У системі управління підприємством і його підрозділами важливу роль відіграє контроль.
У широкому розумінні внутрішньогосподарський контроль — це перевірка відповідності фактичних характеристик (процесів, діяльності, об’єктів) установленим вимогам (обмеженням).
Контроль є обов’язковою функцією управління будь-якою складною системою. На підприємстві контролю підлягають усі матеріальні та грошові потоки, виробничі процеси, діяльність людей, витрати ресурсів і результати. Такий глобальний контроль дає змогу з’ясувати, наскільки діяльність підрозділів усіх ієрархічних рівнів відповідає чинному регламенту, установленим завданням і наскільки вона ефективна.
У процесі контролю збирається й аналізується необхідна інформація, виявляються відхилення фактичних показників від установлених (планових, стандартних) та їх причини. Поряд із терміном «контроль» досить поширене поняття «контролінг», яке, будучи близьким за змістом, охоплює ширше коло функцій. Однак ці функції чітко визначені лише на окремому підприємстві (контроль, аналіз, забезпечення інформацією всіх заінтересованих менеджерів, координація, а часто й планування).
Успішне вирішення завдань, які поставлені перед внутрішньогосподарським контролем, значною мірою обумовлене правильним розумінням і застосуванням у практичній діяльності категорій „об’єкт” і „суб’єкт” контролю.
Об’єкт внутрішньогосподарського контролю — це те, що підлягає перевірці.
Суб’єкт внутрішньогосподарського контролю – це окрема посадова особа, служби (відділи) або внутрішньогосподарські підрозділи підприємства, що перевіряють той або інший об’єкт.
Об’єкти і завдання внутрішньогосподарського контролю можна представити наступною таблицею:
Таблиця 1.1. Об’єкти і завдання внутрішньогосподарського контролю в підприємствах
таблиця
Обидва об’єкти внутрішньогосподарського контролю можуть бути деталізовані по галузях і структурних підрозділах. В ході здійснення внутрішньогосподарського контролю об’єктами спостереження є не самі по собі виробничі ресурси і внутрішній економічний механізм, а дії людей — працівників господарства, відповідальних за забезпечення збереження й ефективного використання засобів виробництва, раціональне використання трудових ресурсів і дотримання законності в процесі виробництва. З цього випливає винятково важливий практичний висновок: за будь-яке порушення фінансової дисципліни або господарських договорів, недотримання встановленої технології виробництва, що привело до недоодержання запланованої (очікуваної) кількості продукції, незабезпечення збереження переданих їм ресурсів, невиконання планових завдань, перевитрата коштів і т.д. повинні нести відповідальність (дисциплінарну, матеріальну, а у визначених випадках і карну) конкретні особи, що заподіяли своїми неправильними (неправомірними) діями або ж бездіяльністю збиток господарству.
Внутрішньогосподарський контроль класифікується за різними ознаками.
Залежно від суб’єктів розрізняють наступні види контролю:
• здійснюваний аудиторськими фірмами;
• здійснюваний ревізійними комісіями кооперативів та господарських товариств;
• керівниками, фахівцями й іншими посадовими особами підприємства і його структурних підрозділів у межах їх повноважень;
• внутрігосподарськими колективами контролю, профспілковими, та іншими громадськими організаціями й окремими працівниками підприємств.
За часом проведення розрізняють три види внутрішньогосподарського контролю: попередній, поточний (оперативний) і наступний.
Попередній контроль здійснюється повсякденно до здійснення господарських операцій у процесі складання планів і бюджетів, висновку різних договорів і оформлення розпорядницьких
документів (касових ордерів, наказів, накладних і ін.). Ціль такого контролю - попередження порушень і зловживань при витрачанні природних, трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.
Важливу роль у попередньому контролі грають посадові особи. Так, наприклад, головний бухгалтер до підписання документів на нарахування заробітної плати працівникам тваринництва перевіряє вірогідність зафіксованих у них даних про обсяг отриманої продукції, за який нараховується оплата, і правильність застосованих розцінок. Візуючи той або інший документ (договір, трудова угода, проект наказу), вона тим самим підтверджує його законність і доцільність.
Поточний контроль також здійснюється повсякденно паралельно з ходом виробництва на основі даних оперативного і бухгалтерського обліку. Ціль його - здійснювати систематичне спостереження за виконанням планів, виробничих завдань і дотриманням ліміту витрат. Поточний контроль дає можливість вчасно виявляти негативні відхилення у виконанні планів, аналізувати їх причини і вживати заходи до усунення недоліків, недопущенню їх надалі.
Наступний контроль у поєднанні з аналізом господарської діяльності представляє найбільш повний вид контролю. Він здійснюється після здійснення господарських операцій на підставі даних, зафіксованих у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку. Метою такого контролю є встановлення правильності і законності господарських операцій, виконаних за контрольований період, виявлення недоліків у роботі, порушень і зловживань, якщо вони мали місце. Наступний контроль сприяє вишукуванню і мобілізації невикористаних резервів для подальшого поліпшення усіх виробничих і економічних показників.
Наступний контроль здійснюється шляхом проведення внутрішньогосподарських ревізій і перевірок і спрямований на більш глибоке вивчення господарської діяльності структурних підрозділів, виявлення невикористаних господарських резервів. Його особливість полягає в тому, що він спрямований насамперед на виявлення резервів підвищення ефективності виробництва, а також установлення фактів нестач, розтрат і розкрадань, недоліків, порушень і зловживань у господарюванні. Необхідна розробка рекомендацій для більш конкретного визначення кола посадових осіб, на яких може бути покладений наступний контроль.
Усі види контролю взаємозалежні, а їх здійснення є обов’язковою умовою ефективного управління підприємством.
За формою здійснення внутрішньогосподарський контроль поділяють на ревізії, перевірки, самоконтроль, рейди й огляди.
Ревізія виробничої і фінансово-господарської діяльності це документальна і фактична перевірка законності й економічної доцільності виконаних господарських операцій, виявлення розкрадань і зловживань, встановлення правильності організації обліку і вірогідності звітності.
Проведення ревізій сприяє дотриманню режиму економії і ефективності виробництва.
У ході ревізії виробничо-фінансова діяльність підприємства, його підрозділів і служб вивчається на основі документів і документальних записів. Ревізії, як правило, проводять ревізійні комісії в кооперативах і господарських товариствах, а також представники аудиторських фірм.
Проведення ревізій передбачене законодавством, яким визначені загальний характер, періодичність і терміни виконання, границі поширення, наявність спеціальних контролюючих органів (ревізійних комісій у кооперативах і господарських товариствах) і посадових осіб (ревізорів в окремих великих підприємствах), їхні права й обов’язки, сукупність обов’язкових прийомів, організаційний початок і завершення й інші вимоги.
Перевірка - форма контролю, спрямована на вивчення однієї або декількох сторін виробничо-фінансової діяльності підприємств або їх підрозділів. Перевірки можуть бути плановими і позаплановими. За обсягом вивчення матеріалу перевірка на відміну від ревізії не обмежена конкретними вимогами. Так, наприклад, перевіряється правильність нарахування заробітку і преміальних доплат наприкінці року, наявність і якість насіннєвого матеріалу і т.д.
Основна перевага тематичних перевірок - їх оперативність.
Сутність самоконтролю полягає в тому, що кожен працівник, яку б посаду він не займав і на якій би ділянці не працював, систематично зіставляючи результати своєї праці (по кількості, якості і термінам виконання) з передбаченими посадовими обов’язками або конкретним завданням, не тільки підвищує ефективність виробничого процесу, але має і велике виховне значення. Самоконтроль одержує широкий розвиток в умовах внутрішньогосподарських орендних і кооперованих відносин. Орендарі і кооператори, одержуючи повну господарську і фінансову самостійність, здійснюючи самоврядування, беруть на себе і багато функцій внутрішньогосподарського контролю, здійснювані раніше керівництвом, головним бухгалтером, головним економістом, фахівцями й іншими суб’єктами контролю. Це насамперед функції
контролю використання ресурсів, дотримання технології виробництва і т.д.
Для успішного виконання своїх контрольних функцій суб’єкти внутрішньогосподарського контролю використовують різні способи і прийоми перевірок, що дозволяють вчасно розкрити і припинити, а у визначених випадках і попередити порушення виробничо-технологічної або фінансової дисципліни, а також виявити конкретних винних осіб і розмір заподіяного збитку.
Теорія і практика внутрішньогосподарського контролю виробили два способи його здійснення: документальний і фактичний.
Документальний контроль припускає перевірку, здійснювану з метою встановлення сутності, законності і доцільності господарські операції та управлінських рішень шляхом залучення планових, облікових, звітних і інших документів. До прийомів документального контролю відносяться; системна (всебічна) перевірка документів, письмові запити, одержання письмових пояснень, економічний аналіз.
Фактичний контроль проводиться для встановлення реального стану об’єкта. До основних прийомів фактичного контролю відносяться: інвентаризація, лабораторний аналіз, експертна оцінка, різні контрольні перевірки, здійснювані в ході технологічного процесу.