3.2. Формування справ

Під формуванням справ мається на увазі віднесення документів до визначеної справи і систематизація документів у справі. Розподіл документів у справі виконується відповідно до номенклатури справ. Правильне та своєчасне занесення документів до справи забезпечує швидкість пошуку документа та його збереження. Основними нормативними документами, в яких досить повно викладені вимоги щодо формування, оформлення та зберігання справ, є "Основні правила роботи відомчих архівів" та ДСДЗУ.
Формують та зберігають справи в структурних підрозділах за місцем складання документів. Розпорядчі документи, листування та найважливіші внутрішні документи формують і зберігають в секретаріаті керівництва або в канцелярії. В невеликих суб'єктах всі справи можуть зберігатися централізовано у секретаря. У великих суб'єктах в структурних підрозділах виділяються особи, відповідальні за зберігання документів і формування їх у справи.
На кожну названу в номенклатурі справу до початку року заводиться папка, на яку переноситься заголовок. На обкладинці справи крім заголовка вказується назва суб'єкта, структурного підрозділу, індекс справи за номенклатурою і термін зберігання (на справах постійного збереження вказується "Зберігати постійно"). Під час виконання документи розкладаються секретарем або особою, відповідальною за цю роботу в структурному підрозділі, тільки в ті справи, що були раніше визначені для них номенклатурою справ. Підшивання документів у справу потрібно робити в той же день до кінця робочого дня. Опрацьовані документи повинні мати відмітку про виконання. Якщо з'явились документи, справа для яких не передбачена номенклатурою, на них заводиться самостійна справа, назва якої дописується в номенклатуру під резервним номером. Для поточного зберігання документів використовують папки-швидкозшивачі або більш зручні папки-реєстратори.
Документи заносяться в справу в одному екземплярі. Чернетки і численні копії, за винятком чернеткових і дублетних екземплярів особливо важливих документів, до справи не підшиваються. Копії підшиваються в тому випадку, якщо на них є візи, резолюції та інші нотатки, що доповнюють дані першого екземпляра.
Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (товщиною 30-40 мм). Якщо документів виявляється більше, то формують нові томи.
Документи формуються в справу за один календарний рік.
Винятки становлять справи, які продовжуються й наступного року, судові й особові справи, які формуються впродовж всього періоду роботи особи в суб'єкті, документи виборних органів і постійних комісій, депутатських груп, які формуються за період їх скликання. В навчальних закладах справи формуються за навчальними роками, в театрах - за театральними сезонами. Свою специфіку має формування історій хвороб, справ на рукописи та фільми та ін.
В справу документ підшивається з усіма доповненнями, які виникли в процесі вирішення питання. В тих випадках, коли додатки надходять постійно і мають великі обсяги, вони можуть формуватися в окремі справи, наприклад: протоколи засідань колегії за 2003 рік -одна справа, а довідки, доповіді, висновки, проекти рішень до протоколів засідань колегії—наступна справа.
Планова і звітна документація незалежно від часу її складання підшивається в справу того року, якого вона стосується, наприклад, звіт за 2002 рік, складений у 2003 році, підшивається в справу 2002 року, і навпаки, план на 2002 рік, який складений ще в 2001 році, розміщується у справу 2002 року.
В справу документи підшиваються в хронологічній послідовності. Це означає, що документи розміщують в послідовності вирішення питання, причому в листуванні документ-відповідь повинен бути підшитим за документом-запитом. Хронологія, таким чином, зберігається за ініціативними документами. Розпорядчі документи-накази, розпорядження, ухвали підшиваються чітко за хронологією.
Допустима алфавітна систематизація однорідних документів усередині справ, коли використовуються прізвища авторів, назви суб'єктів, кореспондентів, назви адміністративно-територіальних одиниць та ін. Документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні тощо), групуються в нумераційному порядку.
Справи за пропозиціями, заявами та скаргами громадян формуються окремо від загального листування.