Деловая переписка. - Делопроизводство - Скачать бесплатно
Содержание
1. Деловая
переписка………………………………………………………………….3
2. Деловое письмо и его
функции……………………………………………………5
3. Разновидности деловых
писем…………………………………………………….7
4. Общая структура делового
письма………………………………………………..9
5. Специфика делового стиля
письма………………………………………………10
6. Оформление делового
письма…………………………………………………....12
7. Приложение……………………………………………………………………….13
Список
литературы…………………………………………………………..………14
1.Деловая переписка
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи
предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют
над остальными документами.
Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей
информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом
текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в
особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее
время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи,
электронной почты.
Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные,
письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания,
письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
• документы оформляются на специальных бланках – бланках для
писем - и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках
предоставленной им компетенции;
• текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать
достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик,
краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать
различного толкования;
• события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и
дополняющие материалы.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или
сложным. Простые письма состоят из одной–двух частей – вступления и
заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть
(доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его
краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ,
дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо
вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть
убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности
предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.
2.Деловое письмо и его функции.
Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это –
информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие
явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает
организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в
целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций
обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию,
поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при
рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет
воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной
подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает
эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации
– автора документа.
Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке,
зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения
(передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере
делопроизводства.
Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных
языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее
субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической
деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим
договором между деловыми партнерами.
К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие
средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства
персональных компьютеров.
В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе
(несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и
фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации
(дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем
деловой информации на сегодня является бумага.
Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках
с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов –
реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных
нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета
особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150
лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения
текста.
3. Разновидности деловых писем
Письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода
договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как
чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные
трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей
деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для
переписки. Поэтому классифицировать деловые письма – это значит построить
классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.
Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не
беспределен, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким
признакам.
Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на две
группы:
1. письма, требующие письма-ответа;
2. письма, не требующие письма-ответа.
Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать
«письма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь,
позволяет выделить:
• письмо-просьбу;
• письмо-обращение;
• письмо-предложение (письмо-представление);
• письмо-запрос;
• письмо-требование.
Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера
исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма,
которое явилось причиной для переписки.
Письма, не требующие ответа, следующие:
o письмо-напоминание;
o письмо-приглашение;
o письмо-подтверждение;
o письмо-отказ;
o сопроводительное письмо;
o письмо-извещение;
o гарантийное письмо;
o информационное письмо.
Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди
сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием
документа, который оно сопровождает.
По тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с классификатором
функций данного предприятия на снабженческо-сбытовые,
административно-хозяйственные, производственные, по рекламе и т.д.
По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой
корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические,
правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется
деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического
снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.
Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности предприятия, следует
отличать от переписки общественной – между профсоюзными и
общественными организациями.
4. Общая структура делового письма
Простое письмо – это малообъемный документ, в котором рассматривается
только один вопрос. Сложное письмо – многоаспектный документ, в котором
рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более
страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура
– три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и
события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие
основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы,
предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат,
констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.
В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только
вторую.
Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты, а при
необходимости – и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с
помощью абзацев – отступов в строке при начале новой смысловой части
документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.
Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых
обычно рассматривается один вопрос.
Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.
5. Специфика делового стиля письма
Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом
порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО
«Саратовгаз», ГипродорНИИ и т.п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др.)
Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных,
отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с , в силу, в целях
и др.), сложных союзов (вследвствии того что; ввиду того что; в силу того что и
т.п.), а также словосочитаний-связок, служащих для соединения частей сложного
предложения (на случай, если…; на том основании, что…; по той
причине того, что…; тот факт, что…; и др.)
Язык делового письма характеризуется употреблением слов с
«универсальным» значением, таких, например, как «Слабо»,
«недостаточно», «мало». Вот типичный случай их применения:
«До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо
(недостаточно)». Употребление подобных слов позволяет дать общую оценку
ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению
сложившегося положения.
В письме не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления
(архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не
означенный, а названный и т.д. Использование новых слов (неологизмов) и
заимствованных слов должно быть оправданным.
Если в деловом письме автор документа – лицо юридическое, то действия
передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует…,
не возражает…, предлагает…; от третьего лица множественного числа:
Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят…, от первого
лица множественного числа: просим…, сообщаем…,
подтверждаем…
Если автор - лицо физическое, то действия передаются от первого лица
единственного числа: Прошу…, ставлю Вас в известность…, довожу до
Вашего сведения…; от первого лица множественного числа:
поддерживаем…, одобряем…, выражаем…; и т.д.
Еще одна специфическая особенность делового языка – ограниченная
сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в
смысловые связи с другими словами:
инициатива – брать на себя, выступать с, проявлять, терять, уступать;
налог – взимать, облагать, платить, снижать;
руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, укреплять и т.д.
характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в
текстах устойчивых языковых оборотов:
В порядке оказания технической помощи…
В связи со сложной экономической ситуацией… и т.д.
Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами
изделий…
Обращаемся к Вам с просьбой…
Одновременно с этим письмом высылаются…
Просим Вас не задерживать ответ…
Наличие их в деловом языке – следствие четкой регламентированности
служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической
ограниченности текстов документов.
Владение деловым стилем – это во многом и есть знание и умение употреблять
языковые формулы, модели речевых оборотов.
6. Оформление делового письма
Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с
угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением
постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и
вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5
используют, если письмо не превышает 7-8 строк.
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на
бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) – печатается на
чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной
работы.
Доработка:
Список литературы
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов. –М.: Изд-во стандартов, 2003
2. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству.2-е издание, испр. И
доп. – М.: «Март» Ростов-на-Дону: издательский центр
«Март», 2006 – 320с.
3. Веселов П. В. Современное деловое письмо. – М.- 1990. – 150с.
4. Домащенко Г.А., В.А. Коробова, В.В. Костина Учебное пособие «Российский
заочный институт текстильной и легкой промышленности» - Москва,2007.
|
