Загальне поняття та мета складання робочих документів аудитора

Документальне оформлення аудиторських послуг складається з робочої та підсумкової документації.
Робоча документація - це записи, за допомогою яких аудитор фіксує процедури перевірки, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які здійснюються під час аудиторської перевірки (Національний норматив № 6). За результатами аудиторської перевірки аудитор зобов'язаний вести документацію зі справ, які стосуються прийнятих рішень за наслідками аудиту. Функції робочих документів - це обґрунтування твердження в аудиторському висновку про відповідність застосованих процедур аудиторських послуг чинним нормативам, контроль за якістю проведення аудиту, допомога в процесі роботи аудитора. Інформацію з кожного питання, яке перевіряється, відображає робоча документація.
Робоча документація повинна містити опис усіх важливих моментів і обставин, які аудитор вивчав під час проведення аудиту. Вони мають бути професійно складені і забезпечити доступність для прочитування. Однак конкретні форми використаних робочих документів визначаються аудиторами (аудиторськими фірмами) з урахуванням специфіки окремих питань аудиту.
Під час оформлення робочих документів необхідно додержуватися таких вимог:
- на першій сторінці кожного робочого документа повинно бути вказано найменування аудиторської фірми, яка проводила аудит, найменування підприємства-клієнта, номер та дату укладення договору, згідно з яким проводиться аудит;
- кожний робочий документ повинен мати назву та свій номерний індекс;
- сторінки кожного робочого документа мають бути пронумеровані;
- в кінці кожного робочого документа вказується прізвище аудитора, який заповнив цей документ, проставляються його підпис і дата (або період) заповнення документа.
Інформація, яка вноситься в робочі документи аудитора, має бути достатньо повною і конкретною, викладатися ясно і не допускати різних тлумачень.
Повнота розкриття фактів та інформація, яка міститься у робочих документах, має бути достатньою для того, щоб:
- забезпечити можливість контролю керівником аудиту за проведенням його в поточному році;
- підтверджувати обґрунтування аудиторського висновку;
- підтверджувати узгодженість проведеного аудиту з прийнятими аудиторами стандартами та професійними критеріями;
- забезпечувати ефективну допомогу аудиторам у плануванні та проведенні наступних аудитів цього суб'єкта;
- служити аудитору довідковим матеріалом, у разі потреби надавати будь-які пояснення за змістом проведеного аудиту.
До робочої документації аудитора відносять: плани і програми проведення аудиту; копії засновницьких та інших внутрішніх документів клієнта (протоколів, договорів, контрактів тощо); матеріали вивчення й оцінки систем бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю (схеми документообігу, описи тощо); результати аналізу господарських операцій і показників діяльності підприємства (розрахунки, таблиці, графіки та ін.); записи про характер і обсяг проведених аудиторських процедур та їх результати; копії переписки з клієнтом і третіми особами; висновки експертів; копії бухгалтерських та інших фінансових документів клієнта; інформацію для керівництва підприємства-клієнта; висновки і рекомендації аудитора та ін.
Після завершення аудиту робочі документи залишаються в аудитора. Вони є його власністю, і на їх підставі він має складати довідки. Проте право власності аудитора обмежене етичними нормами та умовами конфіденційності.
Аудитор повинен забезпечити надійне зберігання робочих документів. Термін їх зберігання визначається як практикою аудиторської діяльності, так і юридичними вимогами, а в разі потреби також іншими міркуваннями і нормативними документами.