Основы делопроизводства - Делопроизводство - Скачать бесплатно
временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу составляются по установленной форме.
Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется
описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного
подразделения должна включать в себя следующие элементы:
• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его
заголовку на обложке дела;
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле (томе, части);
• срок хранения;
• примечание.
В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой
порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи
структурного подразделения осуществляет архив организации.
В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и
прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по
описи.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для
последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК.
архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется
руководителем службы документационного обеспечения управления,
подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и
согласовывается с руководителем организации.
В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация
обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на
хранение внесенные в опись дела.
Порядок передачи дел в архив
В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по
описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком,
согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным
руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются
регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы
учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило,
не передаются.
Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью,
проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом
расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи,
указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых
разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.
При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в
государственный архив:
• отношение на имя руководства государственного архива с указанием
названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются на
государственное хранение впервые;
• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела
утрачены).
Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела
номера фонда, номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки.
Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив
расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном
архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются
организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.
Архивное хранение документов в электронной форме
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в
электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это
позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение,
быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной
сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по
телефону и через Internet).
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования —
бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше,
специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков
хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации
имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является
самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.
Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в
регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается
документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать
перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по
делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение
года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за
истекший год используются для составления описи всех документов,
сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку
поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и
долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в
виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и
долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета
позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при
традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи
значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве,
обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию
архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть
сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков
хранения.
Приложения
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в
организации
|По срокам хранения |Всего |В том числе: |
| | |переходя|с отметкой|
| | |щих |ЭПК |
|1 |2 |3 |4 |
|Постоянного | | | |
|Временного (свыше 10 лет) | | | |
|Временного (до 10 лет включительно) | | | |
|Итого | | | |
Наименование должности руководителя службы делопроизводственной
организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
|ОДОБРЕНО |СОГЛАСОВАНО |
|Протокол ЦЭК (ЭК) |Протокол ЭПК архивного учреждения |
|От _______________ № _____ |От _______________ № _____ |
|_______________ | |
Форма номенклатуры дел
|Наименование организации |УТВЕРЖДАЮ |
|НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |Наименование должности |
|_____№ _______________ |руководителя организации |
|______________________ |Подпись Расшифровка |
|(место составления) | |
| |подписи |
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в
организации
|Индекс|Заголовок дела |Количество дел|Срок хранения дела |Примечан|
|дела |(тома, части) |(томов, |(тома, части) и № |ие |
| | |частей) |статей по перечню | |
|1 |2 |3 |4 |5 |
| | | | | |
| | | | | |
Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
|ОДОБРЕНО |СОГЛАСОВАНО |
|Протокол ЦЭК (ЭК) |Протокол ЭПК архивного учреждения |
|От _______________ № _____ |От _______________ № _____ |
|_______________ | |
Форма описи дел постоянного хранения
| |УТВЕРЖДАЮ |
| |Наименование должности |
| |руководителя министерства (ведомства) |
| |Подпись Расшифровка |
| |подписи |
Фонд №_________________
Опись №______________
дел постоянного хранения
за ________ год
_______________________________________________________________
название раздела
|№ |Индекс дела (тома, |Заголовок дела|Количество листов в |Примечан|
|п/п |части) |(тома, части) |деле (томе, части) |ие |
|1 |2 |3 |4 |5 |
| | | | | |
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Подпись Расшифровка
Подписи
Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка
Подписи
Дата
|СОГЛАСОВАНО |УТВЕРЖДЕНО |
|Протокол ЦЭК министерства |Протокол ЭПК архивного учреждения |
|(ведомства) |от _______________ № _____ |
|от _______________ № _____ | |
Форма описи дел долговременного хранения (свыше 10 лет)
| |УТВЕРЖДАЮ |
| |Наименование должности |
| |руководителя министерства (ведомства) |
| |Подпись Расшифровка |
| |подписи |
Фонд №_________________
Опись №______________
дел долговременного хранения
за ________ год
_______________________________________________________________
название раздела
|№ |Индекс дела |Заголовок |Количество |Срок |Примечание|
|п/п |(тома, части) |дела (тома,|листов в деле |хранения| |
| | |части) |(томе, части) |дела | |
| | | | |(тома, | |
| | | | |части) | |
|1 |2 |3 |4 |5 |6 |
| | | | | | |
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Подпись Расшифровка
Подписи
Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка
Подписи
Дата
Образец листа заместителя
| |
|Лист-заместитель |
|Документ № _____ от _______, поступивший
|
