Облік касових операцій в журналі№1 - Бухгалтерський облік, оподаткування - Скачать бесплатно

1. Поняття про касові операції

Касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджені на­казом Міністерства статистики України від 15.02.96 № 51 "Про затвердження типових форм первинно­го обліку касових операцій" (далі - наказ Мінста­ту), і мають застосовуватися усіма підприємствами.

Приймання готівки касами підприємств, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваже­ною керівником підприємства.

Про приймання готівки видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, упов­новаженої керівником підприємства, і касира, за­свідчена печаткою (штампом) підприємства.

При прийманні готівки до каси касири підпри­ємств керуються Правилами визначення платіжності банкнот і монет, затвердженими постановою Правлін­ня Національного банку України від 31.03.99 № 152 і зареєстрованими Міністерством юстиції України від 16.04.99 за № 242/3535 (із змінами). Обігові па­м'ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами, мають прийматися до кас підприємств за їх номіналом без обмежень для всіх видів платежів.

Видача готівки з кас підприємств прово­диться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунко­во-платіжними) відомостями (далі - видаткові документи). Документи на видачу готівки ма­ють підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видатко­вих ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Якщо на доданих до видаткових касових ор­дерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Підприємства, які займаються закупівлею сіль­госппродукції та заготівлею вторсировини, можуть, проводити видачу готівки здавальникам сільгосп­продукції та вторсировини за відомостями, у яких зазначаються їх прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що засвідчу­ються підписом здавальника.

Якщо закупівля сільгосппродукції та заготів­ля вторсировини здійснюються під час відряджен­ня, то відомості про це подаються одночасно з авансовим звітом про відрядження.

У разі видачі окремій фізичній особі го­тівки за видатковим документом касир вимагає пред'явити паспорт чи документ, що його замі­нює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом.

Якщо видатковий документ складений на видачу готівки кільком особам, то одержувачі також пред'яв­ляють паспорти чи документи, що їх замінюють, і розписуються у відповідній графі документа.

Видача готівки з каси, що не підтверджена роз­писом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.

Видача готівки особам, яких немає в штатно­му розписі підприємства, проводиться за видат­ковими касовими ордерами, що виписуються окре­мо на кожну особу, або за окремою відомістю.

Видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Якщо видача готівки проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку згідно з чин­ним законодавством, у тому числі й особи, що не має змоги в зв'язку з хворобою або з інших по­важних причин поставити розпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по бать­кові одержувача готівки бухгалтерія зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доруче­но одержати готівку. Якщо видача готівки про­водиться за відомістю, то перед розписом про одержання грошей касир робить у ній напис: "За довіреністю". Видача готівки за дорученням про­водиться відповідно до вимог, передбачених у пункті 3.4 цього Положення. Довіреність зали­шається у касира і додається до видаткового ка­сового ордера або відомості.

Видача готівки з каси підприємства для здавання її до установи банку оформляється ви­датковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свід­чить про здавання виручки до установи банку, є квитанція до об'яви на внесення готівки за під­писами бухгалтера і касира установи банку, за­свідчена печаткою (штампом) установи банку. Документом, що свідчить про здавання виручки інкасаторам банку, є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (шта­мпом) установи банку.

Виплати, що пов'язані з оплатою праці, стипендій, проводяться касиром підприємства за платіжними (розрахунково-платіжними) відомо­стями або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача.

На титульній сторінці платіжної (розрахунко­во-платіжної) відомості робиться дозвільний на­пис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених ке­рівником, із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень - словами, копійок - цифрами).

Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у разі відпустки, хвороби тощо), а також видача депонованих сум і готівки під звіт на витрати, пов'язані із службо­вими відрядженнями, кільком особам.

У централізованих бухгалтеріях, що обслуго­вують бюджетні установи, на загальну суму ви­даної заробітної плати складається один видат­ковий касовий ордер, дата і номер якого простав­ляються на кожній платіжній (розрахунково-платіжній) відомості.

Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам проводяться, як правило, за ви­датковим касовим ордером.

Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій за платіжними відомостями, касир повинен: у пла­тіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити штамп або зробити напис: "Депоновано"; скласти реєстр депонова­них сум; у кінці відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загаль­ним підсумком за платіжною відомістю і засвід­чити напис своїм підписом. Якщо готівкові кош­ти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Готівку за відомістю видав (підпис)"; здійснити відповід­ний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за відомістю.

Бухгалтерія робить перевірку відміток, зроб­лених касирами в платіжних відомостях, та здій­снює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають запов­нюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими спо­собами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для збері­гання документів терміну.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелі­чуються додані до них документи. Видача при­буткових касових ордерів і видаткових докумен­тів на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється.

Приймання і видача готівки за касовими ор­дерами може проводитися тільки в день їх скла­дання.

Виправлення в прибуткових та видаткових касових документах забороняються.

Під час одержання прибуткових касо­вих ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

- наявність і справжність на документах під­пису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного напису керівника під­приємства або осіб, які ним уповноважені;

- правильність оформлення документів, наяв­ність усіх реквізитів;

- наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з переліче­них вимог касир повертає документи до бухгал­терії для відповідного оформлення.

Прибуткові касові ордери або видаткові доку­менти одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис "Оплаче­но" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтері­єю в журналі реєстрації прибуткових і видатко­вих касових документів. Видаткові касові орде­ри, що оформлені на підставі платіжних (розра­хунково-платіжних) відомостей на виплати, по­в'язані з оплатою праці, реєструються після здій­снення цих виплат.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою ком­п'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. При цьому в документі "Вкладний аркуш журналу ре­єстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Касові документи після складання ка­сиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, ну­меруються, переплітаються в окремі папки та збе­рігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окре­мих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов'язково повертають.

Довідки за касовими документами (під­писані керівником і головним бухгалтером) ви­даються відповідним органам на їхню вимогу у випадках, передбачених чинним законодавством України.

Касові документи можуть вилучатися у випад­ках, передбачених чинним законодавством України.

2. Ведення касових книг, обов’язки касирів

З метою забезпечення здійснення розра­хунків готівкою підприємство повинно мати касу, а його керівники мають обладнати касу та забез­печити надійне зберігання готівкових коштів у ній. Якщо з вини керівників не були створені належні умови для забезпечення схоронності ко­штів під час їх зберігання і транспортування, то вони несуть за це відповідальність у встановле­ному чинним законодавством України порядку.

Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється.

Усі надходження і видача готівки в наці­ональній валюті підприємства враховують у ка­совій книзі (типова форма КО-4, затверджена наказом Мінстату.)

Кожне підприємство, що є юридичною особою і має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Відокремлені підрозділи, що мають каси і здійс­нюють розрахунки готівкою, проводять при цьому касові операції з видачі (приймання) готівки на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибутко­вих) касових ордерів або застосовують РРО (РК) при розрахунках із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, самостійно зда­ють готівкову виручку до каси установи банку (інка­саторам банку), повинні також вести касові книги, які видаються і оформляються підприємством - юри­дичною особою, до складу якої вони входять.

Відокремлені підрозділи, що мають каси та здійснюють розрахунки готівкою із споживачами в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг із застосуванням РРО (РК) і не прово­дять при цьому касових операцій з видачі (при­ймання) готівки з каси на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів, а здають отриману готівкову виручку до підприємства - юридичної особи, до складу якої вони входять у встановлені ним строки, можуть не вести касову книгу. Операція здавання відо­кремленим підрозділом готівки до каси підпри­ємства здійснюється із застосуванням прибутко­вого касового ордера з видачею відповідної кви­танції.

Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою підприємства -юридичної особи. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бух­галтера підприємства - юридичної особи.

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорни­лом темного кольору кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в ка­совій книзі. Другі примірники мають бути від­ривними, що і є звітом касира. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Виправлення в касовій книзі не допускають­ся. Якщо виправлення зроблені, то вони засвід­чуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Записи в касовій книзі робляться касиром за операціями одержання або видачі готівки за ко­жним прибутковим касовим ордером і видатковим документом у день їх надходження або видачі.

Щоденно в кінці робочого дня касир підсумо­вує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бух­галтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибу­тковими і видатковими касовими ордерами під розпис у касовій книзі. Готівка, яка видана за платіжними (розрахунково-платіжними) відомо­стями на виплати, пов'язані з оплатою праці, пен­сій, стипендій, дивідендів (доходу), відображаєть­ся в касовій книзі після закінчення строків цих виплат, а закриття вищезазначених відомостей та виписка відповідних видаткових касових ордерів здій­снюються у порядку, визначеному вище.

Якщо бухгалтерія та касир підприємства -юридичної особи не працюють у вихідні та свят­кові дні, а його відокремлений підрозділ, який використовує при розрахунках РРО (РК) у ці дні працює, але не веде касової книги, то записи в касовій книзі підприємства - юридичної особи здійснюються наступного робочого дня підпри­ємства - юридичної особи.

На підприємствах за умови забезпечення належного зберігання касових документів касо­ву книгу можна вести також в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касо­ва книга, має забезпечувати візуальне відобра­ження і роздрукування документів "Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира", які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі, затвер­дженої наказом Мінстату.

Записи в касовій книзі здійснюються шляхом уведення потрібної інформації з первинних ка­сових документів. Записи в касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зро­стання з початку року.

У разі роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" в кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздруку­вання в кінці року - їх загальна кількість за рік.

Після роздрукування "Вкладного аркуша ка­сової книги" і "Звіту касира" касир зобов'яза­ний перевірити правильність складання цих до­кументів, підписати їх і передати "Звіт касира" разом з прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розпис у "Вкла­дному аркуші касової книги".

З метою забезпечення схоронності та зручності використання "Вкладний аркуш касової книги" протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) "Вкладний ар­куш касової книги" формується у підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість ар­кушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скрі­плюється печаткою підприємства - юридичної особи.

Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання протягом 36 місяців в архів під­приємства - юридичної особи.

Контроль за правильним веденням касо­вої книги покладається на головного бухгалтера або уповноважену керівником особу.

За наявності на підприємстві кількох касирів старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром гро­шей.

Касири в кінці робочого дня зобов'язані скла­сти звіт в одержанні авансу і готівки, прийнятих (виданих) за прибутковими (видатковими) до­кументами, і здати залишок готівки та касові до­кументи за проведеними операціями старшому касиру під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.

Про аванси, одержані для оплати праці та ви­плати стипендій, касир зобов'язаний скласти звіт у встановлений строк з урахуванням дня їх оде­ржання. До закінчення цього строку касири зо­бов'язані щоденно здавати в касу залишки готів­ки, яка не видана за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Готівка здається в опечатаних касирами сумках, пакетах тощо стар­шому касиру під розпис у книзі обліку прийня­тих та виданих касиром грошей із зазначенням сум.

За наявності на підприємстві тільки одного касира облік прийнятої та виданої готівки веде цей касир.

Керівник підприємства одночасно із за­рахуванням на роботу касира укладає з ним до­говір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під розпис з цим Положенням.

Касир відповідно до чинного законодав­ства України несе повну матеріальну відповіда­льність за збереження всіх прийнятих ним цін­ностей. Касиру забороняється передовіряти ви­конання дорученої йому роботи іншим особам.

На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни, виконання обов'язків касира покладається на іншого пра­цівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну ма­теріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.

У разі відсутності касира (у зв'язку з хворо­бою тощо) цінності, що перебувають у нього під звітом, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та го­ловного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про ре­зультати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.

На підприємствах, де штатним розписом не передбачена посада касира, виконання його обо­в'язків може покладатися відповідно до письмо­вого розпорядження керівника підприємства на бухгалтера чи іншого працівника, з яким уклада­ється договір про повну матеріальну відповіда­льність.

На підприємствах, які мають відокрем­лені підрозділи або обслуговуються централізо­ваними бухгалтеріями, оплату праці, виплати до­помоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, стипендій та премій можуть проводити за пись­мовим наказом керівника інші, крім касирів, осо­би, з якими укладається договір, передбачений пунктом 4.7 цього Положення, і на яких покла­даються обов'язки, установлені для касирів цим Положенням.

З метою контролю за схоронністю го­тівкових коштів на підприємствах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентари­зації каси, що має здійснюватися згідно з нака­зом керівника підприємства, призначається комі­сія, яка після закінчення інвентаризації каси скла­дає акт (додаток 1).

У строки, що встановлені керівником, на кож­ному підприємстві проводиться інвентаризація каси з покупюрним перерахуванням усіх готів­кових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі зві­ряється з даними обліку за касовою книгою. Го­тівка, що зберігається в касі, але не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком готівки в касі. При застосуванні під­приємством у розрахунках РРО звіряється наяв­на готівка на місці проведення розрахунку каси-ром-оператором РРО із сумою, зазначеною в ден­ному звіті РРО. У разі виявлення під час інвен­таризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з'ясовуються обставини їх виникнення. При цьо­му сума нестачі стягується з винної особи, а над­лишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід підприємства.

В умовах автоматизованого ведення касової книги слід проводити перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Вищі організації (за їх наявності) на всіх під­відомчих підприємствах, а також аудитори (ау­диторські фірми) відповідно до укладених угод під час проведення документальних ревізій обо­в'язково проводять інвентаризацію каси і пере­віряють дотримання порядку ведення касових операцій. У господарських товариствах, якщо це передбачено їх статутом, такі ревізії проводять ревізійні комісії.

Перевірки дотримання порядку ведення опе­рацій з готівкою здійснюють органи державної податкової служби України, державної контро­льно-ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ України, фінансові органи (далі - контролюючі органи).

3. Документальне оформлення видачі готівки з каси

Організація проведення перевірок:

Вимоги цієї глави застосовуються при перевірках підприємств (підприємців) контролю­ючими органами, які діють згідно з чинним зако­нодавством України. Періодичність проведення цих перевірок та строк, протягом якого вони здій­снюються, визначають безпосередньо контролю­ючі органи. Також ураховується те, що перевір­ки в установах і організаціях, які утримуються з державного і місцевого бюджетів, проводяться, як правило, фінансовими органами. ""ЗТіТІГ Перелік підприємств (підприємців), що

підлягають зазначеним перевіркам за конкретні періоди, визначається з урахуванням обсягів здій­снюваних ними операцій з готівкою.

Під час перевірок з'ясовується структура під­приємства, кількість відкритих поточних рахун­ків у підприємства (підприємця) в установах банків, наявність податкового боргу у підприємс­тва (підприємця), результати раніше здійснених перевірок, дотримання ними порядку ведення операцій з готівкою.

Контролюючі органи беруть участь у прове­денні спільних перевірок.

Перевірка безпосередньо за місцезнаходжен­ням підприємства (підприємця) здійснюється на підставі документів, визначених чинним законо­давством за певний період - квартал, півріччя, рік тощо (але не менше ніж за три місяці).

Відповідальність за дотримання поряд­ку ведення операцій з готівкою покладається на підприємців та керівників підприємств. Особи, винні в порушенні порядку ведення операцій з готівкою, притягуються до відповідальності в уста­новленому чинним законодавством порядку.

У разі виявлення порушень установленого по­рядку ведення операцій з готівкою органи держа­вної податкової служби України застосовують до порушників штрафні санкції на підставі подання контролюючих органів згідно з Указом Президен­та України від 12.06.95 № 436 "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулю­вання обігу готівки" (із змінами і доповненнями).

За результатами перевірки підприємс­тва (підприємця), у разі виявлення порушень, складається акт перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою (далі - акт перевір­ки) (додаток 2) у трьох примірниках, у якому викладається зміст порушення з відповідним об­грунтуванням. Акт містить висновки про резуль­тати перевірки, а також рекомендації керівницт­ву підприємства щодо усунення виявлених недо­ліків. Акт підписується службовими особами, які проводили перевірку, а також керівником та го­ловним бухгалтером підприємства (підприєм­цем). Перший примірник надсилається органам державної податкової служби за місцем держав­ної реєстрації підприємства (підприємця) для вжиття заходів, передбачених чинним законодав­ством, другий - передається безпосередньо відпо­відному підприємству (підприємцю), третій при­мірник залишається в документах контролюючо­го органу. Якщо порушень не виявлено, то служ­бовими особами, які проводили перевірку, скла­дається довідка довільної форми, у якій зазнача­ються назва підприємства, яке перевірялося, тер­мін перевірки, посилання на чинне законодавст­во, згідно з яким проводилася перевірка, питання, які були перевірені, яка підписується службови­ми особами, які проводили перевірку, а також керівником та головним бухгалтером підприємс­тва (підприємцем).

Керівник підприємства або особа, що його заміщує, підприємець, має право під час скла­дання акта перевірки не погодитися з результа­тами перевірки і надати щодо цього відповідні обгрунтовані зауваження (пояснення) у письмо­вій формі, які додаються до акта. Результати перевірки дотримання порядку ведення касових операцій розглядаються керівництвом підприєм­ства (підприємцем), як правило, у триденний строк після її закінчення.

Залежно від специфіки функціонуван­ня підприємства (підприємця), що перевіряють­ся, та завдань контролюючих органів під час пе­ревірки можуть розглядатися й інші питання, які не включені до цієї глави та використовуватися інші форми актів перевірок.

Ведення касової книги і касових докуме­нтів, їх оформлення:

Під час перевірок здійснюється конт­роль за виконанням підприємством вимог цього Положення, що пов'язані з веденням касової книги та оформленням операцій з приймання та видачі готівки з каси, веденням форм первинної обліко­вої документації.

Під час перевірок з'ясовується наяв­ність у підприємства касової книги, а також від­повідність її оформлення вимогам наказу Мін­стату. Крім того, перевіряється правильність ве­дення касової книги, оформлення в ній касових операцій із приймання і видачі готівкових кош­тів (у тому числі за строками), відповідність за­значених у ній сум про прийняту до каси або видану з каси готівку даним прибуткових і вида­ткових касових ордерів (типові форми відповід­но КО-1 і КО-2, якість і своєчасність записів ка­сира згідно із зазначеними в касовій книзі касо­вими документами, наявність підпису бухгалтера, який перевірив записи в касовій книзі за кількі­стю отриманих ним касових ордерів, правильність підрахунку в касовій книзі фактичних залишків готівки в касі на кінець дня тощо.

Перевіряється також правильність за­повнення всіх реквізитів прибуткових і видатко­вих касових ордерів та платіжних (розрахунко­во-платіжних) відомостей (проставлення потріб­них дат, номерів, сум, підстав для їх виписки, на­явність підписів службових осіб і одержувачів коштів, печаток, штампів, розписів про отримання готівки, правильність оформлення депонованих сум тощо). За окремими платіжними (розрахун­ково-платіжними) відомостями можуть вибірко­во перераховуватися суми виплаченої готівки.

Установлюється наявність у підприємс­тва журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів та книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей (типові форми відповід­но КО-3 і КО-5 і правильність їх ведення, а також правильність відображення в касових документах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між кореспонденцією рахунків, унесених до касо­вої книги та проставлених у касових ордерах, на­явність потрібних виправдувальних документів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, рахунки, довідки тощо), і відміток про їх погашення. У касових документах, які викликають сумніви щодо їх справжності, перевіряється достовірність підписів одержувачів коштів і службових осіб, які дають пояснення щодо цього.

Виявлені в результаті перевірки пору­шення і висновки про ведення касової книги та касових документів зазначаються в розділі і акта перевірки.

Оприбуткування надходжень готівки:

Особлива увага під час перевірки має приділятися встановленню повноти та своєчас­ності оприбуткування касами підприємств готів­кових надходжень, одержаних у результаті здій­снення підприємством господарської діяльності (за реалізовану продукцію, продані товари, вико­нані роботи, надані послуги і за позареалізаційні операції).

Під час перевірки аналізується загаль­ний стан касових оборотів надходжень готівки з кас банку до кас підприємства на підставі бан­ківських виписок за поточними рахунками під­приємства.

Звіряються банківські виписки (за су­мами коштів, що одержані з банку, і датами) та відповідні записи в касовій книзі з даними при­буткових касових ордерів. У разі потреби мо­жуть також порівнюватися дані корінців грошо­вих чеків з виписками банку.

Уся готівка, що надходить до кас, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися. Порядок оприбуткування готівки касами підпри­ємств, у тому числі і при розрахунках із застосу­ванням РРО (РК) визначені в пункті 2.10 цього Положення.

Під час перевірки контролюючими ор­ганами повного і своєчасного оприбуткування коштів, що надійшли до каси підприємства від здійснення господарської діяльності, записи в касовій книзі звіряються за сумами та строками з даними відповідних прибуткових касових ор­дерів (із залученням у разі потреби таких випра­вдувальних документів: товарних і касових че­ків, розрахункових квитанцій, квитанцій до при­буткових касових ордерів, рахунків-фактур, то­варно-транспортних і податкових накладних тощо). Перевіряється також проведення записів щодо реєстрації зазначених ордерів (за сумами і датами) у журналі реєстрації прибуткових і ви­даткових касових документів.

За потреби поглибленої перевірки повно­го оприбуткування в касі готівкових коштів, одер­жаних з різних джерел, можуть аналізуватися та­кож обороти за відомістю журналу-ордеру 1 за де­бетом субрахунку 301 "Каса в національній валюті" порівняно з оборотами за кредитом кожного корес­пондуючого рахунку/субрахунку (311 "Поточні рахунки в національній валюті", 370 "Розрахунки з різними дебіторами", 631 "Розрахунки з постача­льниками та підрядниками", 661 "Розрахунки за заробітною платою", 662 "Розрахунки з депонента­ми", 681 "Розрахунки за авансами одержаними" та іншими рахунками) з подальшим порівнянням їх із відповідними записами в касовій книзі та дани­ми документів, які підтверджують фактичне одер­жання підприємством певних сум готівки у відпо­відні строки.

Крім того, для контролю за повним і своєчасним оприбуткуванням готівки конкретним підприємством контролюючі органи можуть за­стосовувати відповідні зустрічні документальні перевірки, що здійснюються безпосередньо на підприємствах-покупцях (замовниках), які сплати­ли готівкові копіти, шляхом залучення відповід­них первинних документів та взаємного звірян­ня касових документів отримувачів готівки з да­ними покупців.

Під час перевірки контролюючі органи мають брати до уваги те, що за наявності в касі підприємства готівки, яка не підтверджена при­бутковими касовими ордерами, вона вважається неоприбуткованою в касі та зараховується в до­хід підприємства.

Установлені під час перевірки порушен­ня порядку оприбуткування надходжень готівки відображаються в розділі II акта перевірки.

Дотримання встановлених лімітів каси:

Під час перевірки дотримання підпри­ємством ліміту каси визначається встановлений установою банку ліміт каси, уточнюються за на­явними копіями заявок-розрахунків та наказами (розпорядженнями) суми самостійно доведеного підприємством ліміту каси своїм відокремленим підрозділам.

Під час перевірок з'ясовують те, як під­приємство дотримується встановленого установою банку ліміту каси, строків і порядку здавання готівкової виручки, а також своєчасність повер­нення в банк не витрачених у визначений строк коштів, виданих на оплату праці та інші випла­ти. При цьому має враховуватися те, що кошти, одержані з каси банку або направлені з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці, пенсій, сти­пендій, дивідендів (доходу), можуть протягом 3-5 днів зберігатися в касі підприємства понад уста­новлений ліміт каси.

Для визначення понадлімітних залишків готівки в касі порівнюються записи про фактичні її залишки в касі за касовою книгою з установленим підприємству лімітом каси за кожний день незале­жно від того, здійснювалися в цей день касові обо­роти (надходження і витрати готівки) чи ні. Якщо в періоді, що перевіряється, виявлено перевищення ліміту каси, то визначаються, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а також загальна сума понадлімітних залишків.

Під час перевірок мають також урахо­вуватися особливості визначення понадлімітних залишків і порядку їх здавання до кас банків підприємствами торгівлі, громадського харчування та послуг.

При здійсненні цих перевірок у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг та­кож звертається увага на необхідність забезпечен­ня постійної наявності в касах підприємств, що перевіряються, розмінної монети для видачі здачі.

Виявлені порушення встановленого лі­міту каси відображаються у таблиці розділу III акта перевірки (зазначаються дані про діючий ліміт каси, фактичні залишки готівки каси в ті дні, коли було перевищено її ліміт, а також роз- рахунок загальної суми перевищення встановле­них лімітів за кожний день).

Цільове використання готівки, одержаної в установі банку:

Особлива увага під час перевірок має приділятися цільовому використанню готівки, яку підприємство (підприємець) одержує в установі банку. Цільове призначення цих коштів зазна­чається конкретним підприємством (підприєм­цем) при заповненні грошового чека встановле­ної форми і не повинно суперечити чинному за­конодавству України.

Під час перевірок цільового викорис­тання готівки, одержаної підприємством в уста­нові банку, використовуються банківські випис­ки, касові книги, звіти касира, видаткові касові ордери, журнали-ордери 1 за кредитом субраху­нку 301 "Каса в національній валюті", книги об­ліку придбання товарів (робіт, послуг), а також документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів за призначенням. Крім того, можуть також використовуватися товарні та ка­сові чеки, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, проїзні документи, інші розрахункові документи, а також акти про закупівлю товарів (виконання робіт, надання по­слуг), платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, договори купівлі-продажу, авансові звіти підзві­тних осіб тощо.

Під час перевірки підприємства порів­нюються відповідні записи в касовій книзі та прибуткових касових ордерах з банківськими виписками щодо цільового призначення одержа­них у банку коштів, що визначається за символа­ми касових оборотів, які зазначаються в банків­ських виписках. У разі виникнення розбіж­ностей з'ясовуються їх причини.

Суми і напрями використання готівки, одержаної в касі банку, порівнюються з аналогіч­ними показниками їх фактичного витрачання із залученням відповідних виправдувальних доку­ментів. За результатами перевірки встановлю­ються конкретні факти нецільового використан­ня готівки, з'ясовуються їх причини. Якщо лише частина одержаної в банку готівки була викори­стана за цільовим призначенням, а інша не здана до каси підприємства, то сума витраченої на інші цілі готівки кваліфікується як нецільове викори­стання коштів. Уважаються порушенням також випадки фактичного використання підприємст­вом (підприємцем) одержаної в банку готівки за цільовим призначенням, але без надання підтверджувальних документів.

Результати перевірки цільового вико­ристання готівки, одержаної в банку, зазначають­ся в розділі IV акта перевірки.

Контроль за видачею значних сум готівки:

При здійсненні контролю за дотриман­ням ведення операцій з готівкою особлива увага має приділятися операціям з одержання підпри­ємством (підприємцем) значних сум (що переви­щують еквівалент 10000 євро за офіційним кур­сом гривні до іноземної валюти, установленим Національним банком) зі своїх банківських ра­хунків та їх цільовому використанню.

Під час перевірки систематизуються згі­дно з банківськими документами всі випадки оде­ржання підприємством (підприємцем) значних сум готівкових коштів, а за потреби використовуються також відповідні дані установ банків, у яких від­крито його поточні рахунки.

Під час перевірки аналізуються обсяги готівки, періодичність та структура її видачі, ди­наміка порівнянне з попередніми періодами. Звертається також увага на строки відкриття під­приємством (підприємцем) рахунку; проведення ним операцій, що не є економічно виправданими або суперечать чинному законодавству (які не відповідають характеру його діяльності; перека­зи значних сум готівки на рахунки фізичних осіб; надходження і вилучення з рахунків готівки в сумах, яка перевищує звичайний грошовий обіг цього підприємства (підприємця); внесення на рахунки готівки з подальшим переказуванням її в стислі строки іншому підприємству; система­тичне або повне зняття значних сум готівки в день її надходження на рахунок тощо).

Аналізується також видача готівки в сумах, що становлять менше ніж 10000 євро, але які підприємство (підприємець), що перевіряється, одержувало зі свого рахунку регулярно про­тягом короткого періоду (тижня, декади, місяця).

За потреби для контролю за цільовим використанням значних сум готівки, що одержані підприємством (підприємцем) в установі банку, можуть здійснюватися зустрічні перевірки.

Виявлені в результаті перевірки пору­шення зазначаються в розділі V акта перевірки.

Витрачання готівки з виручки на випла­ти, пов'язані з оплатою праці:

Під час перевірки встановлюється до­тримання підприємством чинного порядку витра­чання готівкової виручки, зокрема здійснення ним виплат, що пов'язані з оплатою праці, за наяв­ності податкового боргу.

Крім того, береться до уваги, що згідно з пунктом 2.12 цього Положення підприємству, яке має податковий борг, забороняється витрачати го­тівку з виручки, одержану від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) та позареалізаційних над­ходжень на виплати, пов'язані з оплатою праці, за винятком виплат через екстрені (невідкладні) об­ставини, що можуть здійснюватися з виручки.

Під час перевірки контролюючі органи встановлюють, у які періоди підприємство, що пере­віряється, мало податковий борг, що обліковується в органах державної податкової служби України.

Під час перевірки встановлюються фа­кти проведення підприємством у ці періоди за­значених вище виплат, пов'язаних з оплатою праці, за наявності в нього податкового боргу. Для цього за записами в касовій книзі та за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями і вида­тковими касовими ордерами встановлюються суми і дати здійснення цих виплат із каси підприємс­тва. На підставі касової книги та прибуткових касових ордерів виявляються також джерела над­ходжень коштів (з установи банку або з вируч­ки) за сумами і датами, за рахунок яких здійсню­валися вищезазначені виплати.

Також слід звертати увагу на ті випадки, коли за однією платіжною (розрахунково-платіжною) відомістю частина виплат здійснювалася за ра­хунок коштів, одержаних в установі банку, а інша частина - за рахунок готівкової виручки.

З метою перевірки зазначеного питан­ня можуть також використовуватися: місячний (квартальний) бухгалтерський баланс (Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 Головна книга, журнали-ордери, касові книги, прибуткові та видаткові касові ордери, платіжні (розрахун­ково-платіжні) відомості, банківські виписки тощо.

Дані про виявлені порушення (конк­ретні дати та суми) зазначаються в розділі VI акта перевірки.

Дотримання порядку видачі готівки під звіт та її використання:

Метою перевірки є здійснення контро­лю за дотриманням підприємствами встановле­ного порядку видачі готівкових коштів під звіт (у тому числі на відрядження) та їх використан­ня відповідно до вимог цього Положення та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (із змінами), затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 10.06.99 № 146 і зареєстрованої Міністерством юстиції України 29.06.99 за № 418/3711.

Під час проведення перевірок аналізу­ється порядок видачі підприємствами сум