5.1. Основні поняття та визначення

Інформація—це дані про осіб, предмети, факти, події, явища та процеси незалежно від форми їх подання. Документованою інформацією (документом) є зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дають можливість її ідентифікувати. Документована інформація, доступ до якої обмежується відповідно до законодавства України, є конфіденційною інформацією. Дані про факти, події та обставини життя громадянина, що дозволяють ідентифікувати його особу, називаються інформацією про громадян (персональними даними).
З інформацією можна проводити такі інформаційні процеси, як її збір, обробку, накопичення, зберігання, пошук та поширення.
Сукупність документів (масивів документів) та інформаційних технологій, в тому числі з використанням засобів обчислювальної техніки та зв'язку, що реалізують інформаційні процеси, впорядковують і організовують в інформаційну систему. Засобами забезпечення автоматизованих інформаційних систем та їх технологій є програмні, технічні, лінгвістичні, правові, організаційні засоби (програми для електронних, обчислювальних машин; засоби обчислювальної техніки та зв'язку; словники, тезауруси та класифікатори; інструкції та методики; положення, устави, посадові інструкції; схеми та їх опис, інша експлуатаційна та супровідна документація), що використовуються чи створюються при проектуванні інформаційних систем, які забезпечують їх експлуатацію.
Існує поняття інформаційних ресурсів, під яким розуміємо окремі документи і масиви документів, в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах).
Власником інформаційних ресурсів, інформаційних систем, технологій та засобів їх забезпечення є суб'єкт, який в повному обсязі реалізує повноваження володіння, користування та поширення вказаними об'єктами, а споживачем інформації є суб'єкт, шо звертається до інформаційної системи чи до посередника за отриманням необхідної йому інформації для її використання.
Організаційний соціально-економічний та науково-технічний процес створення оптимальних умов для задоволення інформаційних потреб та реалізації прав громадян, органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій, суспільних об'єднань на основі формування і використання інформаційних ресурсів називається інформатизацією.