2.7. Відмітки на документах

Відмітки на документах показують стадії їх виконання та проходження.
Відмітка про надходження (реквізит 31) проставляється при отриманні документа в нижньому правому куті найчастіше спеціальним реєстраційним штампом. Цей реквізит включає скорочену назву суб'єкта, до якого надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Дата отримання документа є початком відліку терміну виконання отриманого документа.
Резолюція (реквізит 18). Після первинного опрацювання документ надходить до керівника суб'єкта або структурного підрозділу, який в резолюції вказує порядок та характер виконання документа.
Резолюція, по суті, закріплює розпорядження керівника з приводу виконання документа. Вона повинна бути чіткою, короткою, конкретною, коректною та складатися з таких елементів: кому доручається виконання - прізвище та ініціали виконавця у давальному відмінку; що доручається - характер та порядок виконання; термін виконання; підпис того, хто написав резолюцію, та дата резолюції.
Резолюція часто є підставою взяття документа на контроль. В цьому випадку термін виконання документа береться з резолюції. Резолюція проставляється у верхній правій частині документа між адресатом та текстом.
Відмітка про контроль (реквізит 20) проставляється на документах, що потребують виконання та взяття на контроль, у вигляді літери "К" (контроль) або контрольної дати на лівому полі документа на рівні заголовка. Може наноситись гумовим штемпелем або писатися від руки червоним, синім, зеленим олівцем.
Відмітка про виконання документа та направлення його до справи (реквізит29) проставляється одразу ж після вирішення питання та надсилання відповіді. Складається зі слів: "До справи", номера справи, до якої документ буде підшитий; коротких повідомлень про виконання документа; підпису, дати.



Реквізит розташовується на нижньому полі першої сторінки.
Відмітка про перенесення даних на машинний носій (реквізит ЗО) проставляється в суб'єктах, що користуються ЕОМ. Складається зі слів: "Інформація перенесена на машинний носій", підпису особи, відповідальної за перенесення даних в пам'ять ЕОМ, та дати перенесення. Проставляється на нижньому полі між відмітками про виконання та отримання документа.
Відмітка про виконавця (реквізит 28) складається з прізвища виконавця та номера його телефону. Цю відмітку мають тільки вихідні документи-довідки, висновки, листи та ін. До неї належать прізвище того, хто склав документ (без ініціалів), та номер його телефону. Відмітка дуже важлива для оперативного зв'язку з тим, хто готував документ, уточнення та пояснення питань, що висвітлені в документі.
ДСТУ 4163-2003 допускає розташування цього реквізиту на лицьовому боці останнього аркуша документа в нижньому лівому куті.
Нижче прізвища виконавця при необхідності може вказуватись індекс оператора ПК (як правило, перші літери імені та прізвища), кількість роздрукованих екземплярів та дата друку.