4.1. Документація

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України № 88 від 24 травня 1995 р. (зареєстровано в Міністерстві юстиції України № 168/704 від 5.06.95 p.), визначає порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету.
Документація — це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами.
Документ - це письмове свідчення про здійснення господарської операції, що надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку. Саме слово "документ" походить від латинського documentum, що означає свідчення, доказовість, розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Бухгалтерський документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію і є юридичним доказом її здійснення.
Бухгалтерський документ, як свідчення господарських операцій, знаходить своє відображення (фіксацію) в носіях первинних облікових даних. Носіями первинної облікової інформації є папір, магнітний диск тощо.
Первинний документ — документ, складений у процесі ведення господарської операції або відразу після її завершення.
Зведений документ - документ, складений на підставі декількох первинних документів для отримання узагальнених даних.
Документ, виготовлений машинним способом, має бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований за затвердженою системою кодифікації.
Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснене тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи (ст. 6.9 Положення).
У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення (ст. 6.10 Положення).
У процесі здійснення заходів з реалізації Державної програми переходу України на міжнародну систему обліку Міністерство статистики України протягом 1995—1996 pp. видало низку наказів, якими затвердило типові форми первинної облікової документації. Ці форми мають багато спільного з типовими міжвідомчими формами колишнього СРСР, але містять суттєві відмінності: з'явилися нові форми, які раніше не застосовувалися, а деякі колишні не включені s до наказів Мінстату України.
У теорії та практиці бухгалтерського обліку традиційно терміном "первинний документ" називають документ, на основі якого здійснюється господарська операція та робляться записи на рахунках обліку. В даному випадку терміном "первинна облікова документація1' визначено всю сукупність затверджених форм, хоча далеко не всі з них можуть бути основою для здійснення господарських операцій. До складу цих форм належать: первинні документи, реєстри аналітичного обліку, реєстри обліку інших документів.
На виконання заходів по реалізації Державної програми переходу України на міжнародну систему обліку і статистики Міністерством статистики України затверджено типові форми первинної облікової документації:
- з обліку основних засобів (наказ Мінстату України № 352 від 29.12.95 p.), введено до дії з 01.01.96 p.;
- з обліку сировини і матеріалів {наказ Мінстату № 193 від 21.06.96 p.), введено до дії з липня 1996 p.;
- з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (наказ Мінстату № 145 від 22.05.96 p.), введено до дії з липня 1996 р. та ін.
Нижче наведено типові форми первинної документації.
Облік особового складу підприємства.
Ф. № П-1 Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу
Ф. № П-2 Особова картка
Ф. № П-5 Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу
Ф. № П-6 Наказ (розпорядження) про надання відпустки
Ф. № П-8 Наказ (розпорядження) про припинення трудової угоди
Ф. № П-13 Табель обліку використання робочого часу.
Облік нарахування та виплати заробітної плати.
Ф. № П-49 Розрахунково-платіжна відомість
Ф. № П-50 Розрахункова відомість
Ф. № П-51 Розрахункова відомість
Ф. № П-52 Розрахунок заробітної плати
Ф. № П-53 Платіжна відомість
Ф. № П-54 Особовий рахунок
Ф. № П-54а Особовий рахунок
Ф. № П-55 Накопичувальна картка виробітку і заробітної ' плати
Ф. № П-56 Накопичувальна картка обліку заробітної плати.
Облік касових операцій.
Ф. № КО-1 Прибутковий касовий ордер
Ф. № КО-2 Видатковий касовий ордер
Ф.№ КО-3 Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів
Ф. № КО-4 Касова книга.
Облік розрахунків з підзвітними особами.
Ф. № 807 Авансовий звіт.
Облік банківських операцій.
Ф. № 869 Рахунок-фактура
код 0401001 Платіжна вимога
код 0401002 Платіжне доручення
код 0401003 Зведене платіжне доручення
код 0401004 Заява про відмову від акцепту
код 0401007 Реєстр чеків
код 0401008 Зведена вимога.
Облік матеріалів.
Ф. № М-1 Журнал обліку вантажів, що надійшли
Ф. № М-2 Доручення
Ф. № М-2а Акт списання бланків-доручень
Ф. № М-3 Журнал реєстрації виданих доручень
Ф. № М-4 Прибутковий ордер
Ф. № М-7 Акт про приймання матеріалів
Ф. № М-8 Лімітно-забірна картка (на одне найменування матеріалу та багаторазовий відпуск)
Ф. № М-9 Лімітно-забірна картка (для багаторазового відпуску двох - п'яти найменувань матеріалів)
Ф. № М-10 Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів
Ф.№ М-11 Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів
Ф. № М-12 Картка №_ складського обліку матеріалів
Ф. № М-13 Реєстр № приймання-здачі документів
Ф. № М-14 Відомість обліку залишків матеріалів на складі
Ф. № М-15 Акт про приймання устаткування
<эФ. № М-15а Акт приймання-передачі устаткування до монтажу
Ф. № М-16 Матеріальний ярлик
Ф. № М-17 Акт №_ про виявлені дефекти устаткування
Ф.№ М-18 Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу
Ф. № М-19 Матеріальний звіт
Ф. № М-20 Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей
Ф. № М-21 Інвентаризаційний опис №
Ф. № М-22 Акт №_ на списання матеріалів відкритого зберігання
Ф. № М-23 Акт №_ про витрату давальницьких матеріалів
Ф. № М-26 Картка обліку устаткування для встановлення
Ф. № М-28 Лімітно-забірна картка № для будівельних організацій
Ф. № М-28а Лімітно-забірна картка №
Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів.
Ф. № МШ-1 Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристосувань)
Ф. № МШ-2 Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів
Ф. № МШ-3 Замовлення на ремонт або заточення інструментів (пристосувань)
Ф. № МШ-4 Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів
Ф. № МШ-5 Акт на списання інструментів (пристосувань) та обмін їх на придбані для використання
Ф. № МШ-6 Особиста картка № обліку спецодягу, спецвзуття та захисних засобів
Ф. № МШ-7 Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та захисних засобів
Ф. № МШ-8 Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів.
Облік основних засобів.
Ф. № 03-1 Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів
Ф. № 03-2 Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів
Ф. № 03-3 Акт на списання основних засобів Ф. № 03-4 Акт на списання автотранспортних засобів Ф. № 03-51 Акт №_ про установку, пуск та демонтаж будівельної машини
Ф. № 03-6 Інвентарна картка обліку основних засобів Ф. № 03-7 Опис інвентарних карток обліку основних засобів
Ф. № 03-8 Картка обліку руху основних засобів Ф. № 03-9 Інвентарний список основних засобів Ф. № 03-14 Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств)
Ф. № 03-15 Розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організацій)
Ф. № 03-16 Розрахунок амортизації по автотранспорту. Відповідно до Інструкції про порядок виготовлення, зберігання і застосування типових форм первинного обліку № КО-І і № М-20, затвердженої наказом Державного комітету статистики України № 263 від 27.07.98 p., типові форми первинного обліку № КО-І "Прибутковий касовий ордер" та № М-20 "Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей" з 1 березня 1999 р. є обов'язковими для застосування всіма підприємствами, організаціями, філіями, відділеннями, іншими структурними підрозділами, що розташовані за межами їх територій, незалежно від форм власності та господарювання, а також бюджетними установами - в разі приймання готівки та відпуску товарно-матеріальних цінностей підприємствам, установам, фізичним особам.
Бланки типових форм первинного обліку № КО-І і № М-20 є бланками сурової звітності (обліку), що вимагає
— обліку їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності (обліку);
- їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених наказами Міністерства фінансів України № 98 від 25.11.93 p., Служби безпеки України № 118 від 15.11.93 p., Міністерства внутрішніх справ України № 740 від 24.11.93 р. та зареєстрованих Міністерством юстиції України № 8/217 від 14.01.94 р.
Первинні документи, у тому числі на паперових і машинозчитувальних носіях інформації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва документа (форми), код форми, дата і місце складання; зміст господарської операції, вимірювачі господарської операції (у натуральному і вартісному виразах), посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особисті підписи або інші знаки, що одночасно ідентифікують особу, яка здійснила господарську операцію.

назад |  1  2 | вперед