Загальні правила оформлення службових документів - Діловодство - Скачать бесплатно

План лекції.

Вимоги до виготовлення бланків.

Адресування і датування документів.

Погодження і засвідчення документів.

1. Бланк документа – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД: для службових листів і загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД.

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти розташування реквізитів:

кутове – постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті;

поздовжнє – постійні реквізити розташовуються уздовж верхньої частини аркуша.

І кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

фланговим – кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;

центрованим – початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

Реквізити – це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. При оформленні ОРД використовують такий склад реквізитів: 1 – Державний герб; 2 – емблема організації; 3 – зображення нагород; 4 – код організації; 5 – код документа; 6 – назва міністерства чи відомства; 7 – назва підприємства; 8 – назва структурного підрозділу; 9 – індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку; 10 – назва виду документу; 11 – дата; 12 – індекс (вихідний номер документа); 13 – посилання на індекс та дату вхідного документа; 14 – місце складання чи видання; 15 – гриф обмеження доступу до документа; 16 – адресат; 17 – гриф затвердження; 18 – резолюція; 19 – заголовок до тексту; 20 – позначка про контроль; 21 – текст; 22 – позначка про наявність додатка; 23 – підпис; 24 – гриф погодження; 25 – візи; 26 – відбиток печатки; 27 – позначка про завірення копії; 28 – прізвище виконавця та номер його телефону; 29 позначка про виконання документа та направлення його до справи; 30 – позначка про перенесення даних на машинний носій; 31 – позначка про надходження.

При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити 1-9 і трафаретні частини реквізитів 11-13.

При виготовленні загальних бланків обов’язково наносяться реквізити 1-3, 6-8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів – наказів, розпоряджень, вказівок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитами 4, 5, 10.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. У посадових бланках уводять додатковий реквізит “Назва посади”, який розташовують нижче реквізиту 7.

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (реквізит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.

Установи, об’єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити і те і інше.

Замість повної назви вищого органу – міністерства чи відомства (реквізит 6) – можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом.

Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.

Індекс підприємства зв’язку, поштову та телеграфну адресу, номер телефону, факсу (реквізит 9) зазначають відповідно до “Поштових правил Міністерства зв’язку”.

На бланках для недержавних підприємств реквізити 1, 3, 6 не зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1, а реквізит 9 – на нижньому березі. Реквізити 29, 31, в такому разі розташовуватимуться вище за реквізит 9.

2. Документи адресують підприємствам, організаціям, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі, наприклад:

Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств та організацій, то адресата зазначають узагальнено, наприклад:

У документі має бути не більше ніж чотири адресати. Слово “Копія” перед другим, третім і четвертим адресатами не проставляють.

Направляючи документ більш як у чотири адреси, складають список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

До складу реквізиту “Адреса” може входити і поштова адреса.

Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

Дати підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, що містяться в тексті, оформляють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік, наприклад: 29.01.97. Можна спочатку зазначати рік, а потім місяць і день.

У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 09 березня 1997 р.

3. Погодження – це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Реквізит 24 (гриф погодження) складається зі слова “ПОГОДЖЕНО”, назви посадової особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування і дати, наприклад:

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом чи через службовий лист, то реквізит 24 оформляють так:

Гриф погодження розташовують під реквізитом 23 (підпис), а якщо є візи, то під ними. Коли зміст документа торкається інтересів кількох організацій, оформляють ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ, про що роблять позначку на самому документі на місці реквізиту 24, наприклад:

Листок погодження оформляють на окремому аркуші за такою формою:

Розрізняють внутрішнє (з різними підрозділами та посадовими особами в самій організації чи установі) і зовнішнє погодження (з підпорядкованими і не підпорядкованими органами).

Формою внутрішнього погодження є візування проекту документа. Оформляючи візу, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату (в разі потреби зазначають посаду візувальника), наприклад:

Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставленні печатки, наприклад:

Декан факультету

професор (підпис) І.П.Кондратьєв

Повне найменування посади не вказується у тому випадку, коли документ виконано на бланку і є докладні відомості про адресата, тобто автора документа.

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним згідно з субординацією, наприклад:

Директор заводу (підпис) Ю.О.Слюсар

Головний бухгалтер (підпис) В.В.Жолоб

При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні.

Затверджують документи двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа – наказу, рішення чи постанови.

Перший спосіб:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу “Прилад”

(підпис) Я.В.Вольський

10.02.96

Другий спосіб:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

10.05.96

або

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів

трудового колективу

15.03.96 №7

На ряді документів для закріплення їх юридичної сили і засвідчення справжності ставлять печатку. Печатки за змістом бувають прості та гербові. Відбиток печатки слід проставляти таким способом, щоб він захоплював частину (3-4 знаки) назви посади особи, яка підписала документ.