки з додержанням встановленого порядку їх ведення;
6. забезпечувати зберігання використаних книг обліку роз­рахункових операцій та розрахункових книжок протягом трьох років після їх закінчення;
7. 7) подавати до органів державної податкової служби звітність, пов'язану із застосуванням реєстратора розра­хункових операцій та розрахункових книжок, не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця;
8. реалізовувати товари (надавати послуги) за умови наяв­ності цінника на товар (меню, прейскуранта, тарифу на послугу, що надається) у грошовій одиниці України;
9. щоденно друкувати на реєстраторах розрахункових опе­рацій (за винятком автоматів для продажу товарів (по­слуг)) фіскальні звітні чеки та забезпечувати їх зберіган­ня в книгах обліку розрахункових операцій;
10. друкувати на реєстраторах розрахункових операцій (за винятком автоматів для продажу товарів (послуг)) кон­трольні стрічки і забезпечувати їх зберігання протягом трьох років;

назад |  1  2 3 | вперед