Кадрове діловодство - Управление - Скачать бесплатно
- перегрупування документів справи в прямій хронологічній
послідовності із січня по грудень;
- підшивку чи палітурку справи;
- нумерацію аркушів;
- складання завірчого напису (аркуша-завірителя) справи;
- складання внутрішнього опису документів справи (якщо це необхідно);
- оформлення всіх реквізитів обкладинки справи;
Перш ніж підшити документи справи, з них видаляються металеві
скріплення, вкладається чистий бланк форми аркуша-завірителя, і, у тих
випадках, коли до справи буде складений внутрішній опис, бланки форм
внутрішнього опису. Всі аркуші справи нумеруються чорним графітним олівцем
(уживання чорнила або кольорових олівців заборонено) чи нумератором у
верхньому правому куті, не зачіпаючи тексту документа. Аркуші внутрішнього
опису нумеруються окремо. Лист завірчого напису не нумерується. Якщо справа
має кілька томів нумерується кожен том окремо. Лист будь-якого формату, що
підшили за один край, нумерується як один лист (навіть якщо він складений).
Документ, складений навпіл і підшитий за середину нумерується як два листи.
Ілюстровані матеріали, фотографії нумеруються на зворотному боці. Підшиті в
справу конверти з написами чи вкладеннями нумеруються самостійно. Вкладення
в конверт нумерується черговим номером за конвертом.
У випадку пропуску чи нумерації аркушів однією цифрою, на них
ставлять номера попередніх аркушів з додатком букв а, б, в и т.д. Усі ці
виправлення відзначаються наприкінці справи в завірчому написі. Якщо при
нумерації аркушів допущено багато помилок, номери закреслюються і вся
справа нумерується заново. Наприкінці справи для обліку кількості аркушів
на окремому листі-завірителі справи складається завірчий напис, у якому
цифрами і прописом указується кількість аркушів, обмовляються всі
особливості в нумерації і фізичному стані документів у справі.
Форми аркуша-завірителя не ідентичні, але склад інформації, внесений
у форми однаковий.
Для справ з особливо коштовними документами, особових, судових і
слідчих справ, справ про присудження учених ступенів і звань, справ на
авторські посвідчення і патенти і т.д. при підготовці до здачі в архів
складається, якщо вона не велася на протязі року, внутрішній опис
документів. Складати внутрішній опис рекомендується також і справам,
заголовки яких не повно розкривають зміст документів. У цьому випадку
внутрішній опис полегшить використання документів справи, пошук необхідної
інформації.
Наприкінці внутрішнього опису справи складається підсумковий запис із
указівкою цифрами і прописом загальної кількості документів у справі,
включених в опис і кількість аркушів опису.
Справи підшиваються міцною ниткою у тверду обкладинку (папку) у 4
проколи чи переплітаються. При брошуванні не можна зашивати текст
документа. У тих випадках, коли текст дуже близько підходить до краю аркуша
і може бути зачеплений при підшивці, до аркуша підклеюється смужка міцного
паперу, за яку документ і буде підшитий.
Картон обкладинок для постійного збереження і документів по особовому
складу повинен бути міцним, щоб забезпечувати довгострокову схоронність
документів. Найбільш коштовні в історичному і художньому відношенні
документи (креслення, рукописи і т.д.) не підшиваються, а вкладаються в
папки з трьома клапанами і зав'язками чи спеціальні коробки. Якщо таких
документів небагато і вони невеликого формату, їх можна помістити в
конверти, що потім підшиваються в справу.
Оформлення обкладинки справи.
Обкладинка справи оформляється після підшивки і нумерації. Її
елементи визначаються певним порядком. Ряд відомостей уже був винесений на
обкладинку в момент заведення справи:
- найменування установи і її підпорядкованість;
- найменування структурного підрозділу;
- діловодний індекс справи;
- номер тому, частини;
- заголовок справи;
- термін збереження справи.
При підготовці справи до збереження або здачі її у відомчий архів ці
елементи уточнюються і доповнюються. До заголовка справи може бути складена
анотація до документів (якщо він містить особливо коштовні документи).
Проставляються також:
- дата справи;
- кількість аркушів у справі;
- архівний шифр справи.
На обкладинці справи постійного збереження відповідно до вимог у
верхній частині перед назвою установи залишають місце для найменування
державного архіву, у який справи будуть передані з відомчого архіву. Якщо
на протязі року в найменуванні установи або структурного підрозділу
відбулися зміни або справа передана в інший структурний підрозділ, при
оформленні до збереження на обкладинці справи дописується нова назва, а
стара міститься в дужки.
Заголовок повинен точно, коротко в узагальненій формі відбити
основний зміст документа. При цьому факти і події, відбиті в документах,
повинні бути розкриті. Спочатку в заголовку повинна бути вказана вид справи
(справа, переписування, матеріали, журнал і т.д.) або вид документів
(протоколи, доповіді, накази, звіти і т.д.). Потім вказується автор або
кореспондент (якщо це переписування) і далі питання, що відбиває зміст
документів. Якщо в справі є особливо коштовні документи, документи-додатки
до основного документа, документи, що містять відомості по особовому
складу, що мають довідкове значення або документи, що можуть служити
предметом самостійного пошуку і наявність яких у справі не може бути
визначене по його заголовку, до заголовка складається анотація. Пишеться
анотація після заголовка з нового рядка.
Література
1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное
обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М;
Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.
2. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-
М.: «Экономика», 1991.
3. Организация работы с документами. Москва, Инфра М ,1998 г.
4. Т.А. Кузнецова., Т.Л. Серова., В.И. Андреева., Н.А. Литвинцева.
Секретарское дело. Москва, 1996 г.
5. В.И. Андреева. Делопроизводство. Москва, 1997 г.
|
