Referatik - База конкурсных работ - Бухгалтерский учет и аудит - Автоматизована система обліку кадрів на підприємстві

ДИПЛОМНА РОБОТА
на тему:
Автоматизована система обліку кадрів на підприємстві

АНОТАЦІЯ
У роботі наведені результати дослідження предметної області: автоматизація обліку наявності та руху кадрiв, описана інформаційна система предметної області ( характеристика інформаційної системи, функціональна та організаційна структура ).
У випускній бакалаврській роботі освітлені питання інформаційного забезпечення – теоретичні та практичні аспекти: описаний склад та організація інформаційного забезпечення ( структура інформаційного забезпечення, призначення усіх баз даних, принципи організації інформаційного забезпечення, опис прийнятих видів контролю за маршрутами обробки даних при створенні та функціонуванні інформаційної бази ); розглянуто організацію збору та передачі інформації ( перелік джерел та носіїв інформації, загальні вимоги до організації збору, передачі, контролю та редагування інформації ); описані прийняті в інформаційній системі методи класифікації та кодування об’єктів; розглянуто перелік вхідних та вихідних даних, які характеризують предметну область. Вказана інформаційна сукупність, використовувана у процесі розв’язання даної задачі. Розроблено алгоритм розв’язання задачі, наведено його математичний опис. У роботі описано програмне забезпечення: операційна система MS–DOS 6.20, операційне середовище Windows 3.11 та система управління базами даних FoxPro 2.5. Докладно описана самостійно розроблена програма.

                                                           ВСТУП.
            Функціонування будь-якої системи управління пов’язано з циркуля-цією в ній інформації. Будь-який процес управління - перш за все, інфор-маційний процес, який передбачає виконання функцій збору, передачі, обробки, аналізу інформації та прийняття відповідних рішень. Забезпечення якісного інформаційного обслуговування користувачів шляхом видачі вірогідної, своєчасної та достатньої для прийняття управлінських рішень інформації у формі, яка є зручною для використання, є основним призначеням інформаційного забезпечення.
            Задача обліку наявності та руху кадрiв займає провідне місце в системі управління.
            Збільшення масштабів підприємства приводить до збільшення кіль-кості робітників, а необхідність її обліку повязана зі збільшенням апарату управління, який займається збором, обробкою та аналізом інформації по обліку наявності та руху кадрiв підприємства.
            Оскільки облік та контроль за навністю та рухом кадрiв є одним з найскладніших та трудомістких частин бліку праці та пов’язаний з обробкою великих обсягів облікової інформації та складними розрахунками, пропонується автоматизувати    процес обліку наявності та руху кадрiв з використанням ЕОМ.
             Успішне вирішення цієї задачі багато в чому залежить від раціональ-ної організації інформаційного забезпечення, яке дозволяє вирішувати такі проблеми як: централізоване керування даними, інформаційна сумісність, гнучкість та ефективна актуалізація інформаційної бази.
При автоматизації за допомогою інформаційної системи зменшуються обсяги ручної праці, зменшується час на обробку та отримання необхідної інформації, зростає продуктивність роботи працівників відділу кадрів.
Об’єктом дослідження у випускній бакалаврській роботі є інформаційні процеси пов’язані з обліком наявності та руху кадрiв на прикладі інформаційного обчислювального центру Чегнігівського обласного споживчого союзу.
            У даній бакалаврськів роботі відмічаються структура та методи побудови інформаційного забезпечння ІС, визначаються склад задач по створенню та функціонуванню інформаційної бази, наводяться способи опису системи класифікації, розглянуто організацію збору та передачі інформації.

1. ДОСЛІДЖЕННЯ ПРЕДМЕТНОЇ ОБЛАСТІ ТА ОБГРУНТУВАННЯ ЗАПРОПОНОВАНИХ ПРОЕКТНИХ РІШЕНЬ.
1.1. Характеристика предметної області.
Блок задач з обліку і контролю праці та заробітної плати є одним з найважчих, складних та трудомістких ділянок облікової роботи, що потребує точних і оперативних даних. Даний облік повинен забезпечити в організації точний контроль за наявністю та рухом кадрiв.
Об’єктом дослідження у бакалаврській роботі є інформаційні процеси, пов’язані з обліком наявності та руху кадрiв на прикладі інформаційного обчислювального центру Чернігівського обласного споживчого союзу ( ІОЦ ОСС ).
ІОЦ ОСС створений у вересні 1975 року. Схема організаційної структури ІОЦ ОСС зображена на рисунку 1.
Основною задачею ІОЦ було обслуговування районних споживчих товариств та господарств системи споживчої кооперації. Раніше центр був оснащений ЕОМ типу ЄС 1036, ЄС 1046. На сьогоднішній день на ІОЦ повністю змінилася технологія обробки інформації. Залишилася лише одна ЕОМ типу ЄС та закуплені ПЕОМ.
Тепер відділи ІОЦ виконують наступні функції.
Відділ розробки та впровадження економічних задач займається розробкою, впровадженням та подальшим супроводженням впроваджуваних задач. У даному відділі виконуються слідуючі функції:
– виписка рахунків-фактур;
– кількісно-сумовий облік;
– бухгалтерський облік;
– зведення квартальних бухгалтерських звітів і балансів.

Схема організаційної структури ІОЦ ОСС

Рис.1
Відділ технічного обслуговування периферійної техніки, ПЕОМ і касових апаратів займається технічним обслуговуванням і ремонтом клавішних обчислювальних машин, ПЕОМ; встановленням, програмуванням і технічним обслуговуванням касових апаратів фірми SAMSUNG.
Відділ розмноження та оформлення документів робить ксерокопії, брошурує, проводить порізку паперів будь-якого формату.
Комерційний відділ займається роздрібною та оптовою торгівлею.
Бухгалтерія складається з трьох чоловік: головний бухгалтер та два бухгалтери.
Головний бухгалтер розроблює звіти по магазину, по касі, складає журнали-ордери і баланс.
Бухгалтер веде облік банківських операцій, розрахунки із замовниками, дебіторами і кредиторами, нараховує заробітну плату робітникам ІОЦ.
Інший бухгалтер веде кількісно-сумовий облік сировини, матеріалів і виконує обов’язки касира.
Відділ кадрів веде облік кадрiв ІОЦ. Мета обліку кадрiв – одержання даних про наявність і рух працівників в цілому по ІОЦ і по кожному його відділу, контроль за виконанням плану по встановленій чисельності робітників та службовців, визначення витрат праці, контроль за кількістю прийнятих і звільнених працівників.
У відділі кадрів ( ВК ), при прийнятті на роботу працівника складається особиста картка. Вона включає в себе відомості, отримані з трудової книжки, яка ведеться у ВК, диплому, паспорту. При прийомі на роботу, у відповідності з професією і кваліфікацією працівника, призначають йому посаду, відділ, в якому він буде працювати, а потім по цим даним у документі “Штатний розклад” визначають оклад. Посада, відділ, оклад, а також прізвище, ім’я та по-батькові, дата зарахування на роботу, табельний номер, який працівникові присвоюють у ВК, вказують у “Наказі про прийом на роботу”. Підтверджений директором наказ передається у бухгалтерію. Форма цього документу наведена у додатку 1. Інспектор ВК попереджує керівника відділу, в який призначено працівника на роботу.
Чисельність працівників ( особистий склад ) визначається техпром-фін-планом організації та укладеними колективними угодами.
Залежно від участі в господарській діяльності розрізняють промислово-виробничий і непромисловий персонал. За характером виконуваних функцій промислово-виробничий персонал розподіляється на категорії: ро-бітники ( основного і допоміжного вироництва ), керівники, спеціалісти і службовці. Непромисловий персонал – це робітники і службовці капітального ремонту, транспортного і житлового господарства і культурно-побутових установ.
Рух кадрiв оформляється первинними документами: наказами про прийом, переміщення, звільнення.
В практиці обліку кадрів розрізняють списковий склад, середньосписковий, наявний.
Фактична чисельність всіх працівників організації визначається списковим складом.
В списковий персонал входять всі категорії постійних, сезонних та тимчасових працівників, прийнятих на роботу на період не менше 5 днів. Крім того, в списковий склад включаються також працівники, прийняті на роботу за основною діяльністю організації на період більше одного дня. Працівники включаються в списковий склад з дня їх зарахування на роботу. У списках працівників ІОЦ повинні бути присутні як фактично працюючі на даний період часу, так і відсутні на роботі за певною причиною.
В списковий склад підприємства включаються:
 працівники, які фактично з’явилися на роботу, в тому числі ті , що не працювали по причині простою;
 працівники, які знаходяться в службовому відрядженні;
 працівники, які знаходяться в чергових відпустках;
 жінки, які знаходяться у дикретних відпустках;
 працівники, які не з’явилися на роботу через хворобу;
 працівники, які не з’явилися на роботу у зв’язку з виконанням державних та суспільних обов’язків, по особистій поважній причині з дозволу адміністрації, особи, які здійснили прогул, а також працівники, яких засудили на строк від 3 до 15 діб;
 працівники, які тимчасово відірвані від виробництва на сільскогоспо-дарські роботи, лісозаготовки та інше;
 працівники, відряджені для підвищення кваліфікації, на сесії;
 працівники, прийняті на роботу з випробувальним терміном;
 працівники, прийняті на роботу за основною діяльністю організації на строк більше одного дня;
 працівники організації, які працюють поза організацією, якщо вони отримують заробітну плату від цієї організації;
 “надомні” робітники;
Середньоспискова чисельність працівників за звітний місяць визначається шляхом додавання кількості працівників за всі календарні дні звітного місяця, враховуючи святкові та вихідні дні, та ділення отриманої суми на число календарних днів звітного періоду.
Від спискового складу працівників слід відрізняти наявний, який показує, скільки чоловік з числа перебуваючих у списку з’явилося на роботу.
Вирішення даної задачі передбачає виконання ряду розрахунків, пов’язаних з визначенням кількості прийнятих працівників на роботу в організацію та вибувших з неї за певний період ( місяць ), а також наявність працівників в організації. При цьому кількісні показники розрахунків при необхідності можуть визначатися в розрізі різних групових ознак ( наприклад, категорій персоналу, професій, освіти ). Показники, які отримуються, потім переносяться у відповідні вихідні форми, для яких характерна велика їх кількість і різноманітність.
В процесі розв’язання задачі виконуються наступні операції по облі-ку і контролю:
             – прийняття працівників на роботу;
             – звільнення працівників з організації;
             – наявність працівників на роботі;
             – військового обліку;
             – підготовки кадрів.
Підрахунок кількісних показників наявності та руху кадрiв по різним груповим ознакам виконується виборкою, сортуванням і додаванням первинних даних в межах тих чи інших групових ознак.
Основним недоліком даної інформаційної системи є те, що всі розрахунки ведуться за допомогою калькулятора, для перевірки достовірності даних потрібно ще раз все перерахувати, а це неефективно і займає багато часу. При обліку постійно потрібна інформація про наявність працівників, а пошук її дуже трудомісткий.
Розглянувши ситуацію, яка склалася, можна зробити висновок про необхідність удосконалення методу обліку наявності та руху кадрiв шляхом створення автоматизованого робочого місця ( АРМ ) інспектора відділу кадрів.

1.2. Аналіз існуючих варіантів розв’язання досліджуваної задачі.
Облік праці та заробітної плати, як вже було сказано, є одним з найбільш трудомістких ділянок облікової роботи. У попередньому підроз-ділі була розглянута існуюча технологія розв’язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв”, а також були вказані основні недоліки, притаманні ручному варіанту розв’язання задачі. Тому на основі вищесказаного можна зробити висновки про те що використання засобів обчислювальної техніки дозволить значно підвищити продуктивність та ефективність розрахункових операцій та операцій пошуку даних. Можливі наступні варіанти розв’язання даної задачі.
Так як на досліджуваному об’єкті використовуються ЕОМ типу ЄС, то можна запропонувати розв’язання задачі на обчислювальному центрі за допомогою цієї ЕОМ. Цей варіант передачає, що необхідна інформація підготовлюється робітником відділу кадрів на основі первинних документів і передається на обчислювальний центр ( ОЦ ), де оператор вводить інформацію у БД. Оброблена на ЕОМ інформація передається у відділ кадрів.
У цієї технології існують слідуючі недоліки:
– залежність від роботи ОЦ;
– розподілення праці між працівниками відділу кадрів і оброблювачами інформації. Оператор працює з інформацією, не розуміючи її значення, при цьому збільшується ймовірність помилок при вводі;
– жорстка регламентація процесів обробки інформації та строків отримання вихідних документів. Таким чином немає можливості переглянути БД в будь-який момент часу.
Розв’язання задачі за допомогою пакету прикладних програм (ППП) “АРМи для малих підприємств”, а саме: АРМ “Кадри”, “Комтех”. Всю необхідну інформацію працівник ВК отримує в оперативному порядку на основі введених ним же даних.
Недоліки даної технології:
– висока вартість ППП;
– незастосовуваність всіх функцій, які реалізує даний пакет;
– витрати на доробку системи спеціалістами-розробниками під специ-фіку обліку кадрiв даного ІОЦ. Функціональні програми прив’язані до конкретної специфіки оргацізації. Вони або потребують доробки під вимоги даного ІОЦ, або мають дуже складну і не завжди ефективну систему налагодження;
– інтерфейс налагоджений не для даного користувача, тому необхідні додаткові витрати на навчання;
– використання таких програм або потребують участі програміста, або ставить відділ кадрів у постійну залежність від фірми-розробника;
– дані програми орієнтовані на великий документооборот і великий відділ кадрів.
Розв’язання за допомогою локальної обчислювальної мережі (ЛОМ), яка об’єднує ПЕОМ на робочих місцях працівників ВК і всіх начальників відділів організації. Вся необхідна інформація передається по каналам зв’язку у відповідності з запитом на АРМ працівника відділу кадрів. Основним і мабуть єдиним недоліком цього варіанту розв’язання задачі є великі фінансові витрати на придбання ПЕОМ та встановлення мережі. На досліджуваному об’єкті працює всього сім відділів, тому ЛОМ не виправдає фінансові витрати. ЛОМ ефективна для великих підприємств і організацій із значним документооборотом.
Розв’язання задачі за допомогою комплексу програм спеціального призначення, який розроблений саме для даного ІОЦ ОСС і розв’язує тільки задачу “Облік навності та руху кадрiв”. Пропонується автоматизувати робоче місце працівника відділу кадрів. На цьому АРМі працівник ВК сам вводить інформацію на основі первинних документів і отримує в оперативному порядку вихідні документи.
Даний варіант розв’язання задачі є найбільш ефективний і дозволяє усунути вищевказані недоліки і рекомендується для впровадження на ІОЦ обласного споживчого союзу.

1.3. Обгрунтування запропонованих проектних рішень.
На досліджуваному об’єкті ІОЦ ОСС найбільш прийнятніший варі-ант розв’язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” за допомогою програм спеціального призначення, тобто шляхом автоматизації робочого місця працівника відділу кадрів, який описаний у попередньому підрозділі.
АРМ працівника відділу кадрів спеціального призначення – це програмно-технічний комплекс індівідуального використання, призначений для автоматизації розв’язання задач з обліку навності та руху кадрiв безпосередньо на робочому місці працівника відділу кадрів за допомогою ПЕОМ.
При розробці АРМу враховані слідуючі вимоги:
1) максимальна орієнтація на кінцевого користувача, продумана кольорова гама повідомлень на екрані, паролі для входу в систему, вид видава-ємих повідомлень ( детальні і скорочені ), мова ведення діалогу;
2) принцип професійної направленості, який передбачає виконання на АРМі працівника ВК тільки тих функцій, які притаманні для даного обліку;
3) формалізація професійних знань. Така формалізація знаходить відображення в інформації та програмному забезпеченні АРМ. Інформація з якою працює інспектор відділу кадрів формалізована у вигляді структур даних, а також форм вихідних повідомлень. Структурізація даних відображена у структурах БД, в яких зберігається вся інформація. Розрахунки, що проводить працівник відділу кадрів формалізовані за допомогою математичних формул, за якими програми очислюють значення підсумкових показників.
Початкове налагодження АРМ проводиться розробником. Розробка, що пропонується включає автоматизований розв’язок ряду задач: розрахунок чисельності прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам, чисельності прийнятих працівників по видам прийому та категоріям, навності кадрiв по категоріям і статі за місяць, кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу, кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів.
Запропонований АРМ реалізує такі основні функції:
– ведення БД;
– введення даних про працівників;
– фіксує переміщення кадрів в організації;
– видає різноманітні спискові дані по запиту користувача;
– формує і видає форми статистичної звітності і вихідні форми для внутрішнього користування;
– друк статистичних звітностей, вихідних форм та спискових даних.
У даній системі користувач сам здійснює введення інформації з первинних документів, які надходять у відділ кадрів на протязі місяця. Введена інформація підлягає візуальному контролю, який заключається у перегляді на екрані дисплею набраної інформації і звірення її з первинними документами, а також програмному контролю, який реалізується за допомогою спеціальних програм. Ці програми виконують слідуючі перевірки: перевіряють діапазон змін значення атрибуту, тип і наявність його у довіднику. При знаходженні помилки видається відповідне повідомлення і користувач здійснює редагування введеної інформації. Процес вводу супроводжується наданням допомоги вибору із довідників відповідних атрибутів, що забезпечить безпомилковий ввід. При необхідності можна знищити непотрібні записи та роздрукувати вміст масивів БД.
Результатом розв’язання задачі є вихідна інформація-документи: “Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць”, “Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць”, “Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів”, які виводяться і на екран, і на друк.
Дані, отримані при розв’язання цієї задачі, використовуються для розв’язанні задачі “Облік і контроль використання робочого часу”.
Режим роботи комплексу задач є діалоговим, основаним на виборі користувачем тих чи інших дій ПЕОМ за допомогою меню чи відповідей на запити.
Таким чином, на основі вищесказаного можна назвати наступні основні переваги автоматизації обліку наявності та руху кадрiв за допомогою пакету “АРМ працівника відділу кадрів спеціального призначення”:
1. Полегшення роботи працівника відділу кадрів на ділянці обліку наявності та руху кадрiв. На ІОЦ ОСС задача розв’язується ручним способом на протязі 2-3 днів, а за допомогою даного пакету максимум 3 години. Працівник відділу кадрів звільнюється від рутинної праці і може більше часу виділити для інших своїх функцій.
2. При автоматизованому розв’язанні задачі ліквідується ймовірність арифметичних помилок, які є при ручних розрахунках.
3. Зменьшення ймовірності помилок при вводі, так як вхідну інформацію вводить працівник відділу кадрів, який розуміє суть введеної інформації, на відміну від оператора.
4. Розвинутий інтерфейс, що дає можливість працювати користувачу, який мало знайомий з ПЕОМ і спрощує його дії до мінімуму.
При проектуванні даної задачі вибрана СУБД FoxPro, так як вона має виключно високі швидкісні характеристики, набір команд і функції допомоги відповідають сучасним вимогам до представлення і обробки інформації, має ефективну мову програмування, засоби генерації екранів, звітів і меню, реалізується багатовіконний інтерфейс. Як і більшість СУБД для ПЕОМ, що викоритовуються на сьогоднішній день, FoxPro орієнтоване на реляційні БД.
Для функціонування АРМу необхідна навність наступних технічних засобів: ПЕОМ типу IBM PC/AT 486 і вище, ЖМД типу “Вінчестер”, 1 або 2 накопичувача на ГМД, монітору, клавіатури та друкуючого пристрою.

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧІ ТА АЛГОРИТМ ЇЇ РОЗВ’ЯЗАННЯ.
2.1. Постановка задачі.
В бакалаврській роботі проектується інформаційна система для розв’язку задачі по обліку наявності та руху кадрiв в орга-нізаціі.
Пропонується автоматизувати робоче місце працівника відділу кадрів.
Основною метою створення АРМу працівника відділу кадрів є удосконалення обліку навності та руху кадрiв на основі автоматизації виконуваних функцій, реалізація елементів безпаперової технології при його веденні, оперативне формування у базі даних інформації про навність, рух та звільнення працівників організації, які використовуються у відділі праці та заробітної плати ( ВПЗ ), бухгалтерії та іншими службами при виконанні функцій управління.
Розробка даного АРМу ведеться з можливістю об’єднання його, при необхідності, в мережу разом з АРМ працівників ВПЗ, де нараховується заробітна плата на основі даних отриманих з відділу кадрів та підрозділів; з АРМами начальників структурних підрозділів, де ведеться облік використання робочого часу.

2.1.1. Характеристика задачі.
Основним призначенням автоматизації обліку навності та руху кадрiв є отримання інформації, яка дозволяє здійснювати контроль та аналіз прийому працівників на роботу, переміщення їх на іншу посаду чи в інший підрозділ, звільнення працівників та співставлення цих відомостей з плановими даними по кількості персоналу з метою здійснення контролю за дотриманням встановленої чисельності працівників.
Доцільність автоматизації роботи працівника відділу кадрів по обліку кадрiв на ПЕОМ визначається, передусім, скороченням затрат часу на обробку інформації, підвищенням якості обліку, контролю за навністю та рухом кадрiв, підвищенням оперативності отримання результатних даних, збільшенням точності та достовірності інформації, можливістю обробки інформації, об’єм якої збільшується, а також організація комплексної системи автоматизованої обробки інформації працівників відділу кадрів, ВПЗ, бухгалтерії організації. При цьому управлінський персонал звільняється від рутинних, чисто технічних операцій по обробці інформації, приділяючи більше уваги аналізу отриманних результатів і розробці відповідних управлінських рішень по удосконаленню управління персоналом організації.
Основний зміст робіт, які виконує працівник відділу кадрів заключається у формуванні та веденні первинних документів, масивів з первинною інформацією, видачі необхідних документів та довідок бухгалтерії та ВПЗ, а також у веденні довідкових масивів.
Об’єктом, при управлінні яким розв’язується дана задача, є відділ кадрів ІОЦ обласного споживчого союзу.
У процесі розв’язання задачі на АРМ працівника відділу кадрів формується результатна інфорамація, яка представлена у вигляді машинограм, відеокадрів і масивів :
 Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць” ( VD1 ), яка призначена для обліку та контролю прийому працівників у розрізі категорій;
 “Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць” ( VD2 ), яка призначена для аналізу характеру професійного складу організації і використовується для обліку і контролю наявності працівників по якісним ознакам, а також для аналізу укомплектованості організації робочою силою;
 “Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць” ( VD3 ), яка характеризує зведені дані про прийнятих працівників по кваліфікаційній ознаці і використовується для обліку, контролю та аналізу чисельності прийнятих працівників по структурним підрозділам, категоріям і професіям;
 “Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць” ( VD4 ), яка призначена для контролю і аналізу причин звільнення, а також для складання плану заходів, направлених на закріплення кадрів в організації;
 “Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів” ( VD5 ), яка використовується для поточності робочої сили і проведення соціологічних досліджень;
 масив “Кадр” ( KADR ) призначений для відображення даних про наявність кадрiв в організації і які зберігаються в якості вхідної інформації при формуванні чи редагуванні масивів “Пере-міщення” і “Звільнення”. Формується при впровадженні інформаційної системи ( ІС ) в організації і доповнюється при прийомі на роботу нового працівника;
 масив “Переміщення” ( PEREM ) призначений для відображення даних про переміщення праціників на нову посаду чи і в інший підрозділ;
 масив “Звільнення” ( UVOL ) призначений для відображення даних про звільнення працівників з орнанізації.
Задача розв’язується на АРМ працівника відділу кадрів один раз на місяць та мірі необхідності, з обов’язковим складанням звітності за місяць. Передбачений розв’язок задачі по запиту користувача при наявності інформації в інформаційній базі. Робота з АРМ припиняється в кінці робочого дня. Повторне звернення до комплексу програм можливе лише при введенні паролю.
Розв’язок задачі припиняється при виникненні збійних ситуацій в апаратному забезпеченні або при виході з ладу електропостачання ЕОМ, а також при несанкціонованому доступі і відсутності необхідної для розв’язання задачі інформації.
Інформаційна модель розв’язання задачі по обліку наявності та руху кадрiв приведена на рисунку 2.
При розв’язанні на АРМ працівника відділу кадрів відбувається наступний розподіл функцій між персоналом і технічними засобами.
У функції працівника відділу кадрів входить:
– складання та візуальна перевірка первинних документів;
– введення та контроль даних;
– друк вихідних документів;
– підпис всіх вихідних і вхідних документів;
– ведення довідників “Посада”, “Професія”, “Струкртурний підрозділ”, “Категорія”, “Прийом”, “Спеціальність”, “Освіта”, “Причина звільнення”, “Військовий облік”, “Стать”, “Сімейний стан”.
У функції технічних засобів входить:
– зберігання даних на машинних носіях і забезпечення їх збереження;
– контроль інформації;
– обробка даних;
– формування довідок;
– друк вихідних документів.

2.1.2. Вихідна інформація.
Вихідна інформація, що отримується на АРМ працівника відділу кадрів, призначена для здійснення обліку за наявністю та рухом кадрiв організації.
В результаті обробки інформації на АРМі формується вихідна інформація, яка представлена у вигляді:
Відеокадрів – для оперативного перегляду даних оперативних і довідкових масивів.
Машинограм у формі вихідних документів: “Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць”, “Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць”, “Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів”.
Масивів на магнітних дисках ( МД ) – це масиви “Кадр”, “Переміщення”, “Звільнення”, які містять дані про працівників, про їх переміщення та звільнення.
Перелік та опис вихідних повідомлень АРМ працівника відділу кадрів приведені у таблиці 1.
Форми вихідних повідомлень приведені у додатках 4-8.

Таблиця 1
Перлік і опис вихідних повідомлень.
Назва вихідного
повідомлення Іденти-фіка-тор Форма подання і вимоги до неї Періодич- ність видання Терміни видання і допусти-
мий час затримки Корис-тувачі інфор-мації
1 2 3 4 5 6
Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць

VD1

Документ 1 раз на місяць або по мірі необхідності 1- ше число кожного місяця Відділ кадрів
Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць

VD2

Те саме

Те саме
Машинограма прийнятих працівникі по професіям і структурним підрозділам за місяць

VD3

– “ –

– “ –
Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць

VD4

– “ –

Продовження табл. 1

1 2 3 4 5 6
Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів

VD5

– “ –

– “ –
Масив “Кадр” KADR Масив
на МД При впровадженні ІС – “ – – “ –
Масив “Переміщення” PEREM Те саме Те саме – “ – – “ –
Масив “Звільнення” UVOL – “ – – “ – – “ – – “ –

Перелік і опис самостійних структурних одиниць інформації вихідних повідомлень:
 кількість прийнятих працівників по виду прийому та категоріям за місяць розраховується у вихідному документі VD1 з точністю до 1,0;
 всього прийнятих працівників по категоріям за місяць розраховується у вихідному документі VD1 з точністю до 1,0;
 всього прийнятих працівників на початок місяця по категорії розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0;
 всього прийнятих працівників по категорії за місяць розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0;
 всього звільнених працівників по категорії за місяць розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0;
 всього працівників на кінець місяця по категорії розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0;
 всього працівників на початок місяця в організації розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0;
 всього прийнято за місяць працівників в організації розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0;
 всього звільнено за місяць працівників в організації розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0;
 всього на кінець місяця працівників в організації розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0;
 всього прийнятих працівників по професії і категоріям за місяць розраховується у вихідному документі VD3 з точністю до 1,0;
 всього прийнятих працівників за місяць у структурному підрозділі по категоріям розраховується у вихідному документі VD3 з точністю до 1,0;
 всього звільнених працівників по причині звільнення за місяць по категоріям розраховується при у вихідному документі VD4 з точністю до 1,0;
 всього звільнено працівників в організації за місяць по категоріям розраховується у вихідному документі VD4 з точністю до 1,0;
 всього звільнено працівників конкретної професії по структурним підрозділам за місяць розраховується у вихідному документі VD5 з точністю до 1,0;
 всього звільнених працівників по професіям за місяць розраховується у вихідному документі VD5 з точністю до 1,0;

2.1.3. Вхідна інформація.
У ролі вхідної інформації виступають:
– первинні документи, які надходять від працівника ( диплом, паспорт, трудова книжка ) і які формуються у відділі кадрів ( накази про прийом, переміщення та звільнення );
– довідники із загальної БД ( структурних підрозділів, категорій, посад, професій, видів прийому, причин звільненя, спеціальностей, освіт, військового обліку, сімейного стану, статі ).
Перелік і опис вхідних повідомлень наведені у таблиці 2.

Таблиця 2
Перелік і опис вхідних повідомлень.
Назва вхідного
повідомлення Ідентифі-катор Форма
подання Термін і частота
надходження
Наказ про прийом на роботу PRIKAZ 1 Паперовий документ При зарахуванні на роботу
Паспорт PASP Те саме Те саме
Диплом DIPL – “ – – “ –
Трудова книжка TRUD_KN – “ – – “ –
Наказ про переміщення PRIKAZ2 – “ – При переміщенні на іншу роботу
Наказ про звільнення PRIKAZ3 – “ – При звільнені з роботи
Довідник “Категорія” SPR_KAT МД При необхідності
Довідник “Структурний підрозділ” SPR_SP Те саме Те саме
Довідник “Професія” SPR_PRO – “ – – “ –
Довідник “Спеціальність” SPR_SPE – “ – – “ –
Довідник “Прийом” SPR_PR – “ – – “ –
Довідник “Стать” SPR_POL – “ – – “ –
Довідник “Посада” SPR_POS – “ – – “ –
Довідник “ Причина звільненя” SPR_PRI – “ – – “–
Довідник “Освіта” SPR_OBR – “ – – “ –
Довідник “Сімейний стан” SPR_SEM – “ – – “ –

Перелік і опис структурних одиниць інформації вхідних повідомлень наведені нижче:
 назва відділу береться з БД ( довідник “Структурний підрозділ” );
 номер документу береться з документів PRIKAZ1, PRIKAZ2, PRIKAZ3;
 дата прийому на роботу береться з документу PRIKAZ1;
 дата переміщення – з документу PRIKAZ2;
 дата звільненя – з документу PRIKAZ3;
 табельний намер береться з документу PRIKAZ1, а також вводиться користувачем з клавіатури;
 ПІБ береться з документу PASP;
 назви посад, категорій, професій беруться відповідно з довідників SPR_POS, SPR_KAT, SPR_PRO;
 вид прийому береться з довідника SPR_PR;
 причина звільнення береться з довідника SPR_PRI.

2.2. Алгоритм розв’язання задачі.
2.2.1. Інформація, що використовується.
При розв’язані задачі з обліку наявності та руху кадрiв використовують масиви оперативної і нормативно-довідкової інформації, що зберігаються на жорсткому магнітному диску (ЖМД). Масиви оперативної інформації вмі-щують у собі інформацію про працівників, їх вік, стать, адресу, стаж робти і т.д., переміщення працівників, куди, на яку посаду, звільнення працівників, коли звільнили, за якою причиною.
При роботі з АРМ працівника відділу кадрів використовуються наступні масиви оперативної інформації: KADR, PEREM, UVOL, DIPLOM.
Інформація в оперативний масив KADR заноситься в момент прийому працівника на роботу. Масив KADR вміщує табельний номер працівника, ПІБ, код посади, код структурного підрозділу, код статі, код сімейного стану, код освіти, код виду прийому, дату народження, домашню адресу, серію паспорту, оклад, код відмітки про військовий облік, номер наказу про прийом, дату прийому.
Масив PEREM вміщує номер наказу про переміщення або призначення на іншу посаду, табельний номер, дату переміщення, код структурного підрозділу, код посади, оклад. Інформація вноситься в масив в момент переміщення працівника або призначення його на нову посаду.
Масив UVOL вміщує номер наказу про звільнення, табельний номер, дату звільнення, причину звільнення. Інформація заноситься в масив в момент звільнення працівника з роботи.
Масив DIPLOM вміщує номер диплому, атестату чи свідоцтва, табельний номер, код освіти, код спеціальності. Інформація вноситься у масив під час прийому працівника на роботу або при зміні освіти працівника.
Масиви нормативно-довідкової інформації зберігаються у БД АРМу і використовуються для отримання довідкової інформації і складання вихідних документів. Ці масиви включають інформацію про види прийому, посади категорії, спеціальності, освіти, структурні підрозділи організції, професії, причини звільнення, стать, сімейний стан, військовий облік.
Зміст масивів описаний у підрозділі 3.1.5.
Таблиця 3
Перелік масивів, сформованих із вхідних повідомлень.
Назва масиву Ідентифікатор Максимальне число записів
Масив даних про працівників KADR 400
Масив переміщення працівників PEREM 300
Масив звільнення працівників UVOL 200
Масив даних про освіту працівників DIPLOM 400
Довідник посад SPR_POS 20
Довідник видів прийому SPR_PR 4
Довідник категорій SPR_KAT 20
Довідник спеціальностей SPR_SPE 20
Довідник освіт SPR_OBR 5
Довідник структурних підрозділів SPR_SP 7
Довідник професій SPR_PRO 30
Довідник статі SPR_POL 2
Довідник сімейного стану SPR_SEM 3
Довідник причин звільнення SPR_PRI 6
Довідник військового обліку SPR_VOEN 2

2.2.2. Результати розв’язання.
Результатами розв’язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” є вихідні повідомлення у вигляді машинограм, які описані у пункті 2.1.2.
Вихідні повідомлення призначені для отримання інформації про стан і рух кадрiв в цілому по організації і кожному її відділу.
Перелік масивів, які сформовані для видачі вихідних повідомлень і які зберігаються для розв’язання даної задачі наведені у таблиці 4.

Таблиця 4
Перелік масивів, сформованих для видачі
вхідних повідомлень.
Назва масиву Ідентифікатор Максимальне число записів
Масив даних про працівників KADR 400
Масив переміщення працівників PEREM 300
Масив звільнення працівників UVOL 200

2.2.3. Математичний опис.
Розрахунки, що проводить працівник відділу кадрів формалізовані за допомогою математичних формул, за якими програми обчислюють значення підсумкових показників.
Розрахунки для відомості чисельності прийнятих працівників за видами прийому та категорії персоналу за певний період наведені нище.
Кількість працівників визначеної статі, конкретної категорії та прийнятих по деякому виду прийому за певний місяць/рік розраховується за формулою:
                                (1)
де,   – кількість працівників k-ої категорії p-ої статі,прийнятих за v-м видом прийому до mg-го місяця/року;
          – табельний номер працівника k-ої категорії p-ої статі, що прийнятий на роботу до mg-го місяця/року у відповідності з v-им видом прийому;
        n – кількість записів з табельним номером TN;
Сума кількості працівників певної статі та прийнятих на роботу за конкретним видом прийому за певний місяць/рік розраховується за формулою:
                                (2)
де   – сума кількості прийнятих працівників по v-му виду прийому k-ї категорії p-ої статі.
Проведемо розрахунки для відомості обліку кадрiв по категоріям та статі за місяць року.
Кількість працівників на кінець певного місяця/року конкретної категорії певної статі розраховуються за формулою:
      (3)
де   – кількість працівників k-ої категорії p-ої статі на початок mg-го місяця/року;
      – кількість працівників k-ої категорії p-ої статі, прийнятих за mg-ий місяць/рік;
       – кількість працівників k-ої категорії p-ої статі, звільнених за mg-й місяць/рік.
Кількість працівників на початок певного місяця/року розраховується за формулою:
                                (4)
де   – табельний номер працівника, що значиться на роботі, k-ої категорії p-ої статі;
     n – кількість записів з табельним номером TN;
Кількість працівників, прийнятих на роботу певного місяця/року розраховується за формулою:
                          (5)
де   – табельний номер працівника, прийнятого на роботу за mg-й місяць/рік, k-ої категорії та p-ї статі, з датою прийому d;
     n – кількість записів з табельним номером TN;
Кількість працівників, звільнених з роботи за певний місяць/рік розраховується за формулою:
                       (6)
де n – кількість записів з табельним номером TN;
        – табельний номер працівника, звільненого з роботи в mg-му місяці/році, k-ї категорії p-ої статі, з датою звільнення d.
Кількість працівників конкретної категорії на початок певного місяця/року розраховується за формулою:
                                               (7)
де   – кількість працівників k-ої категорії на початок mg-го місяця/року.
     n – кількість записів з табельним номером TN;
Кількість працівників, прийнятих на роботу за

Автоматизована система обліку кадрів на підприємстві - Бухгалтерский учет и аудит - Скачать