ВСТУП

Процес управління включає основні типові документаційні операції, що взаємодіють між суб'єктами та об'єктами: збір та опрацювання документаційної інформації; підготовка рішень та розпоряджень; прийняття рішень та їх документаційне забезпечення; доведення рішень до виконавців; виконання рішень; контроль за виконанням; збір інформації про виконавця; передача інформації по вертикалі та горизонталі; збереження та пошук інформації. Кожна з цих операцій може бути реалізована документаційно як традиційними методами, так і за допомогою комп'ютерних систем та технологій.
Недокументаційні управлінські дії є допоміжними, оперативними, організаційними. Вони становлять невеликий відсоток у процесі управління об'єкта чи суб'єкта.
Апарат управління - це складний механізм, який реалізує свої дії через організаційно-розпорядчі документи, що взаємодіють зі специфікою діяльності системи управління, починаючи зверху вниз. З кожним роком обсяг документів зростає. У зв'язку з великим обсягом інформаційних процесів та їх опрацюванням великого значення набуває регулювання документаційних потоків, створення банку даних, а також знання і вивчення документів у сфері управління, опрацювання, збереження та їх використання.
Апарат управління на різних його рівнях повинен складатися із спеціалістів за фахом, які мають спеціальну підготовку і знання в царині документаційного забезпечення управління та використання документів.
Управління як механізм реалізації дій об'єкта чи суб'єкта являє собою технологічно складний, постійно діючий цикл, що повинен відповідати науювим вимогам ведення документаційного господарства на всіх його рівнях.
Документ - основний об'єкт у сфері управління, є фундатором документаційних досліджень, що визначає наукове, практичне та історичне значення і регулює відносини суб'єктів і об'єктів в їх практичній діяльності. Документи в житті людини та суспільства в цілому виступають як історичне джерело доказів, що впливає на науково-технічний розвиток інформації, її систем, використання бази даних у різних сферах науково-технічного, економічного, культурного і політичного розвитку. Документи регулюють інформаційні процеси, потоки, створюють сучасні інформаційно-технічні банки даних по вертикалі та горизонталі. Діловодство - це діяльність, що охоплює документування та організацію роботи з документами у процесі управлінської діяльності на всіх його рівнях.
Пропонована книга присвячена вивченню основ організації інформаційно-документаційного обслуговування управлінської діяльності, правил складання та оформлення службових документів, напрямків удосконалення інформаційно-документаційного забезпечення.
Навчальне видання визначає дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та їх документування, сприяє становленню
чіткого організаційно-технічного порядку, створенню банку організаційно-розпорядчих документів, сучасних технологічних і інформаційних технологій. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.
Посібник містить навчально-методичні матеріали за основними напрямками:
- документи, що створюються об'єктами та суб'єктами в сфері їх
діяльності;
- технологічний цикл, що забезпечує саму їх діяльність;
- використання, збереження, контроль за ОРД та інше.
Велика увага приділяється підготовці та оформленню ОРД в сфері управління, їх класифікаціям, застосуванню та використанню реквізитів, що допомагає в практичній роботі всім, хто працює з документами.
На основі чинних державних і міжнародних стандартів визначені правила складання та оформлення службових документів: договорів, контрактів, протоколів, звітів та ін., а також документів з особового складу тощо.
Видання розраховане на юридичних та фізичних осіб, що працюють у сфері управління, на студентів вузів, факультетів перепідготовки кадрів, економіки, менеджменту, юриспруденції, а також на всіх, хто працює з документами в системі державних, комерційних, спільних та інших підприємств, організацій та установ.
Навчальне видання має універсальний характер. Його можна використовувати як в навчальній, так і науковій практиці. Окрім того, в цьому виданні знайдуть відповіді на численні запитання майбутні працівники служб документації, суб'єктів і об'єктів різних форм власності.
Посібник дає змогу засвоїти термінологію діловодства, нормативно-методичні матеріали з документування управлінської діяльності та організації інформаційно-документаційного обслуговування; закономірності розвитку документів; поняття уніфікації та стандартизації документів. Подано характеристику уніфікованих систем документації; правила складання та оформлення документів; вимоги до раціональної організації документаційного забезпечення (рух документів у суб'єкті, створення банку даних про документи, строковий контроль за виконанням документів, формування справ); критерії та принципи визначення термінів збереження документів.
Фахівці, що працюють з документами, повинні вміти складати та оформляти документи відповідно до вимог державних стандартів, в тому числі за допомогою обчислювальної техніки; визначати терміни зберігання документів; формулювати вимоги до постановки раціональної організації документаційного забезпечення управлінської діяльності.
Видання підготовлене і видане за підтримки і допомоги вельмишановного ректора ЧДТУ, професора, академіка Юрія Григоровича ЛЕГИ.
Велика подяка від автора колективу редакційно-видавничого центру: керівнику Литвин О.В., співробітникам Бойченко О.П., Порецькій IX, Лантух А.Г., а також працівникам кафедри суспільних дисциплін і права ЧДТУ.