2.6. Посвідчення документа

Підпис (реквізит 23) - обов'язковий реквізит службового документа. Посадові особи підписують документ в межах їх компетенції. Документи, що складаються суб'єктами, діючими на правах єдиноначальності, підписуються однією посадовою особою. На документах, які приймаються колегіальними органами, проставляються два підписи. Наприклад, рішення підписують голова та секретар колегіального органу. Так само підписується і протокол.
Два та більше підписів ставляться на документах, за зміст яких відповідають декілька осіб. Грошово-фінансові документи підписують керівник суб'єкта та головний бухгалтер. Наприклад:
При цьому до складу підписів можуть включатися слова, що відображають взаємовідносини сторін. Наприклад:

Підписується, як правило, перший екземпляр документа, виготовлений на бланку.
Реквізит "підпис" складається з назви посади особи, що підписує документ, особистого підпису та його розшифрування, вказуються ініціали та прізвище. В документах, виготовлених на бланках, до назви посади не відноситься назва суб'єкта. Наприклад:
При оформленні документа на чистому аркуші назва посади включає найменування суб'єкта.
У вищих навчальних закладах, наукових установах у посаді вказуються вчений ступінь та звання.
Печатка (реквізит 26). Для надання юридичної сили ряду документів їх скріплюють печаткою. Суб'єкти, як правило, мають печатки двох видів: одну гербову та кілька простих. Гербова печатка кругла, із зображенням Герба в центрі, по колу подається повна назва суб'єкта. Гербова печатка проставляється на дійсних документах, які вимагають особового посвідчення: договорах, документах, пов'язаних з отриманням коштів та матеріальних цінностей (доручення, чеки, банківські документи та ін.), а також таких, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова книжка, диплом та ін.).
Прості печатки бувають різної форми: кругла, квадратна, трикутна та прямокутна. На них немає зображення Герба. Суб'єкт може мати таких печаток декілька, їх відтиски проставляються на довідках та перепустках, копіях документів, що виходять за межі суб'єкта, розмножених екземплярах розпорядчих документів при їх розсиланні, при опечатуванні пакетів, бандеролей, шаф, дверей сейфів та ін. Відтиск печатки на документі повинен перекривати частину назви посади та справжнього підпису.
Гриф затвердження (реквізит 17). Після підписання деяких видів документів треба їх затвердити, після чого вони отримують юридичну силу. Необхідність затвердження цих документів передбачена нормативними актами.
Затвердження санкціонує зміст документа або поширює його дію на визначене коло осіб та суб'єктів.
Документ затверджується двома способами, що мають однакову юридичну силу: виданням розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу) або спеціальним оформленням (проставленням грифа затвердження). Звідси два варіанти написання грифа затвердження:
Слова ЗАТВЕРДЖУЮ і ЗАТВЕРДЖЕНО друкуються великими літерами без лапок. Розмішується гриф у верхній правій частині документа.