Інвентаризація - це спосіб виявлення та обліку тих засобів і джерел (або їх відсутності), які не знайшли документального відображення у поточному обліку.
Провадиться як правило інвентаризація товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, незавершеного виробництва та інших засобів і джерел.
Згідно із Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність" № 996-XIV від 16 липня 1999 р. підприємства для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності зобов'язані провадити інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.
Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, коли її проведення є обов'язковим згідно із законодавством. Проведення інвентаризації є обов'язковим: а) при передаванні майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства на акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;
... є) при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не провадитися у випадку передачі підприємств та їх структурних підрозділів у межах одного органу, до сфери управління якого належать ці підприємства;
ж) у випадку ліквідації підприємства... Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі строки, визначити об'єкти, кількість і терміни проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.
Інвентаризація провадиться на підставі Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу. Затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України № 90 від 30.10.98 р.
Дана Інструкція встановлює єдині вимоги щодо порядку інвентаризації відповідних статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами та організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів.
Інвентаризація провадиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна.
Основними завданнями інвентаризації є:
- виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків сурової звітності, грошових коштів у касах, на реєстраційних, бюджетних, валютних та поточних
рахунках;
- виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей;
- дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації матеріальних цінностей;
- перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матеріальних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, в тому числі такої, термін позовної давності щодо якої минув, та інших статей балансу.
Установи зобов'язані провадити інвентаризацію:
1) будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів - не менше одного разу на три роки;
2) музейних цінностей - відповідно до строків, встановлених Міністерством культури України;
3) бібліотечних фондів - один раз на 5 років;
4) інших основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів: у міністерствах, інших центральних органах вико-навчоҐ влади, виконавчих органах місцевих рад - не менше одного разу на два роки; в інших установах - не менше одного разу на рік.
Інвентаризація основних засобів провадиться не раніше 1 жовтня:
- капітальних робіт інвентарного характеру і капітальних ремонтів - не менше одного разу на рік, але не раніше 1 грудня;
- молодняку тварин, тварин на відгодівлі, птиці, кролів, хутрових звірів і сімей бджіл — не менше одного разу на квартал;
- готових виробів, сировини, пального та інших матеріалів, кормів, фуражу - не менше одного разу на рік, але не раніше 1 жовтня;
- продуктів харчування і спирту - не менше одного разу на квартал;
- незавершеного виробництва і напівфабрикатів власного виробництва - не раніше 1 жовтня звітного року, крім того, періодично у терміни, встановлені відповідними вищими органами;
- грошових коштів, грошових документів, цінностей та бланків суворої звітності - не менше одного разу на квартал;
- розрахунків платежів до бюджету - не менше одного разу на квартал; аналогічно з вищою організацією:
- розрахунків із дебіторами та кредиторами - не менше двох разів на рік, розрахунків у порядку планових платежів і з депонентами — не менше одного разу на місяць.
Для проведення інвентаризації створюються комісії на основі наказу керівника підприємства. До складу інвентаризаційної комісії входить головний бухгалтер організації, підприємства (або інший представник бухгалтерії) на правах заступника голови інвентаризаційної комісії.
Залежно від повноти охоплення засобів (коштів) інвентаризації поділяються на повні й часткові. Інвентаризація, що охоплює всі засоби, кошти і розрахунки підприємства, називається повною. Повні інвентаризації - річні. Часткова інвентаризація охоплює лише якийсь один вид засобів, коштів (матеріальних цінностей, основних засобів, господарського інвентарю, каси, незавершеного виробництва тощо). Часткові інвентаризації провадяться для забезпечення точності звітних даних, посилення боротьби з втратами і зміцнення фінансової дисципліни. _ У звітному році кількість інвентаризацій, дати їх проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації, визначаються підприємством, установою, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.
Обов'язковим проведення інвентаризації є:
- при передачі майна державного підприємства, установи в оренду, приватизації майна державного підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством;
- перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, інвентаризація якого провадилася раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних засобів може провадитись один раз на три роки, а бібліотечних фондів — один раз на п'ять років;
- при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);
- при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а також за рішенням судово-слідчих органів;
- у разі пожежі або стихійного лиха. На деяких підприємствах інвентаризації провадяться не як разові заходи, а як постійний процес.
Керівники таких підприємств затверджують постійно діючу Інвентаризаційну комісію, яка щоденно (або за особливим графіком) відвідує місця зберігання матеріальних цінностей і провадить інвентаризацію лише окремих видів цінностей.
Обирають для перевірки ті види матеріальних цінностей, по яких на момент перевірки в обліку є мінімальний залишок. Частіше в натурі цей вид матеріальних цінностей відсутній, а залишок по обліку являє собою природний убуток (наприклад, по зберіганню спирту), який і фіксується інвентаризаційною комісією. Такого типу інвентаризація називається перманентною. Організація перманентної інвентаризації не вимагає припинення прибутково-витратних операцій, забезпечує постійний контроль за роботою матеріально відповідальних осіб. Перманентні інвентаризації знижують трудомісткість і тривалість при їх проведенні.
До початку проведення обов'язкової або визначеної підприємством, установою інвентаризації в присутності комісії матеріально відповідальні особи складають звіт про останні проведені операції, відображають їх у складському обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Матеріально відповідальні особи дають комісії розписку, в якій підтверджують, що всі прибуткові та витратні документи здані до бухгалтерії й всі матеріальні цінності, довірені їх зберіганню, знаходяться в приміщенні складу або інших місцях. Якщо підрозділ здійснює реалізацію матеріальних цінностей за готівку, то насамперед підраховується наявність готівки: реєструються показники лічильників касових апаратів, готівка звіряється з показниками касового апарата. Під час інвентаризації прибуткові й витратні операції з матеріальними цінностями як правило не здійснюються. Також до початку інвентаризації перевіряється стан ваговимірювального господарства - точність ваги, гир й іншої апаратури.
Дані про наявність тих чи інших цінностей із зазначенням назви, відмітних ознак, включаючи номенклатурний номер, одиниці виміру і кількості фактично виявлених натуральних одиниць, записуються до інвентаризаційного опису (табл. 4.1). Кожна сторінка опису підписується всіма членами комісії та матеріально відповідальними особами. Наприкінці кожної сторінки цифрами і словами записується загальна сума натуральних одиниць, відображених на даній сторінці. На останній сторінці інвентаризаційного опису матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі матеріальні цінності облічені й відображені в інвентаризаційному опису правильно і повністю, жодних пропусків і не включених до опису предметів немає. Інвентаризаційні описи складаються в необхідній кількості примірників, один з яких вручається матеріально відповідальним особам.
Якщо інвентаризація триває понад один день, то інвентаризаційні описи залишаються в сховищі матеріальних цінностей до завершення інвентаризації. На час перерви в роботі інвентаризаційної комісії сховища зачиняються двома замками, ключі від одного з них зберігаються у матеріально відповідальних осіб, від другого - у голови інвентаризаційної комісії. Сховище запечатується відтиском печатки, яка зберігається у голови або одного із членів інвентаризаційної комісії.


Одержані дані, що містяться в інвентаризаційному описі, зіставляються з обліковими даними про залишки тих же матеріальних цінностей. Таке зіставлення називають звірюванням фактичних та облікових залишків і записують до Звірювальних відомостей результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (табл. 4.2).
У результаті зіставлення облікових даних з фактичними можуть бути виявлені такі факти:
а) фактичний і бухгалтерський залишки збігаються:
б) фактичний залишок менше облікового - нестача;
з) фактичний залишок більше бухгалтерського облікового - надлишок.
Розходження фактичної наявності матеріальних цінностей та коштів з даними бухгалтерського обліку, встановлені під час інвентаризації та інших перевірок, регулюються підприємством, установою у такому порядку:
— основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, кошти та інше майно, що виявилося у надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на результати фінансово-господарської діяльності або збільшення фінансування з наступним встановленням причин виникнення надлишку і винних у цьому осіб;
— убуток цінностей у межах затверджених норм списування за рішенням керівника підприємства, установи відповідно до витрат виробництва, обігу або на зменшення фінансування. Норми природного убутку можуть застосовуватися лише в разі виявлення фактичних нестач. За відсутності норм убуток розглядається як понаднормова нестача;
— понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від розкрадання, нестач, знищення та псування матеріальних цінностей;
— понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей, включаючи готову продукцію, в тих випадках, коли винуватці не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки або зменшення
фінансування.
У документах, якими оформлюються списання втрат і понаднормові нестачі цінностей, мають бути зазначені вжиті заходи щодо запобігання таких нестач і втрат.
Матеріали інвентаризацій та рішення щодо регулювання розбіжностей затверджуються керівником підприємства, установи з включенням результатів до звіту за той період, в якому закінчено інвентаризацію, а також і до річного звіту.