Класифікація засобів автоматизації. До методики економічного аналізу за умов автоматизації висуваються такі вимоги: системність, комплексність, оперативність, точність, прогресивність, динамічність. Аналітичний процес з використанням ПЕОМ можна зобразити в такій послідовності: постановка задачі та її формалізований опис; накопичення інформації; обробка інформації; аналіз; використання результатної інформації.
Постановка задачі - це етап, на якому визначають сутність аналітичної задачі, вимоги до регламенту розв'язування, до вихідних даних і конкретних результатів. В описі алгоритму розв'язування задачі вирізняють такі підрозділи: інформація, яка використовується; результатна інформація; математичний опис; власне алгоритм розв'язування.
Формалізований опис задач аналізу базується на єдиних принципах побудови умовних позначень показників. Він полегшує наступну алгоритмізацію і програмування для ПЕОМ; чітко визначає дійсну потребу у вихідних даних для аналізу; усуває дублювання аналітичних задач, полегшує групування їх у блоки для одночасної обробки. Аналітична задача у формалізованому вигляді є об'єктом економіко-математичного моделювання. Постановка задачі та її формалізований опис дають змогу визначитися з вибором інформаційної бази, вихідних даних для аналізу.
Технологічні засоби автоматизації аналітичних робіт поділяються на інструментальні та комунікаційні. Багатоаспектність аналізу визначає різнорідність інструментальних засобів, які можна поділити на функціональні, забезпечувальні та допоміжні.
До функціональних відносять аналітичні задачі. Інструментальні засоби розв'язання цих задач поділяються на: засоби введення аналітичної інформації; засоби забезпечення інформаційно-пошукових робіт; засоби підтримки прийняття рішень. Для введення аналітичної інформації користуються інструментальними засобами, які передбачають контроль і коригування первинної та вторинної інформації.
Інформаційно-пошукові засоби забезпечують аналітичні задачі документами, які містять потрібну інформацію та сприяють формуванню запитів до баз даних і відображенню результатів їх виконання. Кожна подія (явище) спочатку фіксується у відповідних документах, а потім стає об'єктом зберігання чи пошуку в інформаційно-пошукових системах (ІПС).
Засоби підтримки прийняття рішень уможливлюють встановлення залежності між різними факторами та отримання нових знань, забезпечують гнучкий доступ до бази моделей, їх поновлення та модифікацію. Основною метою запровадження систем підтримки прийняття рішень (СППР) є надання допомоги у з'ясуванні проблеми, яку слід розв'язати, та під час аналізу розв'язків. Для таких систем необхідний значно ширший діапазон джерел інформації, яку беруть із зовнішнього і внутрішнього середовищ. Звичайні, орієнтовані на бухгалтерський облік, дані доповнюються текстовою інформацією, матеріалами систем автоматизованого проектування виробів і технологій, автоматизованого виробництва. Користувач може налагоджувати БД згідно зі своїми особистими вимогами.
У бухгалтерському обліку СППР пов'язані з виробництвом та обліком товарно-матеріальних запасів, їх фізичним розподілом.
Використовуються спеціальні системи планування ресурсів підприємства системи планування ресурсів підприємства) або окремі спеціалізовані системи для ведення бухгалтерського обліку, роботи з договорами, систем управління базами даних про клієнтів, а також про стан платежів, здійснення статистики та обліку.
Найбільш типовими СППР є "Симплан" - для корпоративного планування; "Прожектор" - фінансового планування; "Експрес" - маркетингу, фінансів; "ВІS" - керування бюджетом.
Сучасні підприємства використовують технології управління знаннями (КМ), які являють собою сукупність інструментальних засобів, призначених для зберігання і добування знань. Ці інструменти забезпечують аналіз ринку й оцінку можливостей у різних сферах, для прийняття оптимальних рішень, орієнтації опису продукту, організації виробництва, підвищення ефективності діяльності з продажу. Експертні системи (ЕС) базуються на узагальненні знань експертів стосовно певної (вузької) предметної області за допомогою ЕОМ та наступному їх використанні для розв'язання проблем у даній галузі. ЕС базуються на обробці знань, а не даних, як у системах обробки даних. Відтак і вихідна інформація є текстовою, поданою у вигляді інтелектуальної поради, а не у вигляді таблиць на машино- і відеограмі.
Забезпечувальні й допоміжні інструментальні засоби сприяють підготовці додаткової інформації, створенню комфортних умов для роботи аналітиків. Комунікаційні засоби впливають на ефективність використання інструментальних засобів. Оскільки економічний аналіз базується на збиранні, систематизації та обробці даних, що надходять із різних інформаційних джерел, виникає необхідність у використанні мереж даних (локальних, регіональних, глобальних) для отримування й відправлення інформаційних матеріалів.
Комунікаційні засоби забезпечують користувачу доступ до персональної бази даних, яка створюється і ведеться безпосередньо користувачем; баз даних інших локальних користувачів; інтегрованої бази даних підприємства; альтернативних баз даних, зовнішніх щодо даного підприємства і таких, що існують незалежно від нього.
Технологія обробки аналітичної інформації. Важливим для роботи аналітиків є принцип побудови інформаційної системи підприємства: з "ручною", механізованою чи автоматизованою обробкою інформації.
Рівень автоматизації обробки інформації на підприємстві може бути дуже різним: усі розрахунки виконуються "вручну"; автоматизовано окремі види робіт (автономні АРМ спеціалістів);
АРМ спеціалістів відділів об'єднано в локальні обчислювальні мережі (ЛОМ); існує автоматизована система управління підприємством (АСУП), яка об'єднує всі локальні мережі АРМ спеціалістів і утворює єдиний інформаційний простір; наявна корпоративна інформаційна система, яка об'єднує в єдиний інформаційний простір інформаційну систему головного підприємства та його філій, дочірніх підприємств, розміщених у різних регіонах країни та за кордоном.
Комп'ютери в мережі можна використовувати двома способами: або як файл-сервери, що надають для колективного користування абонентам мережі свій вінчестер, на якому розміщено базу даних, або як робочі станції, що не передбачають доступу до своїх даних інших абонентів. Робоча станція може не мати свого вінчестера чи пристрою для дискет, але може використовувати файли, розміщені на файлових серверах.
Для обробки даних у мережі використовують дві технології: клієнт-сервер і файл-сервер. Вони передбачають розміщення на сервері розподіленої бази, доступ до даних якої здійснюється з клієнтських машин.
За файл-серверної технології на сервері розміщують програмне забезпечення для підтримки роботи мережі та файли бази даних. На робочих станціях (комп'ютерах користувачів) зберігається все прикладне програмне забезпечення. Технологія клієнт-сервер передбачає розміщення прикладного програмного забезпечення на робочій станції та окремих його компонентів на сервері.
Розрізняють два типи розподілених систем, які використовують архітектуру клієнт-сервер:
1. Багато клієнтів/один сервер, коли вся база зберігається на одному сервері, а управління доступом до даних клієнтів обмежується управлінням процесами блокування та управління буферами клієнтів. Управління БД централізоване.
2. Багато клієнтів/багато серверів, коли база даних розміщується на кількох серверах, і для виконання запитів користувачів необхідна взаємодія серверів. Кожна машина користувача має свій сервер, і на нього направляються запити користувача (як і за роботи з централізованою базою). Взаємодія серверів під час виконання запиту є прозорою для користувача.
Архітектура клієнт-сервер є найпопулярнішою, і більшість сучасних СУБД орієнтовано саме на цю технологію розподіленої обробки даних.
Найбільш ефективною організаційною формою використання ПЕОМ є створення на їх базі автоматизованих робочих місць (АРМ) бухгалтерів, економістів, аналітиків та інших спеціалістів. АРМ аналітика - це фахово орієнтована мала обчислювальна система, призначена для автоматизації роботи з аналізу господарської діяльності підприємства.
Автоматизоване розв'язування аналітичних задач здійснюється на базі комплексу програмних засобів (ПЗ). Базовими ПЗ для створення АРМ аналітика є табличні процесори, текстові процесори й текстові редактори, програмні засоби для автоматизації робіт зі створення баз даних, пошуку інформації для підготовки різноманітних документів (системи управління базами даних - СУБД). Найпоширенішим програмним продуктом є програма електронних таблиць - Ехсеl, яка функціонує в середовищі операційної системи Windows. Формування баз даних для аналітичних розрахунків - це дуже 'складний процес. Раціональне групування та обробку первинної інформації на великих підприємствах, як правило, покладають на професіонала-програміста. Користувач визначає, яка конкретна інформація і з якої БД має бути використана, як її згрупувати; яку результатну інформацію, в якому вигляді і за яким алгоритмом треба одержати.
Збирання, реєстрація зовнішньої інформації та формування бази даних відбуваються за такими напрямками:
o збирання даних у вигляді паперових документів і формування їх в електронній формі,
o збирання даних (текстових або структурованих) на машинних носіях, які розповсюджуються спеціальними інформаційними службами. Вони перезаписуються в базу даних підприємства і підтримуються в актуальному стані;
o використання комп'ютерних мереж, баз і банків даних спеціального призначення для автоматизованого формування в базі даних підприємства зовнішньої статистичної та комерційної інформації, результатів аналітичних досліджень.
Сформована на різних рівнях внутрішня інформація може накопичуватися в центральній (інтегрованій) базі даних на файл-сервері або зберігатися в базах даних відповідних АРМ спеціалістів (розподілені БД). Дані використовуються багатьма спеціалістами для виконання функцій управління. Вони дають змогу всебічно проаналізувати виробничу, постачальницько-збутову та фінансову діяльність.
Локальні обчислювальні мережі АРМ спеціалістів можуть формувати внутрішню інформацію на 3-х рівнях:
1-й рівень - формуються фактичні дані про хід виробництва (АРМ у цехах і дільницях), про наявність і рух товарів, матеріально-технічних ресурсів на складах (АРМ комірника);
2-й рівень - формування даних з планування та аналізу виробничих процесів (АРМ виробничого відділу); з планування асортименту товарів (АРМ у плановому відділі); формування даних про забезпечення матеріально-технічними ресурсами (АРМ у відділі матеріально-технічного постачання); про конструкторсько-технологічні параметри та характеристики товарів (АРМ відділу головного механіка, головного енергетика); а також збирання й агрегування інформації на АРМ бухгалтерів (облік продажу товарів і розрахунки за них, облік витрат на виробництво і собівартість товарів);
3-й рівень - АРМ директора та інших керівників. Формується директивна інформація, яка відображає поточні й перспективні плани розвитку підприємства.
Локальна база даних спеціалістів аналітичної служби, крім різнобічної інформації, призначеної для розв'язування аналітичних задач, може включати й іншу інформацію. Перелік і зміст файлів БД визначається варіантами організації БД, кількістю АРМ спеціалістів на підприємстві, змістом і методами розв'язування задач, особливостями виробництва.
Локальна база даних може включати: бази даних, бази моделей, СУБД і системи управління базами моделей (СУБМ) з використанням СППР; бази знань і програмні засоби експертних систем; інформаційні сховища, тобто інтегровані, предметне орієнтовані бази даних, які тривалий час зберігаються (ІПС).
Нині в Україні поширено такі програмно-технологічні комплекси, як ГАЛАКТИКА, К/3, БЕСТ-Ф, що базуються на ідеології АСУ і передбачають модулі аналізу фінансової та господарської діяльності.
Ще донедавна більшість вітчизняних підприємств процес удосконалення управління виробництвом здійснювала незалежно від автоматизованих систем. Автоматизувались функції тільки окремих структурних підрозділів. Тепер основна увага приділяється створенню наскрізних комп'ютерних систем, які забезпечують комплексність та інтегрованість функцій управління, орієнтуються на оперативне формування варіантів рішень для керівництва.
Проте функціональний підхід до побудови ІС часто призводив до того, що необхідна інформація в комп'ютерних системах була, але проаналізувати її керівництво підприємства не могло, оскільки основні користувачі такої інформації - це спеціалісти підприємства та керівники середньої ланки. До вищого рівня керівництва надходила інформація у вигляді громіздких зведень, складних таблиць, непридатних для оперативного аналізу та прийняття рішень. Бухгалтерська інформація лише констатувала факти щодо роботи підприємства за минулий період (із запізненням майже на місяць) і не давала докладних оперативних даних, які необхідні для цілей поточного й стратегічного управління.
Зрозуміло, що нині головну увагу треба спрямувати на розвиток інформаційних систем на підприємстві і створення в майбутньому корпоративних інформаційних мереж, які об'єднають усі наявні комп'ютери підприємства, різноманітне програмне забезпечення і бази даних в єдину систему. Ця система уможливить швидке знаходження необхідної інформації, де б вона в даний момент не зберігалася. В основу її функціонування покладено Web-технологію. Іntranet - це своєрідна індивідуальна система Іnternet, яка використовує інфраструктуру і стандарти World Wide Web, але є захищеною від несанкціонованого доступу із відкритої мережі Іnternet.
Нові технології потребують нових організаційних структур. Потрібна гармонізація комп'ютерних технологій і технологій організації бізнесу. Корпоративні інформаційні системи (КІС) для великого підприємства є могутнім сучасним інструментом, що дає змогу розв'язувати такі складні завдання, як управління собівартістю продукції, створення інтегрованої системи наскрізного моделювання - проектування виробництва, інформаційне забезпечення всіх рівнів управління.
Функціонування КІС дає змогу аналітичним працівникам: оперативно та в повному обсязі використовувати інформацію про хід виробничого процесу, про матеріальні, фінансові, енергетичні потоки й витрати, про запаси сировини й матеріалів; користуватися в режимі реального часу всією накопиченою інформацією в єдиному інформаційному просторі підприємства.
У світовій практиці процес створення таких систем поділяють відповідно до двох напрямків використання інформаційних технологій у діяльності підприємства: 1) пристосування комп'ютерних інтегрованих функціонально-інформаційно-вартісних моделей діяльності підприємства для аналізу існуючих технологій реалізації бізнес-процесів; 2) проектування інформаційної корпоративної системи з докорінною реорганізацією існуючих бізнес-процесів.
Комп'ютерне моделювання уможливлює: формування інформації для більш глибокого аналізу, чітке розуміння процесів, які відбуваються в структурних підрозділах, і відмову від інтуїтивних методів, результати яких буває важко передбачити; виявлення занадто дорогих функцій, які не виправдовують витрачених засобів; проведення оперативного аналізу діяльності структурних підрозділів; оцінку інформаційних потоків, документообігу й ефективності застосування комп'ютерної техніки; вивчення найприбутковіших функцій, які забезпечують стратегічні переваги.
На практиці застосовують два підходи до розробки єдиної інформаційної корпоративної системи великого підприємства: купівля і запровадження готової інформаційної системи, розробленої відповідною відомою фірмою; проектування та впровадження єдиної наскрізної інтегрованої системи власними силами.
Розробки зарубіжних спеціалізованих фірм відповідають сучасним вимогам, але їхня вартість для великих підприємств часто становить десятки мільйонів доларів. Крім того, вони потребують тривалого часу впровадження (від 3 до 5 років) та жорсткої перебудови планів під вимоги системи. Власні розробки корпоративних інформаційних систем є значно дешевшими, але передбачають обов'язкову наявність висококваліфікованих фахівців.
Основне завдання КІС - мінімізація зв'язків і дублюючих функцій, раціоналізація інформаційних потоків і доступу до необхідної інформації, зосередженої в базах даних, з будь-якого робочого місця, обладнаного персональним комп'ютером, забезпечення достовірності даних за інформаційного обміну не тільки всередині підприємства, а й за виходу на зовнішніх бізнес-партнерів; забезпечення високого рівня надійності інформації під час роботи в режимі 365х24.
У КІС використовується новий підхід до побудови обчислювальних мереж: мережі повинні легко пристосовуватися до неминучих за умов ринку змін структури управління. КІС - це не механічне об'єднання ЛОМ, а цілковито новий утвір, який виконано із застосуванням високонадійної кабельної системи та який має здатність до розвитку і забезпечує високошвидкісні канали доступу до серверів. Нагадаємо, що локальна мережа охоплює незначну кількість комп'ютерів у межах одного підрозділу. Інформаційні зв'язки між підрозділами реалізуються здебільшого простим перенесенням дискет.
У межах КІС передбачається повсюдний перехід до уніфікованих програмних засобів, які уможливлюють спілкування окремих блоків однією мовою і мають широкі можливості для захисту інформації від руйнування, втрат та перекручень. Для забезпечення прискореного збирання інформації всі підрозділи охоплюються електронною поштою з наступним обладнанням високошвидкісними лініями зв'язку і створенням центру адміністрування мереж.
КІС передбачає комп'ютеризацію процесу технологічної підготовки виробництва, за рахунок чого скорочуються цикли проектування та створюється електронна колективна база даних складу виробів, подетальних матеріальних нормативів і маршрутів тощо. Конструктори мають можливість із бази даних вибирати часто вживану інформацію і легко застосовувати в тому чи іншому замовленні, що скорочує цикл підготовки документів.
У зарубіжних компаніях співробітники створюють Web-сторінки, а потім діляться деталями своїх проектів із колегами з інших відділів. Наявність Web-сторінки на внутрішньому Web-сервері в спеціаліста компанії дає змогу його відділу проводити оперативні наради в режимі оn-line, тобто безпосередньо по комп'ютеру.
Комп'ютерна система забезпечує скорочення витрат виробництва за рахунок автоматизації нормування, обліку, контролю й регулювання витрат матеріальних і трудових ресурсів підвищення культури праці, прискорення проходження замовлень, скорочення терміну видачі документації у виробництво.
Найважливішим компонентом КІС є забезпечення реального доступу до світових комп'ютерних систем через Іnternet, використання практично необмежених ресурсів і можливостей останнього для поліпшення діяльності великого підприємства та як каналу зв'язку для передавання ділових повідомлень партнерам.
У світовій практиці використовується технологія електронного обміну діловою інформацією за стандартом 00Н - ЕДІ-ФАКТ, що регламентує засадні принципи обміну діловими даними між різноманітними учасниками господарських зв'язків у сфері комерційної діяльності (виробничими підприємствами, торговельно-посередницькими організаціями, банками, страховими компаніями і т. д.). Найбільшими центрами поширення технології ЕДІФАКТ в Європі є СІТПРО в Англії, ЕДІФРАНС у Франції, ДЕНІШПРО в Данії. Мова ЕДІФАКТ дає можливість за допомогою елементів стандартних інформаційних повідомлень складати опис та формувати електронну версію будь-якого вживаного в комерційній практиці документа; передавати його в закодованому вигляді телекомунікаційними мережами із забезпеченням конфіденційності комерційної інформації. Сформований, наприклад, російською мовою документ, легко транслюється російським одержувачам, а також легко перекладається всіма європейськими мовами для зарубіжних партнерів. На місці призначення за допомогою спеціальних програмних засобів ЕДІФАКТ-повідомлення розгортаються у звичайну форму стандартного паперового документа. Запам'ятовуючі пристрої мережі (сервери) обов'язково фіксують факт передавання таких документів, гарантуючи відповідальність кожного партнера за свої послання.
Іnternet використовується для одержання електронних версій журналів, науково-технічної інформації, нових версій програмного забезпечення, проведення телеконференцій. Глобальна мережа сприяє поширенню нових технологій у виробництві та інформатизації, дає можливість розміщення реклами своєї продукції, можливість пошуку нових замовників.
У рекламних цілях великі підприємства розробляють відповідні Web-сторінки; через Іnternet досліджують конкурентів і аналізують ринок збуту. Іnternet формує новий рівень корпоративного мислення завдяки системному аналізу інформації про недоліки й переваги споживачів і конкурентів, більш реальної оцінки попиту на вироблену продукцію.
Використання електронних таблиць в аналітичних розрахунках. Найбільш ефективним є використання АРМ у роботі аналітиків, але слід ураховувати те, що не всі підприємства обладнано електронно-обчислювальною технікою, засобами комунікації, які утворюють єдину обчислювальну мережу аналітичного забезпечення господарської діяльності підприємства. У такому разі спеціаліст може автоматизувати аналітичні розрахунки за допомогою спеціальних програмних засобів - електронних таблиць.
Перші такі програми з'явились разом з першими персональними комп'ютерами. На початку 1980-х рр. випуск програми SuрегСа1с сформував основні принципи електронних таблиць, за допомогою яких виконують не тільки автоматичні розрахунки, а й моделюють реальні ситуації, оцінюють одержані результати.
Найпопулярнішим засобом управління електронними таблицями є програма Місгоsoft Ехсеl, яку розраховано на роботу з операційними системами Windows-95 і Windows-98. Зазвичай використовують версії МS Ехсеl-95 і МS Ехсеl-97. Засадні принципи роботи з ними майже однакові, тому далі вживатимемо загальний термін Ехсеl.
Електронна таблиця - це інтерактивна програма, яка складається із набору рядків і стовпчиків (граф), зображених на екрані в спеціальному вікні. Місце на перетині рядка і стовпчика називається коміркою. У комірці може бути вміщене число, текст або формула, за допомогою якої здійснюються розрахунки, що відносяться до однієї або кількох комірок. Комірки можна копіювати, переміщувати, а також змінювати їхній вміст. За зміни вмісту комірки виконується автоматичний перерахунок вмісту всіх комірок, які використовують у формулах комірку, Що змінюється. На основі груп комірок створюють діаграми, зведені таблиці та карти.
Кожний документ в Ехсеl ~ це набір таблиць чи так звана робоча книга, яка складається з одного або кількох робочих аркушів, кожний з котрих має назву. За необхідності робоча книга може містити десятки й навіть сотні робочих аркушів. Докладне викладення ідей і техніки цієї програми можна знайти у багатьох літературних джерелах, присвячених розгляду програми Ехсеl. Ми головну увагу приділятимемо далі особливостям використання електронних таблиць в аналітичних розрахунках.
Для успішної побудови аналітичних таблиць виконання розрахунків обов'язково потрібно знати основи бухгалтерського обліку, оскільки саме в обліку формується 60 % інформації, яка використовується для прийняття управлінських рішень.
Бухгалтерський баланс і фінансова звітність не догма, а, передовсім, покажчик напрямку, і кожний користувач використовує їх для своїх цілей. Це означає, що інформацію можна доповнити відповідними показниками, які б допомагали приймати рішення. Можна вибрати й рівень деталізації. Проста зміна способу подання даних або додатковий рівень деталізації часто дуже полегшують розуміння суті справи. Слід ураховувати те, що Ехсеl уможливлює перенесення даних у відповідні таблиці з бази даних.
Існують різні способи подання фінансового звіту. Кожний із них визначається специфікою діяльності конкретного підприємства. Застосовуються і стандартні форми фінансових звітів, але вони не досить універсальні для того, щоб їх можна було пристосувати до будь-яких вимог. Для вибору форми фінансового звіту вирішальним є напрямок діяльності підприємства і спосіб використання даних. На відміну від фінансового звіту бухгалтерський звіт має тільки стандартну форму. Перша частина балансу описує активи підприємства, які поділяються на поточні, фіксовані та інші. У другій частині підсумовуються пасиви підприємства і власний капітал.
Товарно-матеріальні запаси часто є основним поточним активом підприємства і значною мірою впливають на розмір його власного капіталу й показники рентабельності. Для визначення вартості товарно-матеріальних запасів використовується один із трьох основних методів: точне визначення, середня вартість; FIFO та LIFO. Усі ці методи детально вивчаються в курсі бухгалтерського обліку, а для розрахунків в Ехсеl передбачено відповідні інструменти й функції. Заведено вважати, що з року в рік використовуються ті самі методи оцінки й обліку товарно-матеріальних запасів.
Ехсеl уможливлює встановлювання структурних взаємовідносин між такими інструментами бухгалтерського обліку, як рахунки, Головний журнал і Головна книга, тобто обробку потоку інформації про доходи, витрати й прибутки за допомогою робочих книг і аркушів Ехсеl та макросів Visual Basic for Аррlication (VВА).
Грошові засоби - найбільш ліквідний із усіх активів, тому керівництво повинне завжди мати відомості про те, скільки грошових засобів є в наявності на підприємстві, та про їх рух. За допомогою електронних таблиць Ехсеl можна в касовій книзі відобразити інформацію, подану у фінансовому й балансовому звітах.
Аналіз руху грошових засобів є складним завданням. Існує безліч операцій, які треба включати в дослідження: суми податків, борги, що накопичуються, випуск цінних паперів, виплата дивідендів, погашення довгострокових кредитів тощо.
Для проведення аналітичних розрахунків формують відповідні таблиці, дані для яких можна імпортувати із бухгалтерської та фінансової звітності, котрі вже підготовлені в одній із робочих книг, а також із сформованої бази даних зовнішньої інформації.