Організація касової роботи на підприємствах, в організаціях, установах

Касові операції в народному господарстві України здійснюються відносно до "Порядку ведення касових операцій у народному господарстві України", який затверджено постановою Правління НБУ № 334 від 13 жовтня 1997 р. Цей порядок поширюється на усіх юридичних осіб (крім банків і підприємств зв'язку), а також на фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи (індивідуальні підприємці) і його положення є обов'язковими для виконання ними.
Основні вимоги та положення ведення касових операцій такі:
1. Підприємства та індивідуальні підприємці, які мають поточні рахунки в банку, зобов'язані зберігати свої кошти в установах банків. Готівка, яку вони одержують із власних поточних рахунків (основного та допоміжних) в установах банків у межах наявних на них коштів, має витрачатися виключно на визначені у чеку цілі, що не суперечать законодавству в т.ч. нормативним актам НБУ. Підприємства повинні надавати банкові на його вимогу звітні платіжні і розрахункові документи (касові і товарні чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів, довідки купівлі-продажу, акти закупівлі, податкові накладні, рахунки-фактури тощо), які підтверджували б здійснені цільові витрати готівки.
2. Підприємства та індивідуальні підприємці мають право здійснювати розрахунки між собою, а також з фізичними особами (громадянами) у готівковій і безготівковій формі. Всі готівкові розрахунки проводяться як за рахунок коштів, одержаних у касі банку, так і за рахунок власної виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг), крім оплати праці та виплати дивідендів (доходу). Сума платежу готівкою одного підприємства (підприємця) не повинна перевищувати 3 тис. грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств (підприємців), із якими проводяться розрахунки, не обмежується. Платежі понад граничну суму (3 тис. грн.) проводяться виключно в безготівковому порядку. У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків понад граничну суму кошти в розмірі перевищення граничної суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі з подальшим порівнянням одержаної суми з лімітом каси.
Кошти на виплати, пов'язані з оплатою праці та виплатою дивідендів, всі підприємства (у т.ч. колективні сільськогосподарські господарства та фермери), а також індивідуальні підприємці мають одержувати виключно із кас банків. При цьому вони повинні забезпечувати систематичну і повну виплату податків та внесення обов'язкових платежів до державних цільових фондів у порядку і строки, визначені чинним законодавством.
Під час здійснення готівкових розрахунків підприємств (підприємців) між собою одержувач готівкового платежу зобов'язаний подати платникам відповідні облікові розрахункові документи (товарний чек, рахунок-фактуру, акт виконаних робіт, наданих послуг, податкову накладну тощо).
Розрахунки підприємств (підприємців) готівкою з громадянами мають проводитися з оформленням касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу, актів закупівлі, актів виконаних робіт або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконаних робіт, наданих послуг.
За бажанням громадян кошти за придбані у них підприємствами (підприємцями) товари (виконані роботи, надані послуги) можуть бути перераховані на їх поточні чи вкладні рахунки в установах банків.
3. Залишки готівки в касах підприємств (підприємців) лімітуються. Ліміти залишку готівки в касі усім підприємствам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють касові операції з готівкою, встановлюються комерційними банками за місцем відкриття рахунків з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленням від установ банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки тощо.
Колективні сільськогосподарські підприємства (колгоспи, кооперативи, спілки) самостійно визначають розміри готівки, що постійно знаходиться у їх касах, як це передбачено статтею 17 Закону України "Про колективне сільськогосподарське підприємство", з відповідним повідомленням про розмір ліміту обслуговуючих установ банку.
Ліміти залишку готівки в касі не встановлюються фермерським господарствам, які займаються виключно виробництвом, переробкою та реалізацією сільськогосподарської продукції, та індивідуальним підприємцям.
Порядок встановлення ліміту залишку готівки в касі регулюється НБУ - Інструкцією НБУ № 4 "Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України", затвердженою постановою Правління НБУ № 335 від 13 жовтня 1997 р.
Усю готівку понад встановлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов'язані здавати в каси банків у порядку і строки, встановлені установами банків, для зарахування на їх рахунки. Якщо ліміт залишку готівки в касі підприємства не встановлено, то вся наявна готівка в його касі на кінець дня має бути здана до банку (незалежно від причин відсутності ліміту каси).
Підприємства, виконавчі органи селищних, міських та районних у (містах) рад мають право зберігати в касах протягом 3-х робочих днів готівку понад встановлений ліміт, що одержана в банку для виплат, пов'язаних із оплатою праці, стипендій, відряджень, дивідендів; колективні сільськогосподарські підприємства, підприємства залізничного транспорту й морські порти - для проведення таких же виплат працівникам віддалених підрозділів; виконавчі органи сільських рад - протягом 5-ти робочих днів, включаючи день одержання готівки у банку. Після закінчення цих строків суми готівки, що не використані за призначенням, повертаються в банк не пізніше наступного робочого дня клієнта та банку, в подальшому видаються підприємствам за їх першою вимогою на ті самі цілі.
4. Готівкова виручка підприємств та підприємців, одержана від реалізації товарів (робіт, послуг), та інші касові надходження можуть використовуватися ними для забезпечення господарських потреб (крім здійснення виплат, пов'язаних із оплатою праці та виплатою дивідендів). У разі витрачання підприємством готівки з виручки на ці цілі виплачені з каси кошти включаються до фактичних залишків готівки в касі того дня, коли були здійснені такі виплати, з подальшим порівнянням одержаної суми із затвердженим лімітом каси.
5. Із кас підприємств може видаватись готівка працівникам під звіт на відрядження, придбання товарів, заготівлю сільськогосподарської продукції тощо.
Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства звіт про витрачені суми не пізніше:
- за відрядженнями - 3-х робочих днів після повернення з відрядження;
- на заготівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту - 10-ти робочих днів із дня видачі готівки під звіт;
- на всі інші виробничі (господарські) потреби - наступного дня після видачі готівки під звіт.
Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видана готівка на відрядження та кошти під звіт для вирішення у цьому відрядженні господарських питань, то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом 3-х робочих днів після повернення з нього повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно два звіти:
- авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження;
- звіт про витрачання коштів, що були видані їй для вирішення виробничих питань.
За перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, за видачу готівки без повного звітування щодо раніше виданих коштів, за витрачання готівки з виручки на виплату, пов'язану з оплатою праці, при наявності податкової заборгованості, за нецільове витрачання отриманих у банку готівкових коштів до підприємств застосовуються різні фінансові санкції згідно з чинним законодавством.
6. Підприємства (підприємці) щоквартально подають до банку касові заявки встановленого зразка про суми надходження та видачі готівки з їх кас, а також календар видачі заробітної плати. Ці документи використовуються банком для аналізу та прогнозування готівкового обігу й контролю за повнотою та своєчасністю виплати заробітної плати.
7. Касові операції оформляються відповідними касовими документами, типові форми яких затверджуються Міністерством фінансів України і мають застосовуватися без змін на всіх Підприємствах, в організаціях, установах незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.
Приймання готівки касами підприємств проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером, або особою, ним уповноваженою. Про прийняття грошей видається квитанція з підписами головного бухгалтера, або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.
Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими розрахунково-платіжними відомостями. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства, або особами, ними уповноваженими. До видаткових касових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо. Тому, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах є дозвільний напис керівника підприємства, то підпис його на видаткових касових ордерах не обов'язковий.
Оплата праці, виплата допомог, стипендій і премій проводиться касиром за платіжними відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача готівки. Після закінчення встановлених строків здійснення цих виплат (3-х або 5-ти робочих днів) касир повинен:
- у платіжній відомості проти прізвищ осіб, яким не здійснено видачу готівки, поставити штамп або зробити відмітку від руки "Депоновано";
- скласти реєстр депонованих сум;
- у платіжній відомості зробити напис про фактично виплачену суму і недоодержану суму виплат, які підлягають депонуванню;
- записати в касову книгу фактично виплачену суму і поставити на відомості штамп: "Видатковий касовий ордер № ".
Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.
Касові документи, після складання звіту касира та його обробки в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються і переплітаються в окремі пачки та зберігаються протягом 36-ти місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, які передаються під охорону.
Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера підприємства. До кінця робочого дня документи мають бути обов'язково повернуті.
Касові документи можуть бути вилучені у підприємства за постановою правоохоронних органів, рішенням державної контрольно-ревізійної служби та державної податкової адміністрації.
На місце вилученого справжнього документа підшивається завірена матеріально відповідальною особою копія вилученого документа, листи про вилучення документів, протокол вилучення, розписка особи, акт одержання справжнього документа тощо.
8. Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу, аркуші якої мають бути пронумеровані, прошнуровані й опечатані сургучною печаткою. Кількість аркушів у книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.
Записи в касовій книзі проводяться у двох примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою або чорнилом темного кольору. Другі примірники є відривними і слугують для звіту касира.
Щодня наприкінці робочого часу касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт відривні аркуші, тобто копію записів у касовій книзі за день разом з прибутковими і видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.
Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства. Потрібно зауважити, що видача грошей з каси не підтверджена розпискою одержувача у видатковому документі, вважається нестачею грошей в касі і стягується з касира. Готівка в касі, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком каси і зараховується в дохід підприємства.
9. Підприємства торгівлі та сфери обслуговування населення при здійсненні касових операцій із готівкою повинні забезпечувати постійну наявність у своїх касах розмінної монети різного номіналу в розмірі не менше 5% від суми встановленого підприємству ліміту залишку готівки в касі для видачі здачі громадянам.
В окремих випадках, якщо через специфіку діяльності підприємства виручка отримується переважно за рахунок реалізації окремих груп товарів (послуг) високої вартості, обслуговуючою установою банку такому підприємству може бути встановлена наявність обов'язкової суми розмінної монети в касі в розмірі 2-5% встановленого підприємству ліміту каси.
10. Кожне підприємство для здійснення розрахунків готівкою повинно мати касу. Касою називається спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання грошей. Керівники підприємств зобов'язані обладнати касу і забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси, а також у разі їх транспортування із установи банку та здавання в установу банку. Вони несуть у встановленому законодавством порядку відповідальність у тому разі, якщо з їх вини не були створені необхідні умови, що забезпечують схоронність коштів під час їх зберігання чи транспортування.
11. У строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси з покупюрним перерахуванням грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться у касі. Фактичний залишок грошей в касі звіряється з даними обліку за касовою книгою. Для проведення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія, яка за результатами ревізії складає акт. У господарських товариствах, де це передбачено їх статутом, такі ревізії проводяться ревізійними комісіями.
У разі виявлення ревізією нестачі або лишку грошей в касі в акті вказується сума нестачі або лишку й обставини їх виникнення.
Засновники підприємств, вищі керівні організації (у разі їх наявності), а також аудиторські фірми відповідно до укладених із ними угод під час проведення документальних ревізій на підприємствах в обов'язковому порядку проводять ревізію каси і перевіряють дотримання касової дисципліни.
Перевірка касової дисципліни здійснюється також органами державної податкової адміністрації, органами державної контрольно-ревізійної служби. Міністерством внутрішніх справ України, фінансовими органами та установами комерційних банків. При цьому обслуговуючі установи банку особливу увагу звертають на перевірку цільового використання готівкових коштів, знятих підприємствами з будь-якого зі своїх рахунків у значних розмірах (понад 50 тис. грн.).
Відповідальність за дотримання касової дисципліни покладається на керівників підприємств, головних бухгалтерів, керівників фінансових служб, касирів. Особи, винні в порушенні касової дисципліни, притягуються до відповідальності у встановленому чинним законодавством порядку.
12. Порядок ведення касових операцій в установах банків, які здійснюють касове обслуговування клієнтів, встановлений інструкцією НБУ з організації емісійно-касової роботи в установах банків України № 1 від 7 липня 1994 р.
Порядок ведення касових операцій на підприємствах зв'язку України регулюється відповідними нормативними актами, що затверджені Державними комітетом зв'язку України.