Основи організації аналітичного обліку доходів, витрат і фінансових результатів господарсько-фінансової діяльності

Для контролю за доходами, витратами та фінансовими результатами діяльності підприємства і аналізу цих результатів, крім узагальнених даних на синтетичних рахунках 70 "Доходи від реалізації", 90 "Собівартість реалізації", 74 "Інші доходи" та на інших рахунках, необхідні деталізовані дані про фінансові результати діяльності підприємства. Такі деталізовані дані можна отримати лише з належно, раціонально організованого аналітичного обліку.
З переходом на бухгалтерський облік за новими національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку аналітичний облік фінансових результатів особливо необхідний для складання Звіту про фінансові результати. Більше того, можна стверджувати, що без належно, раціонально організованого аналітичного обліку фінансових результатів практично неможливе складання об’єктивного Звіту про фінансові результати.
Завдання раціональної організації аналітичного обліку фінансових результатів на кожному підприємстві полягає в тому, щоб відповідно до Положення (стандарту) 3 “Звіт про фінансові результати” та статей цього звіту був організований аналітичний облік. На аналітичних рахунках фінансових результатів протягом року наростаючим підсумком з початку року мають накопичуватись в розрізі звітних статей дані про доходи та витрати підприємства, необхідні як для контролю та аналізу, так і для складання Звіту про фінансові результати. Отже, аналітичний облік фінансових результатів повинен бути організований так, щоб за підсумком кожного звітного періоду із аналітичного обліку фінансових результатів можна було взяти підсумкові дані і перенести їх на відповідну статтю Звіту про фінансові результати.
Виходячи з вищевикладених вимог аналітичний облік фінансових результатів має бути організований на підприємстві з врахуванням специфіки його діяльності, тобто видів операційної (основної) діяльності, іншої та надзвичайної діяльності і змісту Звіту про фінансові результати. Підприємства, організуючи аналітичний облік доходів на звітний рік, мусять виходити із переліку та економічного змісту статей Звіту про фінансові результати. Враховуючи зміст окремих статей звіту, визначають в ньому прибуток або збиток за звітний період.
Економічний зміст окремих статей Звіту про фінансові результати та порядок визначення прибутку або збитку за звітний період від основної (операційної) діяльності, фінансових операцій, іншої звичайної діяльності та надзвичайних подій установлені Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 3 “Звіт про фінансові результати” зі змінами та доповненнями від 14 червня 2000 р. № 131 та від 30 листопада 2000 р. № 304 (пункти 13-37), крім випадків, коли відповідні положення (стандарти) передбачають винятки з цього правила.
Аналітичний облік доходів і витрат до окремих рахунків або субрахунків ведеться в спеціальних відомостях або книгах, прийнятих на даному підприємстві за формою бухгалтерського обліку, яка підприємством застосовується. Підсумки доходів і витрат на окремих аналітичних рахунках (статтях) підраховуються за звітний місяць. У зв’язку з тим, що в Звіті про фінансові результати доходи і витрати за звітний період показуються наростаючим підсумком з початку року, доцільно після підсумку за останній місяць кварталу ввести окремий рядок (графу) “З початку року”. При необхідності визначення доходів і витрат з початку року в середині звітного періоду (кварталу) такі підсумки доцільно підраховувати на визначену дату, наприклад, на 1 травня, на 1 серпня.
На одному розвороті відомості (книги) аналітичного обліку доходів і витрат доцільно об’єднати 2-3 субрахунки одного синтетичного рахунку з виділенням підсумків “Разом” за кожним субрахунком та “Всього” за синтетичним рахунком. Це дасть можливість спростити записи та підрахунки в аналітичному обліку, покращити наочність аналітичного обліку та його використання для контролю й аналізу доходів і витрат.
Враховуючи особливості структури нового Плану рахунків, в аналітичному обліку до окремих синтетичних рахунків доходів і витрат аналітичними рахунками виступають субрахунки, виділені в Плані рахунків для обліку окремих видів доходів і витрат. В цьому разі вважаємо недоцільним ведення аналітичного обліку в розрізі окремих субрахунків.
З метою спрощення записів в аналітичному обліку доходів і витрат та скорочення часу на ведення цього обліку рекомендується при визначенні за первинними документами кореспонденції рахунків (бухгалтерських проводок) після коду синтетичного рахунку чи субрахунку доходів або витрат через дефіс записувати порядковий номер статті за встановленою на підприємстві нумерацією статей. Наприклад, Кт 702-1.1, Кт 91-1, Дт 74-5 і т. д. В цьому разі при записах доходів і витрат в аналітичному обліку нема необхідності знову звертатись до первинних документів, щоб визначити вид доходів або витрат.
Рекомендований спосіб кодування синтетичних і аналітичних рахунків доходів і витрат особливо доцільний при веденні комп’ютерного обліку на підприємстві, бо, крім вказаних вище переваг такого кодування рахунків, воно дає можливість автоматично отримати підсумкові дані аналітичного обліку доходів і витрат з початку року для контролю, аналізу та складання Звіту про фінансові результати підприємства.
Перелік рекомендованих вище аналітичних рахунків (статей) доходів і витрат може уточнюватись головним бухгалтером підприємства з врахуванням специфіки його господарсько-фінансової діяльності. Перелік вказаних статей доходів і витрат основної діяльності підприємств з урахуванням галузевої специфіки їх діяльності повинен бути уточнений відомчими галузевими методичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку.
Аналітичний облік доходів і витрат має розкривати також елементи собівартості продукції (товарів, робіт, послуг) і створення чистого доходу від їх реалізації та служити джерелом інформації (облікових даних) для заповнення Звіту про фінансові результати, для контролю й аналізу.
На рахунках класу 0 “Позабалансові рахунки” обліковують товарно-матеріальні цінності (активи), які не належать підприємству, умовні зобов’язання, отримані та видані забезпечення, орендовані необоротні активи, активи на відповідальному зберіганні, контрактні зобов’язання, гарантії та забезпечення надані і отримані, бланки суворого обліку тощо. Як і за старим Планом рахунків, на позабалансових рахунках подвійний запис не застосовується, тобто записи здійснюються на збільшення або на зменшення (надходження, видаток) відповідних об’єктів позабалансового обліку.
Залишки рахунків класу 0 “Позабалансові рахунки” використовуються для заповнення приміток до фінансових звітів.