До умов збереження товарно-матеріальних цінностей належать:
1) належний підбір матеріально відповідальних осіб;
2) організація і стан складського господарства;
3) організація охорони складських приміщень, перепускної системи внутрігосподарського контролю за наявністю матеріальних цінностей.
Стосовно матеріально відповідальних осіб ревізору потрібно вияснити:
1. наявність договору про матеріальну відповідальність;
2. чи не притягалась особа до кримінальної відповідальності;
3. правила узгодження відпуску матеріальних цінностей зі складу ш виробництво,
Важливим моментом ревізії є перевірка складського господарства, збереження матеріальних цінностей, забезпеченість складських приміщень вимірювальними приладами, організація охорони та наявність сигналізації, організація видачі перепусток. Дієвим методом перевірки правильного збереження матеріальних цінностей є повна (вибіркова) інвентаризація, яка проводиться згідно з інструкцією не менше ніж один раз в рік, а на підприємствах, де є залишки сировини, матеріалів, інвентаризація проводиться на кожне перше число місяця.
Готуючись до інвентаризації, слід визначити кількість основних об'єктів, по яких вона буде проведена. Для цього обов'язково необхідно знати технологію виробництва. Інвентаризація проводиться раптово і одночасно на усіх об'єктах з залученням фахівців, які добре знають технологію виробництва на підприємстві, що ревізується, і обов'язково у присутності матеріально відповідальної особи.
До початку інвентаризації ревізор у присутності інвентаризаційної комісії, призначеної наказом керівника підприємства, повинен опломбувати складські приміщення у тому разі, якщо протягом одного дня провести інвентаризацію на усіх складах неможливо. Факт опломбування засвідчується актом, у якому обов'язково вказуються члени інвентаризаційної комісії, дата складання акта, місце знаходження та назва складу, кількість пломб та їхні номери. Акт підписується усіма членами інвентаризаційної комісії.
Для забезпечення недоторканості пломб до моменту проведення інвентаризації треба оголосити про стягнення штрафів з порушників, адже матеріально відповідальні особи з метою приховування нестачі або лишків можуть зривати пломби. Сума штрафу може становити 1-5% від вартості цінностей, які зберігаються на опломбованих складах.
Дуже важливо ще до початку інвентаризації отримати усі документи з надходження та витрат матеріальних цінностей. Для цього кожний документ підписується членами інвентаризаційної комісії, проставляється дата. Звіт, який складає матеріально відповідальна особа, теж підписується членами комісії. Під час ревізії забороняється використовувати первинні документи без позначок ревізора.
Після цього матеріально відповідальна особа пише розписку про те, що усі первинні документи з надходжень та витрат занесені до звіту і ніяких інших документів більше не подаватиметься. Потрібно також взяти розписку про те, що на відповідальному збереженні немає матеріальних цінностей, які належать іншим організаціям чи стороннім особам. Якщо вони є, то з'ясувати які саме, чиї і де зберігаються.
Інвентаризацію проводять суцільним або вибірковим методом.
Під час ревізії слід брати до уваги факти проведення інвентаризації із зміною матеріально відповідальних осіб. У разі виявлення порушень, коли, наприклад, під час перебування у відпустці однієї матеріально відповідальної особи її заміняла інша без передачі матеріальних цінностей, проводиться суцільна інвентаризація. Суцільна інвентаризація проводиться й тоді, коли матеріальних цінностей небагато.
Якщо інвентаризація проводиться вибірково, доцільно перевіряти кожне п'яте найменування згідно з картотекою та оборотною відомістю.
Сипучі матеріали зважуються вибірково. Для цього виготовляється ящик об'ємом 1куб.м і відбирається 5 проб із різних місць. Загальна вага усіх проб вираховується за значенням питомої ваги матеріалу.
За проведеною таким методом інвентаризацією не виводяться її результати, а матеріали не скеровуються до слідчих органів. Така інвентаризація проводиться для того, щоб пересвідчитися, чи немає великих відхилень. У тому разі, якщо вибірковою інвентаризацією виявлено значні розбіжності між наявними і обліковими даними, проводиться суцільне переважування.
Оформляючи інвентаризаційні описи, треба точно вказувати назву цінностей, щоб вона збігалася з назвою, яка написана в обліковій картці чи оборотній відомості. Обов'язково мусить бути вказана одиниця виміру і кількість одиниць. Кожна сторінка інвентаризаційного опису має бути підписана усіма членами комісії. Якщо є виправлення, то вони обумовлюються, а потім підписуються усіма членами комісії.
Бухгалтер складає порівняльну відомість тільки за тими позиціями, де є відхилення.
Усі цінності перераховуються інвентаризаційною комісією у присутності матеріально відповідальної особи і заносяться до акту інвентаризації, який складається у двох примірниках і підписується усіма членами інвентаризаційної комісії.
У тому разі, якщо будуть знайдені недоліки щодо ненадійного зберігання матеріальних цінностей, їх необхідно вказати в акті ревізії.
Під час інвентаризації незавершеного виробництва, капітального будівництва і незавершеного ремонту до складу інвентаризаційної комісії обов'язково необхідно включати технологів, інженерів-будівельників та інших фахівців.
Сировина, матеріали і покупні напівфабрикати, що є на робочих місцях і не оброблялися, заносяться до окремих описів матеріальних цінностей.
Кількість сировини та матеріалів, що є складовими неоднорідної маси та сумішей у незавершеному виробництві, визначається за допомогою розрахунків фахівців — членів інвентаризаційної комісії згідно з галузевими інструкціями. Розрахунки з підписом особи, яка їх виконувала, додаються до інвентаризаційного опису.
Результати інвентаризації оформляються бухгалтерією підприємства. За ними виводяться наявні лишки або нестача.
Усі факти розбіжностей заносяться до відомостей інвентаризаційних різниць. Якщо є розбіжності даних обліку фактичної наявності матеріальних цінностей з бухгалтерськими даними, то лишки оприбутковуються з віднесенням результатів на збільшення доходу підприємств, а недостача цінностей у межах затверджених норм втрат списується на витрати виробництва. Норми природних втрат застосовуються лише у разі виявлення фактичних нестач та після заліку нестач цінностей над лишками у пересортиці.
Понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за такими цінами, за якими вираховується обсяг шкоди, заподіяної розкраданням, нестачею, знищенням та псуванням матеріальних цінностей.
Сума до відшкодування розраховується відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116. Згідно з цим Порядком розрахунок повинен здійснюватися за такою формулою:
Рз = [(Бв-А)-Іінф + ПДВ+Азб]-2,
де Рз — розмір збитків та нестач;
Бв — балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей;
А — амортизаційні відрахування;
Іінф — загальний індекс інфляції, який розраховується на підставі щомісячно визначених Мінстатом індексів інфляції;
ПДВ — розмір податку на додану вартість;
Азб — розмір акцизного збору.
Понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей, зокрема й готової продукції, у тому разі, якщо винуватців не встановлено або якщо у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки підприємства.
Слід пам'ятати, що взаємозалік лишків і нестач внаслідок пересортиці можна здійснити тільки щодо матеріальних цінностей однакового найменування або схожих зовні, чи упакованих тотожною кількістю у одній тарі за умови, що лишки і нестачі виникли протягом одного і того ж періоду, що перевіряється, а також протягом того часу, коли матеріальну відповідальність несла одна матеріально відповідальна особа.
За відсутності норм втрат нестача розглядається як понаднормова.
Під час ревізії необхідно проводити інвентаризацію підзвітних сум. Для цього за журналом-ордером або іншими бухгалтерськими обліковими регістрами аналітичного обліку треба визначити дебіторську заборгованість підзвітних осіб і провести інвентаризацію наявності готівки чи бухгалтерських документів щодо придбання матеріальних цінностей і здачі їх на склад.
Перевіряючи результати інвентаризації, необхідно пересвідчитися, чи оприбутковано за бухгалтерським обліком виявлені лишки, чи списано, згідно з рішенням керівника господарства, на відповідні рахунки нестачі — за рахунок винних осіб, за рахунок коштів підприємства, що залишаються у розпорядженні підприємства, чи за рахунок природних втрат.
Якщо рішення керівника щодо покриття нестач неправомірне, наприклад, згідно з нормативними документами збитки слід було б віднести за рахунок винних осіб, а віднесено за рахунок коштів підприємства, то перевіряючий робить відповідні записи в акті.
У разі встановлення фактів нестачі великих обсягів цінностей матеріали ревізії передаються слідчим органам.
Під час ревізії руху матеріальних цінностей слід, насамперед, за книгою реєстрації доручень перевірити наявність у ній невідмічених документів про отримання за ними матеріальних чи інших цінностей. Якщо такі документи є, слід вимагати пред'явлення невикористаних доручень або прибуткових документів на отримані цінності. В організаціях, куди видані доручення, доцільно зробити перевірки про видані товарно-матеріальні цінності.
З метою перевірки достовірності відображення за даними бухгалтерського обліку руху матеріальних цінностей ревізор повинен скласти баланс руху матеріальних цінностей за їх видами з виведенням залишку матеріальних цінностей на момент інвентаризації і зіставити дані залишку балансу руху матеріальних цінностей з фактичною наявністю матеріальних цінностей.
У разі перевищення даних залишків балансу руху матеріальних цінностей над даними інвентаризації можна зробити висновок, що матеріальні цінності при надходженні не оприбутковувалися.
Якщо матеріально відповідальною особою не велось щоденного обліку руху матеріальних цінностей, то його слід поновити.
У разі встановлення фактів списання матеріальних цінностей в обсягах, не передбачених технологічним процесом, ревізор повинен перерахувати собівартість на суму незаконно списаних матеріальних цінностей та ставити питання про відшкодування вартості цих цінностей згідно з положенням про Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей.