У процесі документального оформлення первинного обліку запасів необхідно користуватися відповідними нормативними документами (див. пп. 3.1).
Матеріальні, сировинні та паливні ресурси є одними з найважливіших на підприємстві, тому й документальне оформлення надходження, наявності і витрачання зазначених ресурсів є досить відповідальним процесом, який повинен забезпечити необхідну інформацію як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом матеріальних цінностей.
Основними типовими документами з оприбуткування та видачі матеріалів є Накладні, Товарно-транспортні накладні, Прибуткові ордери, Акти про приймання матеріалів тощо. (Наведено у розділі 4, п. 4.1 частини І).
Матеріали, що надходять.на склад, ретельно перевіряють, встановлюють відповідність їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок і супровідним документам. Якщо не виявлено розходжень, матеріали приймають. При цьому можливі два варіанти оформлення приходу: безпосередньо на документі постачальника або шляхом виписування Прибуткового ордера. У першому разі на одному примірнику документа (постачальника), який підписує матеріально відповідальна особа, ставлять штампи прийому, у другому - оформлюють прибутковий ордер (ф. М-4, табл. 3.1). Прибуткові ордери використовуються для кількісно-сумового обліку матеріалів, що надходять від постачальників або з переробки.
У випадках, коли є розбіжності кількості та якості з даними супроводжуючих документів постачальника, а також для матеріалів, що надійшли без платіжних документів, складають "Акт про приймання матеріалів" (типова форма № М-7, табл. 3.2).
Акт складається комісією, яка призначається керівником підприємства і до якої входять завідуючий складом, представник відділу постачання (або відповідальна особа) та ін. У цій комісії обов'язковою є участь представника, а за його відсутності (наприклад, у зв'язку з великою віддаленістю) представника іншої незацікавленої організації. Акт складається у двох примірниках. Цей Акт є підставою для оприбуткування бухгалтерією фактично прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не заповнюється.
При одержанні вантажів із залізничної станції
експедитор повинен перевірити відповідність кількості місць. що надходять, і знаків маркування на них з даними супровідних документів. Якщо вантаж прибув у справному вагоні без ознак злому, експедитор повинен домагатися вибіркової перевірки маси і стану прибулих матеріалів.
Якщо при прийманні вантажу буде встановлено розходження з даними, зазначеними у транспортних документах, або виникнуть питання щодо цілісності вантажу (зірвана або пошкоджена пломба), складають комерційний акт. Цей акт є основою для подання претензій до залізниці або пароплавства про відшкодування збитків.
Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника автомобільним транспортом, оприбутковуються на склад на підставі Товарно-транспортної накладної, одержаної від вантажовідправника (табл. 3.3).
У випадках, якщо матеріальні цінності, наприклад, листове залізо, надходять в одній одиниці виміру (за вагою), а витрачаються в іншій (за рахунком), то його оприбуткування, зберігання і відпуск необхідно відображати у всіх документах у двох одиницях виміру.
У разі надходження вантажу на склад без документів відділ постачання виписує наказ складу про прийом вантажу без документів. Завідуючий складом здає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.
Для одержання матеріалів від одногороднього постачальника покупець повинен видати експедитору (або представнику відділу постачання) Довіреність т.ф. № М-2 (табл. 3.4), зареєстровану у журналі реєстрації довіреностей (табл. 3.5). Необхідно налагодити суворий контроль за своєчасним оприбуткуванням матеріалів та поверненням невикористаних доручень.
При дрібних купівлях матеріалів готівкою (наприклад, канцелярського приладдя) підзвітна особа зобов'язана здати матеріали на склад, а комірник на рахунку постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер прибуткового ордера і підпис.



Необхідно щоденно одержувати в банку Рахунки-фактури ф. № 868 (табл. 3.6), перевіряти їх відповідність надходженню матеріальних цінностей на склад підприємства (відділ постачання) і контролювати своєчасність їх оплати (фінансовий відділ підприємства, а на малому підприємстві -головний бухгалтер).
За умови тривалої відсутності й перебування в дорозі матеріальних цінностей потрібно вживати заходів до розшуку вантажу.
Контроль за своєчасним надходженням матеріалів здійснюється відділом постачання і бухгалтерією, а вживання оперативних заходів щодо розшуку вантажу покладається на відділ постачання, менеджера тощо.
Необхідно забезпечити своєчасне оформлення надходження матеріалів, за цим мають слідкувати працівники бухгалтерії (матеріальний відділ або головний бухгалтер малого підприємства).
На практиці трапляються випадки, коли виробничі запаси надходять до складу без рахунків-фактур постачальників. Такі поставки називають невідфактурованими. Бухгалтерія повинна організувати окремий облік розрахунків за ці матеріали і вжити заходів до своєчасного одержання рахунків від постачальників. «
У разі надходження вантажу на склад без документів відділ постачання виписує Наказ про прийняття вантажів без документів до складу (табл. 3.7). Завідуючий складом подає накази бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.
На склади також можуть надходити запаси із своїх цехів - це продукція власного виготовлення і зайві одержані й невикористані матеріали, а також матеріали, одержані від ліквідації основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів, браку у виробництві та відходи. Ці матеріали оприбутковують на склади за допомогою накладної (табл. 3.8). Накладна складається матеріально відповідальною особою складу (цеху), що здав цінності, у двох примірниках, один з яких слугує складу (цеху), що здав матеріальні цінності, підставою для списування цінностей, а другий - складу (цеху) для оприбуткування цінностей.
Накладна на повернення із цеху на склад матеріалів, не використаних у виробництві, виписується тільки в тому разі, якщо ці матеріали були відпущені не за лімітно-забірною карткою, оскільки у ній передбачено облік повернення матеріалів, відпущених у виробництво.
Відпуск сировини і матеріалів у виробництво - це відпуск їх безпосередньо для виготовлення продукції, а також на ремонтні та господарські потреби.
Матеріали у виробництво повинні відпускатися відповідно до лімітів, встановлених на підставі норм витрат запасів на одиницю виробу, а також плану випуску продукції на місяць.
Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу для внутрішньогосподарських потреб, є лімітно-забірні картки (Т.ф. М-8, табл. 3.9), накладні-вимоги (табл. 3.8).
Накладні-вимоги являють собою єдність розпорядчого і виправдного документів і використовуються для одноразового відпуску матеріалів. Відпуск матеріалів, що повторюються, можна оформляти лімітно-забірними картками, що об’єднують у собі розпорядчий документ, який містить ліміт (граничну кількість) відпуску, й накопичувальний виправдний документ, що підтверджує багаторазовий відпуск матеріалів зі складу в рахунок ліміту. Лімітно-забірні картки заповнюються планово-виробничим відділом напередодні одержання матеріалу (місяця) і візуються відділом постачання (на малому підприємстві заступником директора). Використовують також лімітно-забірні картки типової форми № М-28 і № М-28а (при будівельних роботах).
У лімітно-забірних картках зазначається місячний ліміт відпуску даному цеху (фізичній особі - робітникові) матеріалів певного номенклатурного номера (або декількох номерів).
Ліміт визначається виходячи з виробиичої програми цеху та діючих норм витрат матеріалів з урахуванням існуючих у цехах залишків невикористаних матеріалів на початок місяця. Ліміт може встановлюватися на кожне замовлення окремо.
Лімітно-забірні картки виписують у двох примірниках: один до початку місяця передається цеху-споживачу, другий - складу. Бажано друкувати їх на папері різного кольору, щоб чіткіше відрізняти примірник цеху від примірника складу.

Завідуючий складом (чи комірник) робить відмітку про кількість відпущеного матеріалу в обох примірниках лімітно-забірної картки і визначає залишок (сальдо) невикористаного ліміту. Факт відпуску підтверджується двома підписами: завідуючого складом і одержувача матеріалів.
По закінченні місяця або використання ліміту лімітно-забірні картки здають до бухгалтерії.
Відпуск матеріалів на сторону виконується на підставі договорів, нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства.
Відпуск, як і надходження матеріалів, оформлюють також товарно-транспортною накладною (за потребою).
Внутрішнє переміщення матеріалів зі складу на склад оформлюють також накладною-вимогою типової форми № М-11 (табл. 3.8), як і здачу відходів виробництва на склад і повернення невикористаних у виробництві матеріалів.
У відділі постачання підприємства-покупця провадять оперативний облік виконання договорів постачальниками і покупцями матеріалів. У цьому разі відкривають спеціальний журнал обліку надходження вантажів, в якому відділ постачання зобов'язаний: зареєструвати всі документи вантажів, що надходять; перевірити відповідність даних документів постачальника договору; відмітити реалізацію фондів; передати уповноваженій особі розпорядження на одержання і доставку вантажу (у разі надходження матеріалів залізницею або водним шляхом); передати первинні документи до бухгалтерії або фінансового відділу.
Таким чином, постачання кожного підприємства матеріальними ресурсами являє собою єдність двох процесів:
а) транспортування і доставку на підприємство замовлених і закуплених матеріальних ресурсів на підставі відповідної первинної документації;
б) оформлення заборгованості й оплати постачальникам одержаних від них--матеріальних цінностей.
Підприємство-покупець зобов'язане проконтролювати доставку вантажу, організувати його приймання і вивантаження, відповідне зберігання на складі або в інших місцях. Відповідальність за доставку вантажу та його зберігання в дорозі несе організація, що перевозить вантаж на підставі належно оформлених транспортних документів.
Покупець приймає вантаж за кількістю і якістю на своєму складі. Можливе також одержання вантажу самовивозом,
чальника за довіреністю, вивозить його своїм транспортом. Відповідальність покупця за одержані матеріальні цінності виникає з моменту підписання його представником товарних документів на одержання вантажу.
Придбання матеріальних цінностей в натурі завершується після їх надходження і оприбуткування на склад покупця.