Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх в архів суб'єкта. Підготовка справ для здачі в архів суб'єкта для їх наступного зберігання та використання - завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві.
Справи для передачі в архів готуються відповідно до вимог, розроблених архівними органами. Підготовка справ та передача їх в архів включає: проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з постійними та довготривалими термінами зберігання. Ці роботи проводяться під контролем та з методичною допомогою співробітників архіву суб'єкта.
Експертиза цінності документів. В процесі діяльності суб'єктів складається значна кількість документів, цінність інформації яких різна. Переважна частина документів несе інформацію, що має разове значення, після використання якої документи втрачають своє значення. Інші документи містять інформацію, що може знадобитися протягом декількох років. І, нарешті, певна група документів містить інформацію, корисну в наукових та практичних цілях. Такі документи повинні зберігатися постійно. З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, оскільки для них потрібні великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників. Та й знайти потрібний цінний документ в такій кількості паперів буде дуже важко, тому систематично проводиться експертиза цінності документів -визначення політичного, народногосподарського, соціально-культурного та іншого значення документів з метою відбору їх на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання. Експертиза цінності документів проводиться в декілька етапів, починається в поточному діловодстві та закінчується в державному архіві.
Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли попередньо визначаються терміни зберігання документів, що складаються. Вдруге експертиза цінності вже самих документів проводиться при підготовці документів для здачі їх в архів суб'єкта. Втретє знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в державний архів.
Експертиза цінності документів в суб'єктах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), яка діє постійно. У великих суб'єктах зі складною структурою діють центральні експертні комісії (ЦЕК), які об'єднують та координують роботу експертних комісій структурних підрозділів. Порядок організації праці ЦЕК (ЕК) та їх функції визначені в "Основних правилах роботи відомчих архівів". Експертна комісія формується наказом керівника із числа найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи та добре знають дану галузь, а також завідуючого канцелярією, відомчим архівом та керівника бухгалтерії.
До складу ЦЕК входить представник суб'єкта державної архівної служби. Головою комісії призначається один з керуючих працівників суб'єкта. До основних завдань ЦЕК (ЕК) входить:
- розгляд проектів номенклатури справ суб'єктів та його структурних підрозділів;
- відбір документів на зберігання та знищення;
- розгляд описів справ постійного зберігання та описів справ тимчасового зберігання (більше 10 років), в тому числі і по особовому складу; .
- розгляд актів про визначення документів, призначених для знищення, та справ, термін зберігання яких закінчився;
- підготовка та внесення на розгляд експертно-перевірочних комісій пропозицій про встановлення та зміну термінів зберігання документів;

- участь в підготовці та розгляді проектів нормативно-методичних матеріалів з діловодства та архівної справи; типових та зразкових номенклатур справ; перелік документів із зазначенням термінів зберігання, інструкцій з діловодства та ін.;
- проведення інструктажу, консультацій, методичного керівництва та контролю за діяльністю ЕК структурних підрозділів і ЕК підвідомчих суб'єктів.
Експертні комісії є колегіальними органами, їх засідання протоколюються. Протоколи підписує голова та секретар комісії і затверджує керівник суб'єкта.
В ряді випадків, визначених в "Основних правилах роботи відомчих архівів", керівник суб'єкта затверджує протоколи ЦЕК (ЕК) тільки після їх розгляду та затвердження ЕПК відповідного суб'єкта державної архівної служби.
Експертиза наукової та практичної цінності документів повинна проводитись систематично. Протягом року члени експертної комісії повинні перевіряти правильність заведення справ відповідно до номенклатури. На початку року співробітники структурних підрозділів, відповідальні за формування та зберігання справ, проглядають та відбирають документи для подальшого зберігання, а за термінами зберігання, що закінчилися, - для знищення.
Члени експертних комісій перевіряють правильність проведення цієї роботи. При цьому вони повинні проглядати не тільки описи та акти про визначення справ до знищення, але й обов'язково посторінково перевіряти найбільш важливі справи й документи, термін зберігання яких викликає будь-які сумніви.
Правильне визначення цінності документів вимагає знань історії суб'єкта, його функцій, завдань, структури, інформаційних зв'язків з іншими організаціями, системи діловодства.
Експертиза цінності документів ґрунтується на відпрацьованих теорією та практикою архівної справи принципах історизму, комплексності та всебічності оцінки документів і критеріях створення, змісту та зовнішніх ознак документів.
Конкретні терміни зберігання документів встановлюються за допомогою спеціально розроблених та затверджених архівними суб'єктами переліків документальних матеріалів із зазначенням термінів зберігання різних категорій документів.
Архівними об'єктами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни зберігання документації, типової для більшості суб'єктів, і відображають загальні функції та питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції та ін.).
В процесі проведення експертизи може бути використано декілька видів типових переліків:
1) типових документів, що утворюються в діяльності
держкомітетів, міністерств, відомств та інших суб'єктів із
зазначенням термінів зберігання;
2) документів, що підлягають зберіганню в державних архівах;
3) науково-технічної документації, що підлягає зберіганню в державних архівах.
Слід зазначити, що типові переліки не можуть повністю охопити всю документацію різноманітних галузей. Тому на базі типових переліків міністерствами і відомствами розробляються переліки, що охоплюють документацію суб'єктів їх системи. Відомчі переліки повідомляють найбільш повно і систематично про документи, які створюються в процесі діяльності відомчої системи. Тому, якщо є відомчий перелік, то його потрібно використовувати при проведенні експертизи в першу чергу і тільки при його відсутності звертатись до типового переліку.
Залежно від значимості документів терміни їх зберігання встановлюються постійні чи тимчасові (1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років, 15 років та ін.).
При проведенні експертизи разом з переліками можна використовувати номенклатури справ, оскільки в них визначені терміни зберігання кожної справи і подані посилання на відповідні статті переліку.
Термін зберігання починається з 1 січня року наступного за роком закінчення справи.
Експертизу цінності документів не можна проводити тільки за заголовками справ, вказаних на обкладинці, тому що протягом року при формуванні справи до неї могли потрапити й інші категорії документів. Тому необхідний аналіз фактичного змісту справи шляхом перегляду кожного аркуша, результат якого може привести до необхідності переформування справи, виділення документів постійного і тимчасового зберігання. В процесі експертизи цінності документів виділяються чотири групи справ:
- постійного зберігання, що підлягають в подальшому передачі в державний архів;
- тривалого зберігання в архіві суб'єкта (більше 10 років);
- тимчасового зберігання (до 10 років);
- що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням термінів зберігання.
Визначивши терміни зберігання документів, приступають до оформлення справ. Справи із постійними і довгостроковими термінами зберігання готують для здачі в архів суб'єкта.
На справи із закінченими термінами зберігання, які відібрані для знищення, складають акт. Форма акта про визначення документів ,для знищення, що не підлягають зберіганню, типізована і наведена в "Основних правилах роботи відомчих архівів". Акт розглядається і узгоджується на засіданні центральної експертної комісії суб'єкта, затверджується ЕПК відповідного суб'єкта архівної служби, потім керівником суб'єкта, після чого суб'єкт має право знищити справи, включені до акта.
При цьому розгляд і затвердження актів про визначення документів для знищення проводяться тільки одночасно із розглядом і затвердженням опису справ постійного зберігання за цей період.
За затвердженими актами справи із закінченими термінами зберігання здаються в контори утилізації сировини. Здача документів оформлюється приймально-здавальними накладними, в яких вказується кількість зданих справ і їх вага. В невеликих суб'єктах, які не здають свої документи в державне зберігання і самостійно вирішують питання зберігання та знищення справ за згодами вищих органів, складається акт про знищення документів, що не підлягають зберіганню, і їх знищення проводиться тільки після складання річних розділів зведених описів справ по особовому складу за відповідний період та їх затвердження керівником відповідного суб'єкта. Суб'єкт зобов'язаний систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового зберігання (більше 10 років), забезпечувати їх зберігання та облік.
Формування справ, по суті, закінчується після завершення року, коли підшиті останні документи за минулий рік, після чого справи не менше року зберігаються в структурних підрозділах. Після проведення експертизи цінності документів та відбору справ з документами постійного та тривалого зберігання приступають до їх оформлення.
Оформлення справ залежить від цінності зібраних документів і, відповідно, термінів їх зберігання. Оформлення справ проводять співробітники, відповідальні за їх формування та зберігання. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають спрощеному оформленню. Перевіряється їх наявність відповідно до номенклатури справ, проводиться за номенклатурою їх систематизація, і вони передаються до архіву. Такі справи залишаються на швидкозшивачах і не нумеруються.
Справи постійного зберігання, тимчасового (більше 10 років) та по особовому складу підлягають повному оформленню, яке включає: переплетення або підшивання справи, нумерацію аркушів, оформлення всіх реквізитів обкладинки.
Перед підшиванням справи з неї вилучають металеві скріплення та в кінці справи вкладають чистий аркуш для засвідчуючого підпису. Після цього справу підшивають в тверду папку (обкладинку) чотирма проколами або переплітають.
Аркуші справи для зручності користування та забезпечення зберігання нумерують чорним графітним олівцем або нумератором в правому верхньому куті. В кінці справи на окремому аркуші-свідченні ставиться засвідчуючий підпис, в якому цифрами вказується кількість пронумерованих аркушів та обговорюються всі особливості нумерації (пропуски або помилки в нумерації).
Форма аркуша-свідчення подана в додатках до "Основних правил роботи відомчих архівів".
Для особливо цінних справ (особових, судових та слідчих, про присвоєння вчених ступенів та звань, справ на авторські посвідчення та ін.) при підготовці для здачі в архів складаються внутрішні описи, якщо такі не велись протягом року.
Після підшивання та нумерації оформлюється обкладинка справи. її елементи визначені ГОСТом 17.914-72 "Обкладинки справ тривалого зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги". Ряд даних на обкладинку був внесений, коли справа була розпочата. При підготовці для здачі в архів ці елементи уважно перевіряються та уточнюються. Потім проставляються дати справи, кількість аркушів у справі та архівний шифр справи.
Заголовок справи, перенесений з номенклатури на початку року, обов'язково уточнюється. Якщо в справі є особливо важливі документи, документи-додатки до основного документа та ін., наявність яких не може бути визначена за заголовком справи, до заголовка додається анотація. Вона пишеться після заголовка з абзацу та складається в порядку, встановленому правилами роботи державних архівів для опису окремого документа: спочатку вказується вид документа, від якого він виходить, кому адресований, його дата та короткий зміст. Наприклад:

Кількість аркушів у справі виноситься на обкладинку з даних засвідчуючого підпису. Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві суб'єкта. Він містить номер фонду, опису і номер справи.
Складання описів. На оформлені і підготовлені для здачі у відомчий архів справи складаються описи. Опис - архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для їх обліку та закріплення систематизації. Опис є основним обліковим та довідковим посібником в діловодстві та архівній справі.
На справи постійного зберігання, справи з термінами зберігання більше 10 років та справи по особовому складу описи складаються окремо.
Перед внесенням справ в опис їх систематизують, тобто розмішують в суворо визначеному порядку. Якщо справи готують за кілька років, то спочатку їх розкладають по роках, а в межах року - по структурних підрозділах. Така систематизація справ називається хронологічно-структурною.
В кожній структурній частині справи розміщуються в порядку важливості документів, що в них містяться. При систематизації справ можна скористатися номенклатурою справ або відомчим переліком документів із зазначенням термінів зберігання. Особові справи, особові картки звільнених або незатребувані трудові книжки систематизуються суворо за алфавітом.
По кожній справі в опис вносяться: порядковий номер, індекс справи, заголовок справи (в тому числі і анотація), дата, кількість аркушів, примітки. В описі справ із термінами зберігання більше 10 років перед приміткою є графа "Термін зберігання справи". Всі ці дані переписуються з обкладинки справи. Справи вносяться в опис в тому порядку, в якому вони були систематизовані. Кожна справа в описі отримує номер, який відразу ж проставляється на обкладинку справи. Якщо справа складається з кількох томів, кожний том в описі отримує самостійний номер.
В суб'єктах, що не мають структурних підрозділів, складаються загальні описи. У великих суб'єктах описи складаються на справи кожного структурного підрозділу окремо. На основі описів структурних підрозділів відомчий архів складає розділи зведеного опису справ суб'єкта, і по ньому відомчий архів буде передавати справи до державного архіву відповідно до правил. Здавання справ із структурних підрозділів в архів суб'єкта відбувається щорічно за графіком, який складається архівом і затверджується керівником суб'єкта.
Справи з постійним терміном зберігання, терміном зберігання більше 10 років та по особовому складу приймаються в архів за описами. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаються у відомчий архів за номенклатурою справ.