ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ В БАНКАХ

Бухгалтерський облік у банківській системі України організується Національним банком з урахуванням діючих у міжнародній практиці принципів та стандартів бухгалтерського обліку та чинного національного законодавства. Найбільш жорстко регулює Національний банк України фінансовий облік. Управлінський облік, як зазначалося, банки організують самостійно, залежно від особливос-
тей діяльності, структури, потреб управління. Бухгалтерський облік у банках має грунтуватися на єдиних методологічних засадах. Методологія відображення в обліку окремих банківських операцій, використання визначених у межах чинного законодавства принципів, способів, прийомів та процедур ведення бухгалтерського обліку фіксуються у відповідному документі банку (наприклад у наказі), котрим визначається облікова політика банку. Зміни положень облікової політики та їхні причини викладаються окремо у пояснювальній записці до річного звіту банку.
Господарські операції, тобто факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов'язань і фінансових результатів, відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах здійснюються на підставі первинних документів, тобто письмових свідоцтв, що фіксують, підтверджують господарські операції та надають юридичної сили даним бухгалтерського обліку.
Первинні документи складаються у момент проведення кожної господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передавання їх для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність наведених у документах даних несуть особи, які склали і підписали ці документи. Банківські документи підписуються особисто, а у разі їх складання на обчислювальних машинах — у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію. У документах забороняються виправлення і підчищення.
Банківські документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати обов'язкові реквізити, перелік яких, залежно від виду документів, може визначатися законами України, нормативними документами Національного банку України, інших міністерств та відомств (у межах їхньої компетенції), а також самим банком. Залежно від характеру операції, технології оброблення даних до документів можуть включатися додаткові реквізити.
Інформація, що міститься у взятих до обліку первинних документах і необхідна для відображення у бухгалтерському обліку, нагромаджується та систематизується в облікових регістрах. Облікові регістри — носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді машинограм, ордерів, журналів, особових рахунків тощо — призначені для нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, взятих до обліку. Форми облікових регістрів рекомендуються Національним банком України або розробляються банками самостійно з дотриманням загальних методологічних засад. Банки, що складають облікові регістри на машинозчитувальних носіях, повинні забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді. На вимогу контрольних або судових органів та своїх клієнтів банк зобов'язаний зробити копії таких регістрів на паперовому носії.
Інформація про господарські операції банку за звітний період з облікових регістрів переноситься у згрупованому вигляді до фінансових (бухгалтерських) звітів.
З метою упорядкування руху та своєчасного відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку банки встановлюють графіки документообороту. Документооборот за банківськими операціями — послідовне переміщення розрахунково-грошових документів з часу їх виписування або надходження ззовні до закінчення операцій за робочий день і здавання в поточний архів. Графік документообороту встановлює чітко визначений рух (переміщення) документів між банком і клієнтами, між різними установами банків, кількість підрозділів банку та виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначає максимальний термін його перебування в підрозділі, терміни для відображення в обліку.
Документооборот залежить від специфіки виконання тих або інших банківських операцій, структури обліково-операційного апарату банку, автоматизації обліку тощо. Тому порядок проходження документів усередині банку визначається ним самостійно з урахуванням вимог, які встановлює Національний банк України до окремих операцій. При цьому мають дотримуватися основні правила документообороту:
— кожний документ підлягає попередньому контролю;
— документи за безготівковими розрахунками спочатку відображаються за дебетом рахунків платників, а лише потім — за кредитом рахунків одержувачів;
— прибуткові касові документи відображаються в обліку після прийняття грошей касою, а видаткові направляються в касу для оплати тільки після відображення їх за рахунками бухгалтерського обліку.
Графіки документообороту за різними операціями банку можуть набувати різної форми. Вони можуть оформлятися у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та оброблення документів, що виконуються кожним підрозділом банку, а також усіма виконавцями із зазначенням їхнього взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Наголосимо, що однією з умов надання Національним банком України комерційним банкам ліцензії на здійснення банківських операцій є наявність у них відповідних внутрішніх документів, які регламентують здійснення комерційним банком діяльності, що згідно з чинним законодавством підлягає ліцензуванню.
Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності банки проводять інвентаризацію коштів, грошових зо-
бов'язань та майна. Інвентаризація — це спосіб бухгалтерського обліку, що забезпечує відповідність облікових даних про наявність коштів, грошових зобов 'язань та майна їхній фактичній наявності. Залежно від повноти охоплення коштів (зобов'язань, майна) інвентаризації бувають повні й часткові. Повна інвентаризація охоплює всі кошти, грошові зобов'язання та майно установи банку, а часткова — лише один або кілька видів господарських об'єктів. Окремо можна виділити вибіркову інвентаризацію, однак за характером охоплення вона належить до часткової.
Кількість та вид інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення, перелік майна, коштів та грошових зобов'язань, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються банком, крім випадків, коли проведення інвентаризації згідно з чинним законодавством є обов'язковим.
Розходження фактичної наявності матеріальних цінностей та коштів з даними бухгалтерського обліку, встановленими під час інвентаризації, регулюються установою банку у такому порядку:
— виявлений надлишок підлягає оприбуткуванню та зарахуванню на результати фінансово-господарської діяльності як прибуток банку;
— нестача цінностей і коштів відшкодовується за рахунок винних осіб або зараховується на збитки банку відповідно до чинного законодавства.
Для групування, відображення руху засобів, коштів, їхніх джерел і господарських процесів у бухгалтерському обліку призначені рахунки. За своєю формою бухгалтерський рахунок — це таблиця, що має дві протилежні за своїм призначенням сторони — дебет і кредит. Підсумки записів за дебетом та кредитом рахунків називають оборотами, а різницю між ними (з урахуванням залишку на початок періоду, за котрий беруться обороти) — сальдо.
Господарські операції відображаються на рахунках бухгалтерського обліку з допомогою подвійного запису, тобто одночасної реєстрації кожної операції в однаковій сумі в дебеті одного рахунку та кредиті іншого. Внаслідок цього між рахунками виникає взаємозв'язок, що називається кореспонденцією рахунків. Вона відображається відповідним записом — проводкою, тобто формулою, котра показує, за дебетом та кредитом яких рахунків і в якій сумі записується та чи інша операція.
За допомогою подвійного запису господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку забезпечується контроль, тому що кожна операція в однаковій сумі відображається на дебеті одного і на кредиті іншого бухгалтерського рахунків, чим досягається рівність підсумків оборотів за дебетом і кредитом усіх рахунків. Відсутність такої рівності свідчить про те, що під час записів операцій на рахунках допущено помилку. Крім цього, на основі подвійного запису контролюється економічний зміст проведених господарських операцій. Він допомагає з'ясувати, в результаті яких операцій відбулися зміни даного виду засобів, їхніх джерел утворення чи господарських процесів, звідки ці засоби надійшли і куди вони вибули.
Рахунки бухгалтерського обліку поділяють на балансові і позабалансові. В основу розмежування відображення господарських фактів на балансових чи позабалансових рахунках у банках покладено такі критерії:
1) ймовірність того, що банк отримає або втратить будь-яку майбутню економічну вигоду, пов'язану з конкретним видом активу або пасиву;
2) конкретний вид активу або пасиву має вартість, яка може бути" точно оцінена.
Якщо господарські засоби, кошти і цінності не відповідають зазначеним вище двом критеріям, то вони обліковуються на позабалансових рахунках. На цих рахунках банків обліковуються:
— вимоги та зобов'язання банку, які можуть виникнути у майбутні періоди та за якими він несе ризики;
-— документи і цінності;
— операції з приватизації.
Зауважимо, що бухгалтерський облік за позабалансовими рахунками банки ведуть методом подвійного запису. Для цього вони використовують рахунки групи 991 «Контррахунки».
Залежно від обліку засобів або джерел їх утворення рахунки поділяють на активні, пасивні та активно-пасивні. Активні рахунки призначені для обліку розміщення коштів і господарських засобів, а пасивні — для обліку джерел утворення господарських засобів і коштів. Певна частина рахунків має змішаний характер, і тому їх називають активно-пасивними рахунками. Якщо на активно-пасивному рахунку сальдо дебетове, то він є активним рахунком, якщо кредитове — пасивним.
Позабалансовий банківський рахунок є активним, якщо при переведенні його на балансовий рахунок останній дебетується; якщо ж при переведенні балансовий рахунок кредитується, то позабалансовий рахунок вважається пасивним.
За своїм призначенням та структурою банківські рахунки поділяються на основні, регулюючі й операційні. Взято за основу те, як вони відображають ті чи інші об'єкти бухгалтерського обліку, що обліковується за дебетом та кредитом і показує залишок кожного рахунка. Так, основними є рахунки, що призначені для обліку господарських засобів і джерел їх утворення.
Регулюючі рахунки використовуються в обліку для регулювання (уточнення) оцінки господарських засобів та їхніх джерел, показа-
них на основних рахунках. Вони, у свою чергу, поділяються на контрактивні, контрпасивні, контрарно-доповнювальні.
Контрактивні рахунки призначені для регулювання оцінки окремих основних активних рахунків, а тому самі є пасивними. За кредитом цих рахунків показується збільшення сум, які підлягають вирахуванню з основного активного рахунку, а за дебетом — зменшення цих сум. Сальдо показує остаточну суму, яка підлягає вирахуванню із залишку основного активного рахунку. До таких рахунків належать, наприклад, такі: «Знос операційних основних засобів», «Знос нематеріальних активів», «Резерв під знецінення цінних паперів у портфелі банку на інвестиції» тощо.
Контрпасивні рахунки призначені для регулювання основних пасивних рахунків, а самі є активними. Вони слугують для зменшення сум джерел засобів, які обліковуються на основних пасивних рахунках. Дебет контрпасивного рахунку показує збільшення сум, що підлягають вирахуванню із сальдо основного пасивного рахунку. Прикладами такого рахунку є: «Технічний рахунок для розподілу доходів бюджетів України», «Технічний рахунок для перерахування коштів Державного бюджету України», «Неамортизо-ваний дисконт за цінними паперами власного боргу, емітованими банком» тощо.
До контрарно-доповнювальних рахунків належать такі, які можуть мати дебетове або кредитове сальдо. При цьому уточнення оцінки на регульованих рахунках здійснюється в бік збільшення або зменшення. До таких рахунків, наприклад, належать рахунки «Результати переоцінки вартості господарських матеріалів», «Результати переоцінки іноземної валюти та банківських металів» тощо.
Операційні рахунки використовуються для відображення та контролю витрат, фінансових результатів. Вони неоднорідні за своїм складом. До них можна віднести такі рахунки: «Витрати майбутніх періодів», «Результат поточного року» тощо.
За способом групування та узагальнення облікових даних бухгалтерські рахунки поділяють на синтетичні й аналітичні. Синтетичні рахунки призначені для обліку інформації про склад і рух господарських засобів, коштів, джерел їх утворення і господарських процесів в узагальненому вигляді і в грошовому вимірнику. Облік, що ведеться на таких рахунках, називається синтетичним. У банках синтетичний облік здійснюється на рівні балансових рахунків II, III та IV порядків.
Для детальної характеристики об'єктів бухгалтерського обліку використовують аналітичні рахунки, які деталізують зміст синтетичних рахунків. Облік, що ведеться на аналітичних рахунках, називається аналітичним.
Національним банком України розроблені і доведені до банків методичні вказівки про ведення параметрів аналітичного обліку.
Згідно з ними банкам рекомендується поділяти параметри на такі, що належать до клієнтів (контрагентів), та на параметри безпосередньо аналітичних рахунків. При цьому вважається, що всі аналітичні рахунки можна розподілити між контрагентами у такий спосіб, щоб кожен контрагент був зв'язаний з одним або кількома аналітичними рахунками.
Усі параметри Національним банком України поділені на дві групи: обов'язкові й необов'язкові. У свою чергу, обов'язкові параметри бувають загальні та спеціальні.
Обов'язкові параметри вводяться із урахуванням вимог Національного банку України щодо звітності банків. Вони є обов'язковими для заповнення під час занесення у комп'ютерну систему нового контрагента або під час відкриття аналітичного рахунку.
Необов 'язкові параметри мають рекомендаційний характер для заповнення. Вони можуть використовуватися під час організації управлінського обліку та звітності.
Спеціальні параметри застосовуються до окремих груп аналітичних рахунків залежно від їхнього економічного змісту. Такі параметри використовуються для автоматизованого ведення окремих банківських операцій та надання спеціальної звітності Національному банку України.
Рекомендований Національним банком України формат параметрів аналітичного обліку узгоджений із форматом кодування відповідних параметрів у класифікаторах Державного комітету статистики України та Держстандарту України. Довжина номера аналітичного рахунку не є фіксованою, мінімальна довжина становить 5 цифр, а максимальна — 14 цифр.
Між аналітичними й синтетичними рахунками існує нерозривний зв'язок. На аналітичних рахунках відображаються ті самі зміни, що й на синтетичних, але детальніше. Залишки й обороти всіх аналітичних рахунків мають дорівнювати один одному за сумою і відповідати за сумою залишкам і оборотам синтетичного рахунку, в розвиток якого їх ведуть.
Для відображення у бухгалтерському обліку та звітності майно та господарські операції оцінюються в національній грошовій одиниці України. Записи за валютними рахунками в синтетичному обліку здійснюються в гривні, а в аналітичному обліку — у подвійному виразі: в іноземній валюті — за її номіналом і в гривні — за офіційним валютним (обмінним) курсом Національного банку України, що діяв на час здійснення операції.
Активи та зобов'язання в іноземній валюті мають переоцінюватися на звітну дату. Але в банках така переоцінка проводиться, як правило, в кожну дату зміни курсу валюти.
Облік активів та пасивів здійснюється за фактичними витратами на їх придбання або виникнення.
Під час здійснення операцій необхідно розрізняти дату операції та дату валютування. Дата операції — це дата відображення у бухгалтерському обліку операції в день її здійснення, тобто в день виникнення прав (активів) або зобов'язань (пасивів), незалежно від того, коли фактично були отримані чи сплачені грошові кошти за цією операцією. Дата валютування — це дата реального (фактичного) зарахування або списання коштів за операцією.
Здійснюючи бухгалтерський облік, банки повинні зважати на заборону взаємного заліку активів та зобов'язань, доходів та витрат як у бухгалтерських записах, так і в фінансовій звітності, а саме:
— кредитів, депозитів, іншої дебіторської та кредиторської заборгованості різних юридичних і фізичних осіб;
— кредитів, депозитів, іншої кредиторської та дебіторської заборгованості одних і тих самих юридичних чи фізичних осіб, що враховуються в різній валюті та з різними строками погашення;
— депозитів та кредитів, що надані під заставу депозиту, якщо інше не передбачено чинним законодавством;
— витрат на виплату процентів та доходів у вигляді процентів тій самій особі.
На підставі даних бухгалтерського обліку банками складається бухгалтерська {фінансова) звітність, тобто система взаємозв'язаних узагальнювальних показників, що відображають фінансовий стан банку та результати його діяльності за звітний період. При цьому важливою рисою бухгалтерського обліку в банках є щоденне завершення усіх процесів обліку та складання щоденних балансів.