Документація
Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити.
При застосуванні засобів обчислювальної техніки та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду. При складанні документів на машинозчитуваних носіях інформації підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок і власними силами виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу контролюючих або судових органів та своїх клієнтів. Первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо по закінченні операції. Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.
Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів, на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим засобом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.
Документ на машинозчитуваному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машинозчитуваному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.
Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.
Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних та інших об'єктів майна передбачаються іншими нормативними актами.
Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, визначаються окремими нормативними актами.
Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом визначеного терміну зберігання та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню.
За призначенням бухгалтерські документи поділяються (класифікуються) на (схема 4.1):
а) розпорядчі, в яких містяться розпорядження щодо здійснення тієї чи іншої господарської операції; вони не є
підставою для запису операцій в обліку, оскільки немає підтвердження про те, що така операція відбулася. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження, доручення та ін.;
б) виконавчі або виправдні, що підтверджують факти виконання операцій. Вони є першим етапом облікової реєстрації. До них належать прибуткові й витратні ордери, рахунки-фактури, квитанції, що свідчать про прийняття цінностей, акти про виконані роботи та ін.;
в) документи бухгалтерського оформлення.
До документів бухгалтерського оформлення належать розпорядчі та групувальні відомості, різні довідки, розрахунки тощо (наприклад, розрахунок суми на заготівлю та придбання матеріальних цінностей);
г) комбіновані - з одноразовими ознаками розпорядчих, виконавчих документів бухгалтерського оформлення в даній господарській операції й водночас вказівка щодо відображення її на рахунках бухгалтерського обліку. До таких документів належать авансові звіти, прибуткові й витратні касові ордери, вимоги на відпуск матеріалів зі складу.
За місцем складання документи поділяються на зовнішні та внутрішні.
Зовнішніми документами називаються ті, що надходять від інших підприємств, організацій, тобто складаються за межами даного підприємства. До них належать виписки банку, рахунки постачальників та ін.
Внутрішні документи - це документи, складені (виписані) на даному підприємстві, в організації.
Документи за обсягом відображуваних документів поділяються на первинні та зведені.
Первинні - це такі документи, що вперше виконують реєстрацію господарської операції в момент її здійснення або невідкладно після здійснення. До них належать акти прийняття і вибуття основних засобів, накладні, квитанції тощо. Зведені документи складаються на підставі первинних. До них належать різноманітні звіти, розрахунково-платіжні відомості та ін.
За способом використання документи поділяються на разові та накопичувальні.
Разові документи використовуються лише для одноразового оформлення і відображення операцій. До них належать прибуткові й витратні касові ордери, вимоги для одержання матеріальних цінностей зі складу та ін.
Накопичувальні документи використовуються для багаторазового оформлення і реєстрації операцій протягом визначеного часу (тижня, декади, місяця). Наприклад, лімітно-забірні картки, за допомогою яких оформлюється відпуск матеріалів на виробництво (виконання робіт). Такі документи скорочують кількість первинної документації.
За ступенем використання засобів документи поділяються на заповнювані ручним способом і механізованим.
Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряються наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічне ув'язування окремих показників.
Бухгалтерські документи використовуються для передачі розпоряджень від розпорядника виконавцю, тобто для управління господарською діяльністю підприємства.
Документація виконує роль імпульсу, що дає початок руху обліковій інформації. Вона забезпечує бухгалтерському обліку суцільне й безперервне відображення господарської діяльності підприємства. За допомогою документації контролюється правильність здійснення операцій, ведеться поточний аналіз виконаної роботи. Таким чином, документація здійснює контрольно-аналітичні функції.
До обліку повинні прийматися лише правильно оформлені документи.
Основою всієї господарської діяльності підприємств, об'єднань, фондів, бірж, фірм тощо є матеріальні цінності. Важливе значення має контроль використання документів, за допомогою яких оформляються ці матеріальні цінності.
Під постійним контролем працівників бухгалтерії має здійснюватися укладання договорів про матеріальну відповідальність; відповідність документів оприбуткуванню, витратам матеріальних цінностей; наявність на підприємстві відповідних нормативних актів, норм витрат сировини на виробництво, транспортних накладних, рахунків-фактур та інших первинних документів на перевезення матеріальних цінностей.
Документи дають змогу виявити різноманітні негативні явища, тобто: приписки товарно-матеріальних цінностей з метою приховування нестач; заниження залишків товару з метою приховування надлишків; реалізації товарів, що не відображені у прибуткових документах; завищування цін на товари, що відпускалися за документами, та ін.
За допомогою прихідних та витратних документів повністю відновлюється кількісний облік цінностей, простежується рух
кожного товару окремо. Але це можливо тільки тоді, коли на підприємстві всі витратні операції документуються.
Шляхом аналізу руху товарів можна виявити: підробки документів по операціях, пов'язаних з витратами товарів, факти крадіжок тощо.
При використанні документів слід особливу увагу приділяти безпосередньому огляду бухгалтерських документів з метою перевірки правильності арифметичних підрахунків в них, правильного оформлення та ін.
Якщо на підприємстві знаходяться матеріальні цінності, що належать іншим підприємствам або перебувають у дорозі, то потрібна наявність складених окремих актів із посиланням на відповідні підтверджувальні документи.
Якщо предмети спецодягу та білизни, мішків (на цукровому заводі) тощо знаходяться в ремонті або в пральні, вони мають бути внесені до опису на підставі квитанцій підприємств побутового обслуговування; непридатні для використання предмети, що знаходяться на складах, у коморах, у виробництві, мають списуватися відповідними документами (актами тощо).
При приватизації державних підприємств, а також майна державних підприємств та організацій, що передаються в оренду, необхідне рішення державних органів приватизації або орендодавців, на підставі якого, після проведення інвентаризації всіх об'єктів майна, складено інвентаризаційні описи, акти, які підтверджують фактичну наявність та стан приватизаційного майна, що передається в оренду.
Документи використовуються також для встановлення законності операцій, пов'язаних з витратами цінностей; випадків перевитрат сировини, матеріалів порівняно з існуючими нормами, незаконного списування матеріалів, сировини на виробництво; використання підвищених норм їх витрат, за рахунок чого виникають запаси сировини та матеріалів, які використовуються для виготовлення не обліченої продукції. Таким чином, бухгалтерська документація є основою бухгалтерського обліку.
Керівник підприємства, установи затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл, підписувати первинні документи на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском, наприклад, матеріальних цінностей, витратами грошових коштів, нематеріальних активів, дефіцитних товарів та іншого майна.
Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком строки для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.
|
